Personeel

Personeel om- en bijscholen in 7 stappen

Voor de toekomst van je bedrijf en je werknemers is het belangrijk dat zij hun kennis, vaardigheden en ervaring blijven aanscherpen. En als je gebruikmaakt van de NOW 3 regeling, ben je zelfs verplicht je medewerkers te stimuleren ontwikkeladvies aan te vragen of scholing te volgen. Omscholing aanbieden lijkt een flinke klus. Maar met de juiste stappen heb je het zo geregeld.

Door goede om- en bijscholing aan te bieden ben je als werkgever weerbaar bij plotselinge veranderingen, en blijven je werknemers wendbaar, productief en duurzaam inzetbaar. Help je werknemers dus nadenken wat ze kunnen en willen. Wat zijn hun loopbaankansen bij jou in het bedrijf of bij tekortberoepen op de arbeidsmarkt? Dit proces kun je stroomlijnen in 7 stappen.

1: procedure opstellen

Stel allereerst een interne aanpak op over om- en bijscholing. Zo weten medewerkers aan welke eisen ze moeten voldoen om hiervoor in aanmerking te komen en hoe ze hier een beroep op kunnen doen.

Daarbij hoort ook een specifieke procesbeschrijving. Daarin leg je werkafspraken vast en maak je de gewenste werkwijze voor om- of bijscholing duidelijk. Zo kun je interne controlemaatregelen afspreken en handhaven. Tevens kun je je hiermee verantwoorden richting management of toezichthoudende instanties, laat je zien dat het werk op een marktconforme wijze is georganiseerd en dat het voldoet aan wetten en regelgeving.

Betrek de Ondernemingsraad of Personeelsvertegenwoordiging hierbij. Dat moet, omdat stimuleren van bij- of omscholing leidt tot een zogeheten instemmingsplichtig besluit (artikel 27 lid 1 sub f WOR).

2: behoefte bekijken

Onderzoek aan welke functies en competenties je bedrijf de komende maanden of jaren behoefte heeft. Dit vereist een duidelijke blik op de toekomst, een idee van waar je als onderneming naartoe wil en de mogelijke valkuilen die je onderweg kunt tegenkomen. Denk hierbij zowel aan positieve als negatieve ontwikkelingen van je bedrijf. Match dit met de behoefte die er bij je personeel is en besluit welke medewerkers voor bij- of omscholing in aanmerking komen.

3: doel bespreken

Bespreek samen met je werknemer het doel van zijn om- of bijscholing. Mogelijke doelen zijn:

  • Een uitdrukkelijke wens het dienstverband bij je organisatie voort te zetten.
  • Toekomstperspectief en de mogelijkheid om door te groeien naar nieuwe functies.
  • De kans om zich om te scholen naar beroepen waar in de nabije toekomst veel behoefte aan is op de arbeidsmarkt.

Het is belangrijk dat iemand volledig achter het doel staat, en vanuit intrinsieke motivatie de omscholing aangaat. Help je medewerker om een duidelijke visie voor ogen te hebben. Dit zorgt ervoor dat het een duurzame keuze is en niet slechts een tijdelijke oplossing.

4: budget bepalen

Stel vast hoeveel geld er voor scholing beschikbaar is. Personeel opleiden kost tijd en geld. Wanneer je door omstandigheden hiervoor weinig of geen middelen hebt , kan de overheid je ondersteunen met verschillende regelingen en subsidies. Als werkgever krijg je de gemaakte studiekosten van je werknemers onbelast vergoed via een gerichte vrijstelling binnen de werkkostenregeling van de Belastingdienst.

5: afspraken maken

Houd per werknemer een administratie bij van alle kosten en scholingsmogelijkheden die je biedt en eventueel betaalt. Leg de gemaakte afspraken daarnaast goed vast, bijvoorbeeld in een personeelshandboek, een persoonlijk opleidingsplan of tijdens functioneringsgesprekken.

Door schriftelijke vastlegging zorg je ervoor dat de afspraken voor alle partijen duidelijk zijn en dat er geen misverstanden kunnen ontstaan. Zo voorkom je mogelijke conflicten.

Let op: maak je gebruik van de NOW 3 loonkostenregeling, om je personeel te kunnen doorbetalen tijdens de coronacrisis, dan verwacht de overheid bewijs van je inspanningsverplichting richting jouw medewerkers.

Bespreek met je werknemer de optie om om- en bijscholingskosten eventueel in mindering te brengen op de transitievergoeding bij vertrek naar een nieuwe werkgever. Deze kosten maak je namelijk soms om te helpen met de transitie van jouw medewerker naar een andere werkgever. Transitiekosten zijn kosten van maatregelen die werkloosheid van je werknemer voorkomen of verkorten.

6: opleiden

Intern opleiden

Niet alleen externe partijen verzorgen cursussen. Medewerkers kunnen ook van hun collega’s leren. Onderzoek de mogelijkheden hiervoor binnen je bedrijf. Denk aan interne stages en trainingen. Dat is meteen een kans voor je medewerker om ervaring op te doen in een andere functie. Dit helpt hem bij zijn oriëntatie op de arbeidsmarkt, binnen of buiten je bedrijf. En hierdoor weet hij ook waarvoor hij precies extra scholing nodig heeft.

Extern opleiden

Soms past een externe opleiding beter. Je bepaalt dan samen met je medewerker welke training, opleiding of cursus hij volgt en onder welke voorwaarden.

Voor deelname aan kosteloze scholing meldt je medewerker zich aan bij een opleider die deelneemt aan de regeling NL leert door. De opleider handelt vervolgens de administratie en kosten af.

Een andere optie is een flexibele leerroute via een hbo- of mbo-instelling. Met deze leerroute kunnen werknemers bij een mbo- of hbo-instelling hun diploma halen door hun competenties in de praktijk te ontwikkelen en aan te tonen. Zo voldoe jij als werkgever aan de inspanningsverplichting, maar ben je je werknemer niet kwijt van de werkvloer.

7: evalueren

Evalueer tot slot het opleidingstraject tijdens de vastgestelde periode en achteraf. Dit kan tijdens de jaarlijkse functioneringsgesprekken of voortgangsgesprekken. Door de voortgang tussentijds inzichtelijk te maken, kun je tijdig bijsturen waar nodig. Check of de gemaakte afspraken zijn nagekomen, of in de beoogde behoeften is voorzien en of alles duidelijk is.

Is het opleidingstraject succesvol verlopen? Maak hier een notitie van en kom eventuele afspraken na die gemaakt zijn om dit succes te belonen.

Heb je vragen over omscholing of wil je van gedachten wisselen met een KVK-adviseur over wat dit voor je bedrijf betekent? Neem contact op met het KVK-Coronaloket.

Yvonne Nikkelen

Als KVK-adviseur richt ik me met veel enthousiasme op (startende) ondernemers en zzp’ers. Mijn interesses liggen bij het aannemen van personeel, start algemeen, fiscale zaken, marktkansen en ondernemersvaardigheden. Ik help je graag verder.

InspiratiePage