Personeel

Terug naar kantoor: dit moet je regelen

Het lijkt nog ver weg: weer op kantoor mogen werken. De traditionele rol van het kantoor komt waarschijnlijk niet meer terug, maar toch verlangen sommigen wel naar het weer op kantoor mogen werken. Dat vraagt om maatregelen, aanpassingen en soms moeilijke beslissingen. Wat moet je regelen om de terugkeer naar kantoor zo soepel mogelijk te laten verlopen?

Het kabinet wil onze gezondheid, banen en inkomens beschermen. Daarom heeft ze maatregelen getroffen om de verdere verspreiding van het coronavirus tegen te gaan. Onder andere door mensen te vragen thuis te werken. Dat advies wordt op grote schaal opgevolgd. Onderstaande voorbereidingen kun je treffen om de terugkeer naar kantoor straks makkelijker te maken.

Werktijden spreiden

Zorg ervoor dat er niet teveel mensen tegelijk op de werkvloer zijn door de werktijden te spreiden. Want 1,5 meter afstand houden moet ook op kantoor.

Veilig reizen

Terug naar kantoor gaan, betekent ook meer reizen. De medewerker is zelf verantwoordelijk voor de wijze waarop hij naar het werk komt. Maar daarnaast geldt ook “goed werkgeverschap” volgens artikel 611 van Burgerlijk Wetboek boek 7. Als een personeelslid grote bezwaren heeft tegen reizen in het openbaar vervoer, dan is het raadzaam om met hem in gesprek te gaan. Kijk of alternatief vervoer mogelijk is.
Daarnaast wordt reizigers gevraagd de spits en drukke treinen te mijden. Geef je werknemers dus ook de mogelijkheid om op andere tijden te reizen. Verplaats vergaderingen eventueel naar een rustiger tijdstip. En als het even kan, laat werknemers de fiets of auto pakken.

Zieke werknemers informeren

Is bij een van je medewerkers officieel corona vastgesteld? Neem dan direct maatregelen. Zijn de klachten van dusdanige aard dat een medewerker niet in staat is zijn werk te doen? Dan moet je hem volgens de Wet verbetering poortwachter ziekmelden bij de arbodienst. De arbodienst adviseert je dan over mogelijkheden ten aanzien van werkhervatting. Dat proces is voor iedere covid-19-patiënt anders. En soms is het een langdurige kwestie. Werk daarom samen met de bedrijfsarts aan een persoonlijke aanpak voor een optimale re-integratie. Bekijk dit filmpje van het Erasmus MC voor tips richting je personeelslid om hier het beste mee om te gaan.
Is de partner of huisgenoot van je werknemer ziek? Dan moet hij thuisblijven en mag hij thuiswerken.
Het is overigens niet toegestaan om de temperatuur van je medewerkers op te nemen. De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) verbiedt dit. Alleen de arbodienst en bedrijfsarts mogen medische gegevens verwerken. Als je werknemer zich ziekmeldt, mag je ook niet naar de reden vragen. Je mag dus niet vragen of hij coronaverschijnselen heeft. Je werknemer mag zelf beslissen of hij dat aan jou vertelt.

Gezonde werknemers ondersteunen

Draag daarnaast zorg voor alle gezonde werknemers. Laat in je personeelsbeleid bijvoorbeeld zien dat je daadwerkelijk oog hebt voor werkdruk en eventuele mentale problemen bij thuiswerken. Maar maak ook duidelijk hoe je een medewerker die in de knel zit ruggensteun biedt.
Een goede relatie met je werknemers is belangrijk, nu des te meer door de fysieke afstand. Blijf daarom ook bij thuiswerken met elkaar in contact en neem regelmatig zelf contact op. Stel je open en empathisch op en houd daarbij een vinger aan de pols wanneer je stress signaleert bij je personeel. Hiermee kun je (langdurig) verzuim voorkomen.

Werkplek inrichten

Je moet daarnaast een groot aantal aanpassingen doen aan het kantoor. Ventileer bijvoorbeeld vaker en geef looproutes aan. Lees voor meer informatie het werknemers- en werkgeversadvies (deel 3: op de werkplek), gebruik de Checklist Werken in de nieuwe werkelijkheid en meld je aan voor het gratis webinar ‘Aan de slag met RI&E in tijden van corona’.
Je mag klanten en personeel overigens de toegang tot de werkplek weigeren als zij de gezondheid van anderen in gevaar kunnen brengen.

Mondkapjes dragen

Het dragen van een mondkapje in een publieke ruimte is sinds december 2020 verplicht. Dat geldt dus ook voor klanten.
Voor contactberoepen zijn er extra regels en protocollen. Klanten mogen bijvoorbeeld alleen op afspraak langskomen.

Dreigend conflict voorkomen

Zijn jij en je medewerkers het niet eens over de terugkeer naar kantoor? Of de omstandigheden waaronder dat gebeurt? Voor conflicten geldt: voorkomen is beter dan genezen. Om dreigende conflicten te vermijden is een stappenplan opgesteld, met daarin je mogelijkheden om lange juridische trajecten te vermijden.

Toekomstperspectief bekijken

Denk tot slot na over een toekomstvisie voor jouw bedrijf en de werksituatie van het personeel, met name gericht op de periode na de coronacrisis. Uit onderzoek van Kennisinstituut voor Mobiliteitsbeleid blijkt dat de meeste mensen minimaal 1 tot 3 dagen per week willen blijven thuiswerken. De rol van het kantoor gaat dus veranderen. Personeel zal bewuster nadenken over de noodzaak van aanwezigheid.
Om thuiswerken in goede banen te leiden, moet je je als werkgever goed voorbereiden op de continuïteit van dit thuiswerken. En daarbij horen vaste controlepunten en alertheid op het welbevinden van je medewerkers. Jij geeft de spelregels aan waarbinnen werknemers zich kunnen bewegen. Meerdere grote techbedrijven, waaronder Microsoft, hebben hun medewerkers al gezegd dat ze desgewenst permanent vanuit huis mogen werken. Ook Facebook laat tienduizenden medewerkers voortaan werken op afstand. Het bedrijf denkt dat de helft van zijn personeel binnen 5 tot 10 jaar permanent zal thuiswerken.

Zorgplicht

Let op: de verantwoordelijkheid voor de gezondheid van je personeel ligt altijd bij jou. Jij moet zorgen voor een gezonde en veilige werkplek voor je werknemers. Dit is de ‘zorgplicht’ van een werkgever. Op ArboNed vind je alle informatie over een gezonde thuiswerkplek.

Meer vragen over de coronasituatie van de komende maanden beantwoorden we in het dossier Het nieuwe normaal.

Yvonne Nikkelen

Als KVK-adviseur richt ik me met veel enthousiasme op (startende) ondernemers en zzp’ers. Mijn interesses liggen bij het aannemen van personeel, start algemeen, fiscale zaken, marktkansen en ondernemersvaardigheden. Ik help je graag verder.

InspiratiePage