Personeel

Payrolling: personeelszaken uitbesteed

Heb je werknemers nodig, maar wil je geen vast personeel aannemen? Payroll dienstverlening, een vorm van inlenen van personeel, kan uitkomst bieden. Jij kunt je tijd aan ondernemen besteden en je personeelszaken zijn toch goed geregeld.

Je werft zelf je personeel voor jouw bedrijf, bepaalt het salaris en hebt zeggenschap over je werknemer. Alle zorgen rondom het hebben van personeel, waaronder je (loon)administratie voeren en juridische conflicten koop je via een payrollbedrijf af.

Payroll uitgelegd

Een payrollbedrijf is werkgever van payrollwerknemers, en deze medewerkers kun jij inlenen voor jouw bedrijf. De payrollwerkgever neemt alle werkgeverslasten zoals loonkosten op zich. En zorgt onder andere voor de salarisadministratie, loonuitbetaling, arbeidscontracten en pensioenopbouw. Het juridisch werkgeverschap en werkgeversrisico ligt bij het payrollbedrijf en dat draagt hiervoor alle aansprakelijkheden. Het payrollbedrijf betaalt loonheffingen en sociale verzekeringspremies. Controleer of zij dat daadwerkelijk afdragen want de Belastingdienst stelt jou hiervoor aansprakelijk. Op het loonstrookje van de medewerker vind je het loonheffingennummer en de specificatie.

Verschil met uitzendbureau

Werknemers die voor jouw bedrijf werken via een uitzendbureau zijn geworven door dat bureau, en vallen onder de uitzend-cao. Via payroll kies je zelf wie er voor jou komt werken. De werknemers vallen dan ook onder de cao van jouw bedrijf.

Nadeel van payroll

Tijdens de coronacrisis ervaren bijvoorbeeld horecaondernemers een nadeel van de payrollconstructie. Het payrollbedrijf komt namelijk in aanmerking (of niet) voor de Tijdelijke Noodmaatregel Overbrugging voor Werkgelegenheid (NOW). De overheid ziet hem immers als werkgever van payrollkrachten.

De ondernemer mag dus niet zelf NOW aanvragen en zijn omzetverlies is niet bepalend bij de toekenning ervan. Hij is afhankelijk van het payrollbedrijf. In het ongunstige geval krijgt een payrollbedrijf geen tegemoetkoming toegekend. Dat betekent dat hij kosten doorberekent aan de ondernemer voor personeel dat niet ingezet kan worden wegens tekort aan werk. Ondanks flink omzetverlies kan de ondernemer geen NOW aanvragen en hij ontvangt geen tegemoetkoming in personeelskosten.

Hoe kies je een payrollbedrijf?

Er zijn veel aanbieders op de markt en welke kies je? De Stichting Normering Arbeid (SNA) geeft een keurmerk voor payrollbedrijven uit. Goedgekeurde payrollbedrijven zijn getoetst op de volgende punten:

  • Het payrollbedrijf staat ingeschreven als onderneming.
  • Het payrollbedrijf draagt loonheffingen en omzetbelasting af.
  • Loonbetalingen voldoen aan de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag.
  • Het payrollbedrijf voert identiteit- en gerechtigheidscontroles tot het verrichten van arbeid in Nederland uit.
  • Het payrollbedrijf voorkomt risico’s op aansprakelijkstelling en boetes voortvloeiend uit in- en doorlenen of uitbesteden van werk.
  • Het payrollbedrijf betaalt op tijd de sociale premies aan de Belastingdienst.

G-rekening

Geef bij het payrollbedrijf aan dat je gebruik wilt maken van een G-rekening. Dit is een geblokkeerde rekening waar het payrollbedrijf alleen loonheffing (inclusief sociale premies) mee kan betalen. Zo loop je minder risico dat afdrachten niet correct verlopen. Spreek met het payrollbedrijf af dat je een gedeelte van het factuurbedrag op de (afgeschermde) G-rekening van het payrollbedrijf wilt storten (vaak rond de 30%). Hierdoor sluit je een groot gedeelte van de ketenaansprakelijkheid uit.

Vrijwaring inlenersaansprakelijkheid

Wanneer je als ondernemer aan de voorwaarden voldoet, dan kun je een beroep doen op de zogeheten ‘disculpatie regeling’ inlenersaansprakelijkheid van de Belastingdienst. Hiermee sluit je deels het risico uit om aansprakelijk te worden gesteld voor loonheffingen en omzetbelasting die door het payrollbedrijf niet zijn betaald aan de Belastingdienst.

