Wat is een personeelshandboek en wat staat er in?

Een personeelshandboek is niet verplicht, maar is wel verstandig om te hebben. Het kan problemen met je personeel voorkomen, zoals vragen over verlof of discussies over beloning. Daarnaast helpt een personeelshandboek bij een arbeidsconflict met een werknemer. Je hebt onderdelen uit het personeelshandboek nodig als bewijslast in een eventuele rechtszaak. In dit artikel staat beschreven wat een personeelshandboek is en welke onderdelen je erin kunt opnemen.

Wat is een personeelshandboek?

Een personeelshandboek is een document waarin je alle praktische informatie en afspraken op een rijtje zet die belangrijk zijn binnen je bedrijf. Zo maak je duidelijk wat de werkwijze is binnen je bedrijf en wat je van werknemers verwacht. Deze afspraken zijn meestal niet opgenomen in een arbeidscontract of cao. Wel kun je vanuit een arbeidscontract naar je personeelshandboek verwijzen. 

Is een personeelshandboek bindend?

Een personeelshandboek is alleen bindend als dit is vastgelegd in een arbeidscontract en je werknemer hiermee akkoord is gegaan. Heb je het personeelshandboek opgesteld nadat je personeel hebt aangenomen? Dan kun je je werknemers alsnog vragen om schriftelijk in te stemmen met het personeelshandboek. 

Wat staat er in een personeelshandboek? 

Ieder personeelshandboek is anders. Welke onderdelen er in je personeelshandboek staan, hangt af van je personeelsbeleid, je type bedrijf en wat je belangrijk vindt. Hoewel een personeelshandboek niet verplicht is, is het wel een handig communicatiemiddel om te hebben. Je bent als werkgever namelijk verplicht om bepaalde regels en protocollen aan je werknemers te melden. Denk hierbij aan:

Gedragsregels 

Gedragsregels zijn een manier om gewenst gedrag te stimuleren en ongewenst gedrag aan te pakken. Vanuit de wet moet je actie ondernemen op ongewenst gedrag. Dit kan middels een gedragscode in je personeelshandboek.  Deze gedragscode kun je aan de rechter laten zien als het wangedrag  van een werknemer tot een rechtszaak leidt. Stel de code op voor de volgende onderwerpen: 

• De omgang met bedrijfsgevoelige informatie: geef aan welke informatie een werknemer niet mag delen buiten het bedrijf. Denk aan omzetcijfers, klantgegevens of productinformatie.
• Kleding: leg vast hoe je wilt dat je werknemers zich kleden op de werkvloer. Denk hierbij aan de gewenste kleding in het bijzijn van klanten of veiligheidskleding bij het werken met gevaarlijke stoffen. 
• Geweld, agressie, discriminatie en seksuele intimidatie: vermeld dat je veiligheid op de werkvloer belangrijk vindt en dat je oog hebt voor lichamelijk, psychisch en fysiek (ook wel psychosociaal) welzijn. Dit doe je via een PSA-beleid, welke verplicht is voor alle werkgevers.  Leg uit waar werknemers die ongewenst gedrag bij collega’s zien zich kunnen melden, bijvoorbeeld bij een vertrouwenspersoon.  
• Alcohol, roken en drugs op de werkvloer: vermeld of en wanneer en waar je dit toestaat. Mag je horecapersoneel bijvoorbeeld een drankje na het werk nemen? Moet dit dan in een specifieke rookruimte of buiten voor het pand? Zet dit dan in de gedragsregels van je personeelshandboek. 
• Werktijden en -dagen: meld op welke tijden en dagen je verwacht dat je werknemer op de werkvloer is. Benoem ook het weekend en feestdagen. 
• Thuiswerken: geef aan of werknemers mogen thuiswerken en meld eventuele voorwaarden of regels.
• Gebruik van social media: leg vast dat je werknemers geen vertrouwelijke informatie over je bedrijf mogen delen op social media en dat ze geen uitingen mogen doen die je bedrijf kunnen schaden. Omschrijf duidelijk wat je verstaat onder vertrouwelijke en schadelijke informatie, zoals een negatieve mening uiten over een product.

Verzuimregels

Communiceer de belangrijkste regels van je verzuimprotocol in je personeelshandboek. Dit verzuimprotocol is een document waarin je vastlegt hoe je bedrijf omgaat met verzuim. 
Als een werknemer verzuimt, is deze afwezig. Bijvoorbeeld vanwege ziekte. Door de vermelding van de verzuimregels in je personeelshandboek weet je werknemer wat deze moet doen bij verzuim. Als een werknemer niet komt werken zonder afmelding of zonder jouw toestemming, heet dit ongeoorloofd verzuim. Komt diegene zijn verplichtingen niet na en leidt dit tot een conflict? De verzuimregels kunnen als bewijs dienen in een rechtszaak.

Veiligheidsregels

Volgens de Arbowet ben je verantwoordelijk voor de veiligheid van je werknemers. Een Risico Inventarisatie & Evaluatie en een PSA-beleid zijn verplicht. Hierin staan de belangrijkste veiligheids- en gezondheidsrisico’s beschreven. Neem de belangrijkste maatregelen uit je RI&E op in je personeelshandboek. 
Stel: je hebt een restaurant en je werknemers werken met een frituurpan. Dan lopen je werknemers risico om brandwonden op te lopen. Wijs je werknemers daarom bijvoorbeeld in het personeelshandboek op het dragen van veiligheidskleding. 
Doe je dit niet en gebeurt er een bedrijfsongeval of raakt je werknemer langdurig ziek? Dan kunnen de juridische en financiële gevolgen voor je bedrijf groot zijn. 

Verlofregels

Je werknemer heeft wettelijk recht op een bepaald aantal uren verlof. Ben je aangesloten bij een cao? Mogelijk ben je nog meer wettelijk verplicht vanuit je cao. Verder gelden er regels voor zwangerschapsverlof, bevallingsverlof geboorteverlof, ouderschapsverlof, adoptieverlof of pleegzorgverlof, calamiteitenverlof en kort verzuimverlof. Als werkgever heb je het recht een verlofaanvraag te weigeren. 
Leg in je personeelshandboek vast hoe een werknemer een verlofaanvraag indient, bij wie en wanneer je een verlofaanvraag weigert. Zo voorkom je verwarring en discussie achteraf. 

Functioneren en beoordeling

Je bent niet wettelijk verplicht om regels voor functioneren en beoordeling op te stellen. Ook zijn functioneringsgesprekken niet verplicht. Je werknemers kunnen hier wel naar vragen. Denk aan een werknemer die wil groeien. Door de regels duidelijk te communiceren in je personeelshandboek voorkom je vragen en discussies met je personeel.

Beloning

Regels voor beloning zijn ook niet verplicht. Maar: onduidelijkheid over declaraties, reisvergoedingen en andere beloningen leveren een hoop vragen op. Bied je werknemers duidelijkheid over de arbeidsvoorwaarden en bespaar daarmee tijd. 

Vertrekkende medewerkers

Stel ook regels op voor vertrekkend personeel, bijvoorbeeld over het inleveren van spullen (laptop, telefoon, sleutels) of de toegang tot bedrijfssoftware en wachtwoorden. Zo voorkom je dat je bedrijfsinformatie op straat komt te liggen.