Personeel

Functionerings­gesprekken in crisistijd

Functioneringsgesprekken verlopen dit jaar anders dan voorheen. Je werkt veel vanuit huis, en de vooruitzichten voor je bedrijf kunnen onzeker zijn. Hoe bespreek je zaken, zoals niet-behaalde doelstellingen die begin van het jaar al waren vastgelegd? En wat als je echt slecht weer verwacht?

Uit een poll onder ruim 500 ondernemers van De Goudse Verzekeringen blijkt dat 15% van de ondernemers het voeren van een functioneringsgesprek uitstelt. “Laat gesprekken doorgaan en stel ze niet uit”, adviseert Saskia van der Merwe, Management Development consultant bij Algemene Bestuursdienst. “Juist nu moet je in contact blijven met je medewerkers. Zowel on- als offline. Je wilt immers dat je medewerkers gemotiveerd blijven. Gesprekken zul je wel anders moeten insteken.”

Continue dialoog

Van der Merwe adviseert om functioneringsgesprekken vaker dan 2 keer per jaar te houden. “Zie het als een continue dialoog. In traditionele functioneringsgesprekken stel je doelen op aan het begin van het jaar. En na een half jaar of aan het einde van het jaar kijk je daar op terug, en bepaal je welke doelstellingen wel of niet zijn behaald. Zeker in coronatijd zijn doelen die je in januari hebt afgesproken (deels) niet meer haalbaar.”

Tip: plan elke 2 weken een korte bijpraatsessie met een medewerker in je agenda. Zo blijven eventuele vragen niet lang liggen en krijgt je medewerker de mogelijkheid om regelmatig met je in gesprek te gaan over hoe hij zich voelt en hoe de werkzaamheden verlopen. Evalueer dit periodiek samen en check of er behoefte is aan een andere frequentie.

Doelstellingen onder druk

Hoe evalueer je resultaten van medewerkers in deze periode? Houd je hierbij rekening met de coronatijd? Van der Merwe schetst dat de situatie voor veel bedrijven nu compleet anders is dan voor corona. “De visie van jouw bedrijf kan inmiddels anders zijn dan een paar maanden terug. Want wat je tot maart 2020 kon neerzetten, kan mogelijk nu niet meer. Misschien moet je met je bedrijf een compleet nieuwe markt aanboren en daar horen nieuwe afspraken met je medewerkers bij.”

Op afstand is het best moeilijk om resultaten van je medewerkers in te schatten. Je spreekt elkaar niet meer informeel in de koffiehoek en niet iedereen maakt zijn resultaten even inzichtelijk. Van der Merwe benoemt opnieuw de dialoog als oplossing: “Zo krijgt je medewerker op een laagdrempelige manier de kans om te laten zien waar hij mee bezig is en kan hij zijn resultaten ook toelichten.”

Tip: in crisistijd is het lastiger om langetermijnplannen neer te zetten. Je weet immers niet hoe de crisis verloopt en wat dit precies voor je bedrijf betekent. Bepaal daarom samen het grotere doel en splits dit vervolgens op in kleinere doelen. Wat is er in een korte periode mogelijk? Maak duidelijke afspraken over verwachtingen en deadlines. Zo blijft het voor iedereen overzichtelijk, kun je beter tussentijds bijsturen en worden doelstellingen voor je medewerker beter haalbaar.

Andere rol medewerkers

Wanneer je bedrijf een switch heeft moeten maken, betekent dit ook dat de rol van je medewerker kan veranderen. En andere taken gaat uitvoeren dan voorheen. Peter Stox, oprichter van BijStox tuincentra vertelt erover in zijn rol als mentor bij nlgroeit. “Medewerkers die eerder in je restaurant werkten maken plots deel uit van je telefonische klantenservice.” In een andere rol worden ook andere competenties verwacht. Afspraken die in het begin van het jaar zijn gemaakt, veranderen op deze manier.

Werk en privé

Vraag aan je medewerker wat hij nodig heeft om zijn werk vanuit huis zo goed mogelijk te doen. Van der Merwe ziet dat een leidinggevende door het thuiswerken meer in de privésfeer van medewerkers komt en daar moet je oog voor hebben. “Een functioneringsgesprek gaat niet meer alleen over werk. Creëer juist nu ook ruimte om over persoonlijke zaken te praten. Zorg ervoor dat je niet alleen een lijstje afwerkt, want iedere situatie is anders. Een goed presterende medewerker kan nu thuiszitten met een huilbaby, of zijn thuissituatie levert relatieproblemen op.”

“Deze persoonlijkere aanpak kost meer tijd, en hiervoor heb je coachende vaardigheden nodig. Alleen op resultaat sturen is niet genoeg, sturen op motivatie en drijfveren is even belangrijk. Juist wanneer een medewerker niet lekker in zijn vel zit en thuiswerkt, wordt het moeilijker om zich verbonden te voelen met je bedrijf. In het ergste scenario drijft je werknemer echt af van je organisatie”, vervolgt Van der Merwe.

Tip: stel een functioneringsgesprek alleen uit wanneer er bij je medewerker thuis problemen spelen. Blijf ook nu in contact met elkaar, op een manier die past bij de situatie.

Zwaar weer

Het is pittig wanneer je het hoofd maar net boven water kunt houden en tegelijk je medewerkers moet aansturen. Toch moet je dit blijven doen om je medewerkers betrokken te houden. Misschien zijn salarisverhogingen, gekoppeld aan de behaalde doelstellingen nu niet mogelijk. Of worden bonussen niet uitgekeerd terwijl je medewerker wel goed functioneert. Ga hierover met je medewerker in gesprek en ben transparant over de -te verwachten- resultaten.

Ligt het werk helemaal stil? Organiseer een crisisoverleg met je personeel waarin je de slechte resultaten deelt en medewerkers met elkaar in gesprek kunnen gaan over deze moeilijke situatie. Zo is er een kans dat jullie gezamenlijk het tij kunnen keren.

Tip: functioneringsgesprekken kun je zowel fysiek als online houden. Kijk welke mogelijkheden je hebt en bespreek met je werknemer welke setting zijn voorkeur heeft.

Welke mogelijkheden zijn er in crisistijd voor je personeel? Lees meer over thema's als kosten van ontslag, reorganisatie en regelingen van de overheid.

Cheyenne Seraus

Als KVK-adviseur volg ik alle marketingontwikkelingen op de voet. Ik help je graag met jouw marketingvraagstukken door het delen van tips, ontwikkelingen en ondernemersverhalen. Deze deel ik via KVK.nl, nieuwsbrieven en social media.

InspiratiePage