Personeel

Onboarden 2.0, zo bind je jouw personeel

Werken vanuit huis is voor nu de norm. Dit vraagt om een andere manier van onboarden van je personeel. Je spreekt elkaar nu vaker via online tools als Teams, Zoom en FaceTime dan fysiek. Hoe zorg je dat een nieuwe werknemer toch snel binding krijgt met je bedrijf? Dit doe je met onboarden 2.0.

Donja van Laarhoven, medeoprichter van Fantastics en Bianca van Bolderik, consultant bij Lime Search & Connection geven advies. “Onboarding kun je het beste zo uniek en persoonlijk mogelijk maken”, adviseert Van Laarhoven. “Zo maak je een nieuwe medewerker snel fan van je bedrijf. Een nieuwe baan is wennen, zeker nu veel gesprekken digitaal gaan.”

Verliefd

Van Laarhoven vergelijkt de eerste periode bij een werkgever als een verliefdheidsfase in een relatie. “Onboarding is de ultieme kans voor een werkgever om de eerste - goede - indruk te maken bij een nieuwe werknemer. Die is gelukkig met zijn nieuwe baan en uitdaging, zie het als net verliefd zijn. Zorg er dan ook voor dat je nieuwe medewerker verliefd blijft. Een medewerker beslist vooral in de eerste maand of hij het naar zijn zin heeft, en zich echt verbonden voelt met je bedrijf.”

Gevoel

Hoe zorg je op afstand voor verbinding en een blijvende goede indruk? Van Laarhoven weet hoe: “Onboarden is meer dan een medewerkershandboek doornemen op je eerste werkdag. Je nieuwe medewerker moet gevoel krijgen bij jouw bedrijf, product of dienst en klanten. Stel jezelf de vraag: ‘wat vinden mijn klanten van mijn bedrijf en hoe laat ik mijn medewerkers dit net zo ervaren?’.”

Een ander

“Een klant van mij is fruitdistributeur. Als onboardingactiviteit laat hij zijn nieuwe medewerkers een dagje meelopen bij een klant, in dit geval een fruitteler. Dat gaat in tijden van corona natuurlijk wat lastiger. Vraag als alternatief aan 1 van je klanten om een uurtje vrij te maken, zodat je nieuwe medewerker via een videocall vragen kan stellen over hoe deze klant jouw product ervaart. Zo begrijpt hij direct de business en voelt hij zich sneller onderdeel van je bedrijf.”

Aantrekkelijk en praktisch

Van Laarhoven legt uit: “Breng het onboardingproces voor je nieuwe werknemer in kaart en zorg voor een inwerkrooster. Ga bij jezelf na hoe de onboarding er zo aantrekkelijk en praktisch mogelijk uitziet voor je nieuwe collega. Waar loopt hij mogelijk tegenaan? Hoe kun je hier een positieve draai aan geven? Een voorbeeld: koppel iemand van IT vanaf het eerste uur aan je nieuwe werknemer. Zodat alles goed geïnstalleerd wordt op zijn computer en hij direct aan de slag kan. Laat op de eerste werkdag een attentie met een persoonlijke boodschap bezorgen op het huisadres van je nieuwe werknemer, want hij werkt nu immers thuis.”

Starten verschillende nieuwe werknemers vlak na elkaar? Plan dit dan op dezelfde dag, zo vormen ze vanaf dag 1 een groep. “Wijs iemand aan die de nieuwe medewerkers gezamenlijk digitaal wegwijs maakt binnen je bedrijf.”

Drempel

Van Bolderik vindt het op een fysieke werkvloer een stuk gemakkelijker om op iemand af te stappen voor vragen. “Op afstand is er een drempel. Bel als leidinggevende in het begin elke 2 dagen met je nieuwe werknemer. Zo kun je tijdig bijsturen en kun je eventuele vragen direct beantwoorden. Ook is de kans kleiner dat een nieuwe werknemer niet goed weet wat hij moet doen.”

