Top 5

UBO's ingeschreven? Sinds 27 maart is het verplicht

  • Tips
  • Redactie KVK
  • Bijgewerkt 12 mei 2022
  • 6 min lezen
  • 282K
UBO's (Ultimate Beneficial Owners) zijn de mensen die de uiteindelijke eigenaar zijn van, of zeggenschap hebben over een organisatie. Sinds 27 maart 2022 is het voor ruim 1,5 miljoen organisaties verplicht om hun UBO's ingeschreven te hebben in het UBO-register. Wat is een UBO en heeft jouw organisatie ook te maken met het UBO-register? Lees hier 5 belangrijke vragen en antwoorden.

1. Wat zijn UBO's?

UBO's zijn de uiteindelijk belanghebbenden van een organisatie. Denk aan mensen die meer dan 25% van de aandelen hebben in een bv. Of mensen die meer dan 25% eigendomsbelang hebben in een vof, of meer dan 25% stemrecht bij een statutenwijziging van een stichting. Heeft niemand een aanwijsbaar belang van 25% of meer? Dan zijn de hoger leidinggevende(n), bijvoorbeeld de vennoten of de statutaire bestuurders, de UBO's. Iedere UBO-plichtige organisatie heeft 1 of meer UBO's.

Wil je weten wie de UBO's van jouw organisatie zijn? Dit bepaal je als organisatie zelf; KVK adviseert hier niet in. We bieden je wél informatie over hoe je bepaalt wie de UBO's van je organisatie zijn:

2. Moet ik UBO's inschrijven?

Sinds 27 september 2020 moeten veel organisaties UBO's inschrijven. Deze organisaties hebben een brief van KVK ontvangen en kregen tot 27 maart 2022 de tijd om zich in te schrijven. Vanaf 27 maart 2022 zijn UBO-plichtige organisaties in overtreding als zij hun UBO's nog niet hebben ingeschreven. Bureau Economische Handhaving (BEH) van de Belastingdienst controleert hierop. Organisaties kunnen dan bijvoorbeeld een geldboete krijgen.

Of jij ook UBO's in moet schrijven hangt af van de rechtsvorm van je organisatie. 

Organisaties die UBO's moeten inschrijven

Heeft je organisatie één van de volgende rechtsvormen, dan ben je verplicht om UBO's in te schrijven:

  • niet-beursgenoteerde besloten vennootschappen (bv) en naamloze vennootschappen (nv)
  • stichtingen
  • verenigingen:
    • met volledige rechtsbevoegdheid
    • met beperkte rechtsbevoegdheid maar met onderneming
  • onderlinge waarborgmaatschappijen
  • coöperaties
  • personenvennootschappen: maatschappen, vennootschappen onder firma (vof) en commanditaire vennootschappen (cv)
  • rederijen
  • kerkgenootschappen
  • Europese naamloze vennootschappen (SE)
  • Europese coöperatieve vennootschappen (SCE)
  • Europese economische samenwerkingsverbanden die volgens hun statuten hun zetel in Nederland hebben (EESV) 

Organisaties die niet hoeven inschrijven

Heeft je organisatie één van de volgende rechtsvormen, dan schrijf je geen UBO's in:

  • eenmanszaken
  • beursgenoteerde besloten vennootschappen (bv) en naamloze vennootschappen (nv)
  • 100% dochters van beursgenoteerde vennootschappen (bv)
  • verenigingen van eigenaars (VvE)
  • rechtspersonen in oprichting
  • verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid die geen onderneming drijven
  • publiekrechtelijke rechtspersonen
  • overige privaatrechtelijke rechtspersonen, waaronder historische rechtspersonen (zoals gilden en hofjes)

Buitenlandse rechtspersonen

Buitenlandse rechtspersonen, zoals een Ltd of GmbH, en buitenlandse rechtspersonen die alleen vestigingen in Nederland hebben ('branch offices') schrijven bij KVK geen UBO's in. Dat moeten ze in het land van oprichting doen.

3. Hoe schrijf ik UBO's in?

Heb je een bestaande organisatie?

