Personeel

Goed omgaan met thuiswerkend personeel

Het afgelopen jaar hebben veel werknemers gedwongen vanuit huis gewerkt. Dat brengt enkele voordelen met zich mee, zoals minder reistijd en files. Desondanks blijft het een uitdaging om goed georganiseerd thuis te werken zonder de verbinding met je personeel te verliezen. 7 tips om je op weg te helpen.

Uit onderzoek van het Kennisinstituut voor Mobiliteitsbeleid (KiM) blijkt dat de meeste werknemers 1 tot 3 dagen per week willen blijven thuiswerken, ook als de coronacrisis voorbij is. De rol van het kantoor verandert van een dagelijkse werkplek naar een ontmoetingsplaats voor enkele dagen per week.

Hierdoor sta je minder vaak in direct contact met je werknemers en is het moeilijker in te schatten hoe ze eraan toe zijn. Om ze gezond, productief en verbonden te houden, moet je maatregelen treffen.

Communicatie is koning

Voorkomen is beter dan genezen. Het is dus aan te raden om proactief met je personeel in gesprek te gaan. “Thuiswerken komt met zijn eigen handleiding en dat moeten we niet onderschatten”, vertelt Stefan van der Stigchel, hoogleraar sociale wetenschappen en auteur op het gebied van aandacht en concentratie. “Het is zowel voor je concentratievermogen als je mentale gesteldheid uitdagend, omdat de van oudsher gescheiden werelden van werk en privé nu door elkaar lopen.”


 Stefan van der Stigchel


Tips voor thuiswerkbeleid

Van der Stigchel deelt samen met Mieke van Aspert, operationeel directeur van Hago Zorg BV, 7 tips om ervoor te zorgen dat je werknemers tevreden en efficiënt thuiswerken.

1. Stimuleer een scheiding tussen werk en privé

“Maak met je werknemers duidelijke afspraken over werktijd en denk aan het belang van omschakeltijd voor het brein. Een tip voor je werknemers is om bijvoorbeeld standaard voor en na het werk een blokje om te gaan. Of een tas met spullen ’s ochtends uit- en ’s avonds weer in te pakken. Zo wordt de verdwenen reistijd vervangen door een andere handeling die als mentale overgang kan dienen”, trapt Van der Stigchel af.

2. Plan niet te veel online vergaderingen

“Vroeger zat er meestal wel een minuut of tien tussen de ene vergadering en de andere, maar met thuiswerken is dit verdwenen,” vertelt Van der Stigchel. “Het is heel verleidelijk om alle online afspraken achter elkaar te proppen, maar het is beter om elkaar wat tijd te gunnen om de informatie te verwerken. Plan dus standaard een korte adempauze in en probeer meetings zo kort mogelijk te houden.”

3. Hanteer een onbereikbaarheidsbeleid

Constante bereikbaarheid is niet alleen vervelend tijdens privétijd, maar ook slecht voor de productiviteit, stelt Van der Stigchel. “Het lijkt zo handig dat we op allerlei manieren bereikt kunnen worden, maar het is juist heel belangrijk om soms onbereikbaar te zijn. Dat is essentieel voor de concentratie. Spreek met werknemers af dat ze niet altijd direct hoeven te reageren op collega’s. Maak hierover duidelijke afspraken met elkaar.”

4. Beweeg voldoende

“Stimuleer bewegen. Bewegen onder werktijd is eigenlijk eenvoudiger geworden. Via de smartphone kun je prima vergaderen tijdens een wandeling in het park. Neem als werkgever hierin het voortouw en moedig dit aan. Zo combineer je werk met beweging én haalt iedereen wat vaker een frisse neus. Ideaal voor zowel de fysieke als de mentale gezondheid.”

5. Creëer vaste systemen

Naast het persoonlijk begeleiden van werknemers helpt het om vaste systemen op te zetten die continu bijdragen aan het monitoren en verbeteren van de thuiswerkervaring. Van Aspert investeerde in online activiteiten en inventarisatiesystemen om dit proces te automatiseren.

Bij Hago Zorg organiseerde ze twee online activiteiten. “We riepen een wekelijks blog in het leven over vitaal thuiswerken, waarin medewerkers op intranet hun ervaringen met elkaar delen. Zo kunnen ze van elkaar leren. Daarnaast hebben we een abonnement afgesloten bij een coachingsbureau, zodat medewerkers die hulp nodig hebben dit zelf kunnen regelen.”

6. Houd een tevredenheidsonderzoek

Het is belangrijk om contact te houden en feedback zo laagdrempelig mogelijk te maken. Van Aspert heeft daarvoor een duidelijk systeem: “Houd ieder kwartaal een korte enquête onder alle medewerkers. Vraag welk cijfer zij geven aan de werkgever en welke aanbevelingen ze hebben. Neem daarnaast je eigen bevindingen over thuiswerken mee in je visieplan. Zo bepaal je gezamenlijk de koers.”

7. Plan een koffiemoment

Naast deze systemen, die je op de hoogte houden, kan een gezellig praatje op zijn tijd enorm waardevol zijn. Het digitale koffiemoment voelt niet hetzelfde, maar is desondanks belangrijk. Geef ruimte aan je personeel om iets persoonlijks te delen en check af en toe hoe het met ze gaat. Vraag eens naar hun thuiswerkplek en situatie. Misschien kun je daarin iets betekenen. Een werkgever blijft immers verantwoordelijk voor een gezonde en veilige werkplek.

Zelfs als je alles goed geregeld hebt, hangt een deel natuurlijk ook af van de werknemer zelf. Met deze 5 tips voer je een effectief gesprek om het functioneren van je werknemer te beoordelen.
Mark Zwartkruis

Als content creator richt ik me op het thema Klanten en Personeel. Ik spreek graag ondernemers over hun drijfveren, en help hen nieuwe kansen te ontdekken. Graag help ik je aan tevreden personeel en een almaar groeiende klantengroep.

InspiratiePage