Laat je werknemers groeien met onderlinge feedback

Hoe vaker een werknemer feedback krijgt, hoe meer hij groeit en zich gewaardeerd voelt. Zeker als regelmatig bij de feedback wordt meegenomen hoe de werknemer zijn sterke punten kan inzetten. Dat stelt Lucas Swennen van het HappinessBureau. Hoe stimuleer je feedback op de werkvloer en hoe onderbouw je feedback?

Het doel van feedback is beter worden in je werk of groeien als persoon. Uit onderzoek blijkt dat 85% van de werkenden aangeeft zich persoonlijk te kunnen ontwikkelen door feedback van collega’s te krijgen. Swennen vertelt waarom dit percentage 5 procentpunt hoger ligt dan wanneer alleen leidinggevenden feedback geven: “Als werknemers elkaar feedback geven, krijg je een completer beeld van iemands functioneren en daarmee ook van zijn kansen en uitdagingen.” Swennen is mede-eigenaar van adviesorganisatie Happinessbureau en doet jaarlijks onderzoek naar werkgeluk-vraagstukken, onder andere over hoe je beter wordt in je werk.

7 tips

Hoe stimuleer je je werknemers om onderling feedback te geven? Swennen vertelt waar je op moet letten.

Tip 1: zet jezelf neer als lerend bedrijf

Vind je feedback binnen je bedrijf belangrijk, draag dit dan ook uit. “Leg uit waarom je onderlinge feedback belangrijk vindt. Niet om mensen af te rekenen op niet behaalde prestaties of zo maar eens een compliment te geven, maar bijvoorbeeld om een bepaald doel te behalen, de samenwerking te verbeteren of werkgeluk te verhogen. Het is prima om er met elkaar naar te streven het de volgende keer nog beter te doen.”

“Wanneer je als bedrijf actief inzet op feedback en dit ook laat weten aan je medewerkers, draag je bij aan een werkomgeving waarin werknemers feedback sneller geven en ontvangen. Zet je bedrijf daarom neer als lerende organisatie, zowel intern als extern. Dit begint al bij de werving en selectie: vertel in de vacaturetekst en op de ‘over ons’-pagina dat de werkcultuur ingesteld is op feedback geven en groei. En leg feedback geven vast in je personeelshandboek. De werknemer weet dan wat hij kan verwachten. Maak jezelf ook onderdeel van de lerende organisatie. Laat je werknemers ook jou feedback geven. Zo maak je de cirkel rond.”

Tip 2: focus op het functioneren

Leg je werknemers uit dat de focus van feedback op werkgerelateerd gedrag ligt en niet op persoonlijke factoren, zoals iemands gedrag buiten werktijd. Met feedback willen werknemers elkaar immers handvatten bieden om hun werkprestaties te verbeteren. Laat daarom ook alleen collega’s elkaar feedback geven die daadwerkelijk iets kunnen zeggen over het werk van die persoon, vervolgt Swennen.

"We zijn geneigd vooral negatieve feedback te geven. Maar geef ook positieve feedback. Veel werknemers weten namelijk niet van zichzelf waar ze goed in zijn. Door dit van een collega te horen, kunnen ze een bepaalde taak vaker oppakken en daardoor groeien. Je sterke punten kunnen gebruiken tijdens je werk, draagt bij aan een groter gevoel van werkgeluk. En moet iemand negatieve feedback geven? Leg uit hoe hij taakgerichte feedback geeft. Als de klant bijvoorbeeld iemands presentatie onduidelijk vond kan een collega voorstellen om deze volgende keer samen te geven.”

Tip 3: leg uit hoe je feedback onderbouwt

Feedback werkt het beste met een goede onderbouwing. Dat moet je je werknemers dus goed duidelijk maken. Swennen adviseert 5 stappen bij het geven van feedback:

1. Maak feedback specifiek: verwijs naar gedrag bij een specifieke gebeurtenis.
2. Leg uit welk positief of negatief gevolg gedrag of de situatie had.
3. Doe een voorstel voor het gewenste gedrag, bijvoorbeeld: deze taak vaker oppakken (bij positief gedrag) of juist oefenen of delegeren (bij negatief gedrag).
4. Vraag om een reactie op de feedback en je voorstel. Zo blijft het geen eenrichtingsverkeer, maar kom je in gesprek.
5. Plan een vervolggesprek waarbij je samen bespreekt hoe het nu gaat.

Tip 4: vertel dat je negatieve feedback voorzichtig moet geven

De manier van feedback geven is bepalend voor het effect. “Het is belangrijk dat je beseft dat negatieve feedback vervelend over kan komen en dat mensen zich snel aangevallen voelen wanneer ze feedback ontvangen. Denk er even over na voordat je de feedback geeft. Vraag je af hoe het kan overkomen. Adviseer je werknemers om persoonlijke feedback altijd 1 op 1 te geven en het niet uit te stellen. Feedback geven 3 maanden nadat iets heeft plaatsgevonden, slaat de plank mis."

Tip 5: stimuleer feedback geven op afstand

Door de coronacrisis werken veel mensen thuis. “Feedback geven is in veel organisaties door thuiswerken stil komen te liggen. Maar juist wanneer je op afstand werkt, zijn onderling contact en feedback nodig.”

Stimuleer medewerkers om ook op afstand collega’s feedback te geven. Feedback geven kan al door te starten met vragen als: ‘Hoe gaat het?’ en ‘Kan ik je ergens bij helpen?’, tipt Swennen. “Vaak kom je er dan achter dat er iets speelt of gaat het gesprek automatisch een bepaalde richting op. Bijvoorbeeld over een situatie die misliep, en hoe je dat de volgende keer beter aan kunt pakken.”

Tip 6: maak afspraken over terugkoppeling

Je wilt waarschijnlijk weten hoe het feedback geven onderling gaat. “Dit inzicht helpt je bij de aansturing van je personeel. Maak daarom afspraken met je werknemers over wanneer en hoe ze de ontvangen of gegeven feedback terugkoppelen. Bijvoorbeeld in maandelijkse teamsessies. In de meeste gevallen kunnen teams tussentijds feedback onderling regelen. Ontstaan er negatieve situaties, zoals ruzie? Spreek af dat ze je dan sneller op de hoogte brengen.”

Tip 7: evalueer het feedback geven

Vraag feedback aan je werknemers over het feedback geven. “Als je jezelf als een lerende organisatie neerzet, dan moet je zelf ook blijven leren. Evalueer daarom hoe het feedback geven gaat, zodat je verbeteringen of sturing kunt aanbrengen waar nodig. En zodat je successen, zoals behaalde doelen, kunt vieren. Evalueer het feedback geven tijdens functioneringsgesprekken of plan een jaarlijkse evaluatiebijeenkomst in met alle werknemers.”

Een stap verder: 360 Gradenfeedback

“360 Gradenfeedback gaat een stap verder dan onderlinge feedback.” Met die methode geven alle betrokkenen een werknemer feedback, zoals de werkgever, collega’s, klanten en leveranciers. “Hierdoor krijgt je werknemer een compleet beeld van zijn functioneren, kansen en uitdagingen”, licht Swennen toe. “Wil je je groei van je werknemers nog meer stimuleren? Dan kun je 360 Gradenfeedback uitproberen.”