Schrijf je UBO's in met een online UBO-opgave. Heb je meerdere organisaties? Dan moet je per organisatie UBO-opgave doen. Nadat je voor een organisatie de UBO’s online hebt opgegeven, krijg je een bevestiging per e-mail.

Heb je een nieuwe organisatie?

Je schrijft je startende organisatie en de UBO's daarvan in tijdens het registreren aan de balie bij KVK, of bij de notaris. Daarbij gebruik je UBO-formulieren (pdf's). Je kunt de UBO's van je nieuwe organisatie niet online inschrijven.


Documenten die je nodig hebt bij het inschrijven van UBO's

KVK biedt je informatie over welke documenten je nodig hebt om het belang van de UBO's in je organisatie aan te tonen:

4. Waarom is er een UBO-register ingesteld?

Het UBO-register draagt bij aan het voorkomen van het gebruik van het financiële stelsel voor witwaspraktijken en terrorismefinanciering. Ook wanneer je een zakelijke bankrekening opent of een zakelijke lening aangaat moet de geldverstrekker onderzoek doen naar de UBO's van je organisatie, dit heet cliëntenonderzoek. De geldverstrekker vergelijkt dan de gegevens die je bij je aanvraag voor een bankrekening of lening opgeeft met de gegevens in het UBO-register. Het UBO-register maakt transparanter wie aan de touwtjes trekt bij organisaties die in Nederland zijn opgericht. Daarnaast kun je, door de openbaarheid van het register, beter geïnformeerd besluiten met wie je zakendoet.

Het register komt voort uit EU-regelgeving. Elk EU-land moet een UBO-register bijhouden. In Nederland is het beheer van het UBO-register belegd bij KVK.

5. Wie mag de gegevens van geregistreerde UBO's bekijken?

KVK gaat zorgvuldig om met de gegevens van UBO's. We verwerken deze gegevens volgens de richtlijnen van de AVG.

Wettelijk is bepaald dat een deel van de UBO-gegevens openbaar is. Iedereen mag deze gegevens inzien. Het gaat om de volgende gegevens:

  • voor- en achternaam
  • geboortemaand en geboortejaar
  • nationaliteit
  • woonland
  • het belang dat een UBO in een organisatie heeft

UBO-gegevens inzien

Wil je de UBO-gegevens van een organisatie inzien? Bestel dan online een KVK uittreksel UBO-register. Hiervoor heb je een toegangscode nodig die je eenvoudig kunt aanvragen. Het KVK uittreksel UBO-register is ook te bestellen via KVK Dataservice.

Niet openbaar

Een deel van de UBO-gegevens , zoals geboorteplaats, geboortedag en woonadres, is niet openbaar. Alleen bevoegde autoriteiten - zoals het Openbaar Ministerie - mogen deze gegevens inzien. Zij gebruiken dit om onderzoek te doen naar het gebruik van het financiële stelsel voor witwaspraktijken en terrorismefinanciering.

Afgeschermde persoonsgegevens van UBO's

Als een UBO minderjarig is of onder politiebescherming, curatele of bewindvoering staat, dan kunnen de persoonsgegevens afgeschermd worden. In het KVK uittreksel UBO-register staan dan alleen het belang en de omvang van het belang van deze UBO. Wwft-instellingen met een financiële taak en bevoegde autoriteiten kunnen de afgeschermde gegevens wel blijven inzien, ondanks de afscherming.

Read this article in English

Deze video kun je alleen afspelen als je cookies hebt geaccepteerd. Wijzig je cookieinstellingen en ververs (F5) vervolgens deze pagina, zodat je de video kunt bekijken.

Je kunt jouw voorkeuren wijzigen op http://www.kvk.nl/cookies.

Alle veelgestelde vragen over het UBO-register

Heb je na het lezen van deze informatie nog vragen? Bel de KVK UBO-lijn: 088 585 4585.

Redactie KVK
Redactie KVK

De KVK-redactie verzorgt en publiceert inspirerende informatieve artikelen voor ondernemers op KVK.nl, waaronder interviews en how to’s.

InspiratiePage
Veilig zakendoen