Donut date

Van Laarhoven adviseert om virtuele koffiedates in te plannen. “Dit kan bijvoorbeeld via MS Teams en Slack. Slack heeft zelfs een tool, genaamd Donut. Deze koppelt automatisch medewerkers die niet met elkaar werken of elkaar niet kennen voor een online date. Maak in Slack of MS Teams een mapje aan met alle documenten die de nieuwe werknemers nodig heeft om te starten, dat scheelt zoeken.”

Videocall

Van Laarhoven stelt voor om informatieve praatjes die normaal gesproken face to face plaatsvinden eens door een video te vervangen. “Maak bijvoorbeeld een video met informatie over de bedrijfscultuur of ontstaansgeschiedenis van de onderneming. Organiseer vervolgens via Kahoot een quiz over dit onderwerp, waar de werknemer op afstand aan deelneemt. Of laat de directeur persoonlijk je nieuwe werknemer bellen via een videocall, dat zorgt er toch voor dat iemand zich gewaardeerd voelt.”

Van Bolderik tipt: “Maak inzichtelijk waar iedereen mee bezig is. Start dagelijks samen je werkdag via een (video)call. In een half uurtje vertelt iedereen uit je team waar hij mee bezig is. Hierdoor betrek je jouw nieuwe werknemer meteen bij de werkzaamheden van zijn collega’s. Of laat je nieuwe medewerker een paar uur per week virtueel meelopen met 1 van zijn collega’s.”

Wij-gevoel

Van Bolderik vindt het best lastig om nieuwkomers een ‘wij-gevoel’ te geven als het contact alleen digitaal verloopt. “Waar mogelijk is een combinatie van digitaal en fysiek contact een oplossing. Laat je nieuwe medewerkers bijvoorbeeld 1 keer per week naar kantoor komen. Werk met ‘ploegendiensten’, zodat je nieuwe collega steeds met andere collega’s op kantoor werkt en zo veel verschillende collega’s ontmoet. Is het niet mogelijk om op kantoor te werken? Ga met iemand buiten de deur lunchen of maak een wandeling, dat maakt het wat persoonlijker. Of organiseer een groepsactiviteit op afstand, want teambuilding is juist nu belangrijk.” Van Laarhoven tipt: “Deel je team op in subteams en huur tijdelijk meerdere locaties waar deze teams samen kunnen werken.”

Onboardingpakket

“Wanneer je al de hele dag achter de computer zit, is het fijn om je ogen even van het scherm af te halen”, besluit van Bolderik. “Stuur belangrijke documentatie, zoals folders, jaarverslagen of financiële rapportages daarom eens per post. Maak er meteen een aantrekkelijk onboardingpakket van met een hapje, drankje en een uitnodiging voor de eerste digitale vrijdagmiddagborrel.”

Onboarden, waarom zou je?

Je hebt tijd en geld geïnvesteerd in het vinden van de juiste kandidaat, in een soms krappe arbeidsmarkt. Jij verwacht veel van je werknemer, en hij verwacht veel van jou en je bedrijf. Zorg dan ook dat het vanaf de start goed zit tussen jullie. Juist als er meer fysieke afstand is. Als je nieuwe werknemer je bedrijf vroegtijdig verlaat door een slechte start, sta je meteen met 2-0 achter. Je moet opnieuw aan de slag om een geschikte kandidaat te vinden. Een duur en tijdrovend proces.

Hoe kun je jouw kantoor inrichten om je werknemers veilig te laten werken op 1,5 meter afstand? Terug naar kantoor, dit moet je regelen.

Juliëtte Geers

Als KVK-adviseur informeer ik ondernemers vooral over online marketing. Ik schrijf voor KVK.nl en KVK-nieuwsbrieven. Volg mij op Instagram (@groeibaak) en LinkedIn voor enthousiaste en praktische posts over online klanten bereiken.

InspiratiePage