Kosten

Het payrolltarief dat je samen afspreekt is gebaseerd op een omrekenfactor. Dit is de prijs die je betaalt voor de verantwoordelijkheden die je uit handen geeft. De manier van berekenen verschilt per bedrijf. Het is opgebouwd uit:

  • Het aantal uur dat een medewerker werkzaam is en het bruto uurloon.
  • Kosten voor ziekte(risico), feestdagen, vakantiedagen en vakantiegeld.
  • Kosten voor sociale premies, verzekeringen en werkgeverslasten.
  • Pensioen, afhankelijk van of er wel of geen cao van toepassing is.
  • Kosten voor eventuele werving, selectie en planning van de nieuwe medewerker.

Controleer wat de aangeboden dienstverlening door een payrollbedrijf precies inhoudt en welke risico’s afgedekt zijn. Zo kom je achteraf niet voor verrassingen te staan, zoals een onverwacht eigen risico bij verzuim. Zet voor jezelf op een rij wat je wilt uitbesteden, wat je hiervoor wilt betalen en ga dan verschillende aanbieders vergelijken.

Zzp’er

Een zzp’er kan ook werken via een payrollbedrijf. Dan zorgt dit bedrijf via een payrollconstructie voor zijn facturen, verloning, salarisadministratie en verzekeringen voor ziekte, arbeidsongeschiktheid en werkeloosheid. Hij regelt wel zelf zijn opdrachten.

Arbeidsvoorwaarden

De Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) heeft de payrolldienstverlening veranderd. Payrollmedewerkers hebben hierdoor recht op dezelfde arbeidsvoorwaarden als medewerkers in vaste dienst met gelijkwaardige functies. Door de invoering van de WAB wordt payrolling een wettelijk begrip. Het valt niet meer onder de regels voor de uitzendbranche.

Ook hebben payrollmedewerkers dankzij de WAB dezelfde ontslagbescherming als medewerkers die wel rechtstreeks bij de werkgever (de opdrachtgever) in dienst zijn. Stel dat er een arbeidsconflict is, dan gelden dezelfde regels voor payrollers en het eigen personeel, zoals een opzegtermijn.

Wordt het arbeidscontract beëindigd met wederzijds goedvinden? Dan moet je dit schriftelijk vastleggen in een overeenkomst. Bij ontslag met wederzijds goedvinden, leg je alle afspraken over het ontslag schriftelijk vast in een vaststellingsovereenkomst, ook wel beëindigingsovereenkomst genoemd. Deze overeenkomst is het bewijs van de afspraken die je gezamenlijk maakt. Ook bij wederzijds goedvinden is de opzegtermijn relevant en de daarbij horende bedenktermijn van de werknemer die geldt na ondertekening van de beëindigingsovereenkomst.

Transitievergoeding

De payrollwerknemer heeft net als iedere andere medewerker bij ontslag recht op een transitievergoeding. Het payrollbedrijf moet deze betalen. Bij beëindiging van een contract met wederzijds goedvinden heeft hij geen recht op de wettelijke transitievergoeding voor een medewerker. Dan maak je eventueel samen afspraken over een ontslagvergoeding en de hoogte hiervan.

Pensioenregeling

Vanaf 1 januari 2021 heb je als payrollkracht recht op een betere pensioenregeling. Het payrollbedrijf kan hier op 2 manieren voor zorgen:

  • Je kunt meedoen met de pensioenregeling van de inlener.
  • Het payrollbedrijf treft een eigen pensioenregeling.

NOW 2.0

De Tijdelijke Noodmaatregel Overbrugging Werkgelegenheid (NOW) geldt ook voor payrollkrachten. Deze regeling voorziet in een tegemoetkoming in de loonkosten voor bedrijven die als gevolg van de coronacrisis minimaal 20% minder omzet hebben tussen begin juni en eind september 2020.

Wil je meer weten over het werven en aannemen van nieuwe medewerkers? Alles over personeel.

Yvonne Nikkelen

Als KVK-adviseur richt ik me met veel enthousiasme op (startende) ondernemers en zzp’ers. Mijn interesses liggen bij het aannemen van personeel, start algemeen, fiscale zaken, marktkansen en ondernemersvaardigheden. Ik help je graag verder.

InspiratiePage