Personeel

Functionerings­gesprek met effect: 5 tips

Plan jij 1 keer per jaar een vast moment voor een functioneringsgesprek? Een moderne personeelsaanpak voor kleine bedrijven omvat meer dan dat. Voor effectieve functioneringsgesprekken ga je regelmatig in gesprek over prestaties en ontwikkelwensen.

Om zoveel mogelijk uit je functioneringsgesprekken te halen, kun je kiezen voor verschillende benaderingen. Onderstaande 5 tips helpen je op weg naar een modern functioneringsgesprek dat bij jou past.

1. Bepaal de gespreksroutine

Bepaal hoe vaak het nuttig is om met je werknemer om tafel te gaan en welk soort gesprek je dan wilt voeren. Binnen de traditionele HR-cyclus is het functioneringsgesprek 1 van de 3 soorten jaarlijkse personeelsgesprekken:

Planningsgesprek

Een planningsgesprek is tweezijdig: de werkgever en de werknemer brengen beiden iets in. Tijdens dit gesprek plan je samen de doelstellingen voor het aankomende jaar en bespreek je wat nodig is om deze te behalen, zoals bepaald gedrag, vaardigheden of kennis. Leg de afspraken vast in een Persoonlijk Ontwikkelings Plan (POP).

Functioneringsgesprek

Het functioneringsgesprek is een tussentijdse beoordeling van de voortgang van de overeengekomen afspraken. Zo kan het dat doelstellingen onrealistisch bleken vanwege externe veranderingen (het coronavirus), interne knelpunten (gebrek aan tijd of kennis) of persoonlijke omstandigheden (ziekte). Het functioneringsgesprek is tweezijdig. Werkgever en werknemer bereiden hun inbreng voor en kunnen vragen stellen. In dit gesprek stuur je bij waar nodig, zodat je de doelstellingen haalt of aanpast. Leg de nieuwe afspraken vast in het POP.

Beoordelingsgesprek

Het beoordelingsgesprek vindt plaats aan het eind van het jaar en is een eenzijdig gesprek. Beide partijen bereiden het beoordelingsgesprek voor. Een werknemer stuurt bijvoorbeeld een overzicht van zijn geleverde prestaties of een zelfbeoordeling toe. De werkgever geeft zijn beoordeling tijdens het gesprek, inclusief eventuele gevolgen, zoals salarisverhoging, functiewijziging of waarschuwing. Die wijzigingen mogen doorgaans niet uit het niets komen. Zorg voor een schriftelijke beoordeling en laat beiden deze ondertekenen.


In een moderne HR-cyclus zijn deze 3 gesprekken geen standaard. Bepaal zelf welke gespreksvormen het beste bij je bedrijfsvoering passen. Heeft je organisatie een duidelijke hiƫrarchische structuur met veel langetermijndoelstellingen? Dan ligt het voor de hand om alle drie de gesprekken te voeren op vaste momenten. Werk je meer met multidisciplinaire teams en kortetermijndoelen? Plan functioneringsgesprekken in wanneer je een bepaald doel of project afsluit. Dat hoeft dus niet 1 keer per jaar te zijn en het hoeft niet gekoppeld te zijn aan een plannings- of beoordelingsgesprek. Je bepaalt zelf hoe vaak je met je werknemer om tafel wilt zitten.

2. Besteed aandacht aan ontwikkeling

Kijk bij een functioneringsgesprek verder dan het functioneren van je werknemer. Besteed ook aandacht aan persoonlijke ontwikkeling en groei. Ga in op de ambitie en het ontwikkelperspectief van de werknemer, zowel binnen als buiten je bedrijf. Stel open vragen over waar de werknemer heen wil groeien binnen zijn eigen functie, wat zijn droombaan is en waar hij in wil verbeteren.

3. Houd een verslag bij

Een helder beeld van het functioneren van je werknemer staat of valt met goede verslaglegging. Beoordeel daarom jaarlijks het functioneren van de werknemer en zorg voor verslaglegging in zijn personeelsdossier. Leg de gemaakte afspraken beknopt vast en noteer of je werknemer ze nakomt. Het verslag geeft je inzicht in de groei en prestaties van je werknemer. Laat de werknemer geen verbetering zien en wil je hem ontslaan? Het personeelsdossier vormt je bewijslast bij een kantonrechter of het UWV.

Als werkgever ben je wettelijk verplicht tot het bijhouden van een personeelsdossier voor iedere werknemer, met onder andere persoonlijke gegevens, verslaglegging van het functioneren en ziekteverzuim. Het dossier moet zowel voor de werkgever als de werknemer op ieder moment te raadplegen zijn. Voor het personeelsdossier geldt de Privacywet AVG. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor een correcte opslag.

4. Ga tussendoor in gesprek

Continue afstemming zorgt ervoor dat je snel kunt inspelen op veranderingen. Ook voelen werknemers zich meer betrokken bij je organisatie wanneer er regelmatig aandacht is voor hun welzijn. Plan bijvoorbeeld een tweewekelijks overleg, waarin je in een half uur doorneemt hoe de zaken ervoor staan. Het gesprek draait om de voortgang en is geen (tussentijds) beoordelingsmoment.

Mogelijke vragen in een tussentijds gesprek zijn:

  • Hoe gaat het met je?
  • Wat gaat goed en wat kan beter?
  • Wat heb je nodig om je werk goed te doen?

Maak aan het einde van ieder gesprek een verslagje en deel dit met de werknemer. Gebruik dit als vertrekpunt bij het volgende gesprek of het functioneringsgesprek.

5. Beloon prestaties direct

Vier goede prestaties direct. Dit verbetert de band met je werknemer en bindt hem aan je onderneming. Stel je het uiten van je waardering uit, dan loop je het risico dat getalenteerde werknemers zich niet gezien en betrokken voelen. Met als mogelijk gevolg dat ze uitkijken naar een andere werkgever. Beloon je werknemers met een extra toelage, taart, een bedrijfsuitje of mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling. Denk aan opleidingen of nieuwe verantwoordelijkheden.

Personeel aannemen en inwerken gaat nu vaak online. Zo geef je nieuwe medewerkers een warm welkom en bind je ze aan je bedrijf.
Esther Riphagen

Vanuit mijn kennis over marketing en personeel help ik je als KVK-adviseur verder. Bijvoorbeeld over het opzetten van een marktstrategie, het binden van je medewerker of hoe je handig inspeelt op veranderingen omtrent het coronavirus.

InspiratiePage