Bedrijfsgeheimen liggen op je bureau. Doe aan clean desk

De bedrijfsgeheimen liggen voor het oprapen. Namelijk op je bureau. Leg vertrouwelijke documenten of privacygevoelige informatie na gebruik weg. Met een cleandeskbeleid houd je je werkplek opgeruimd en veilig. Zo bescherm je je bedrijf.

In een koffiebar, in de trein, aan de keukentafel of gewoon op kantoor. Waar je ook werkt, één ding blijft hetzelfde: pas op voor mensen die je bedrijfsgegevens willen stelen. Zet clean desk in en houd dieven op afstand met deze tips. Dat kan zowel offline als online.

Wat is clean desk?

Het woord clean desk zegt het al: een schoon bureau. Erop liggen alleen de dingen die je gebruikt voor je werk. Een belangrijk onderdeel van clean desk is dat je vertrouwelijke informatie niet onbeheerd achterlaat. Klaar met werk? Ruim alles op.

Risico’s van een rommelig bureau

Wen aan het opruimen van je werkplek. Zowel op kantoor als thuis. Zo voorkom je diefstal van bedrijfsgegevens en ook dat anderen op je werk kunnen kijken. De dief is niet altijd iemand van buiten. Het kan ook een collega van een andere afdeling zijn. Bedenk ook dat iemand per ongeluk privacygevoelige informatie op je bureau ziet liggen. De schoonmaker die een doekje over je bureau haalt en onbedoeld de notulen van een vergadering ziet. Of als je thuiswerkt: je kind dat je notitieblok gebruikt als tekenpapier. De leerkracht hangt de tekening mét bedrijfsinformatie op in de klas. Als ondernemer moet je rekening houden met de AVG-regels. Het delen van persoonsgegevens is strafbaar, ook als je dat per ongeluk doet.

Houd informatie voor jezelf

Een database geopend op je beeldscherm of een blaadje met klantinformatie op je bureau. Je hebt het nodig voor je werk en denkt er niet bij na. Een crimineel is juist op zoek naar dit soort informatie. Laat niemand meekijken, houd de informatie voor jezelf.

Tim Bontan is eigenaar van grafisch ontwerpbureau Bijdevleet. Een ontwerp maken kan hij op verschillende plekken. Regelmatig klapt hij zijn laptop open in de voetbalkantine als zijn kinderen trainen. “Nog even snel iets afmaken kan goed daar. Mijn opdrachtgevers verwachten dat ik veilig met hun gegevens omga. Daarom open ik geen privacygevoelige documenten in een openbare ruimte.”

Opgeruimde werkplek

Met deze tips voor een clean desk verhoog je de veiligheid op je werkplek:

1. Vergrendel je pc als je even koffie haalt of naar de wc loopt. Of je nu in een café of op kantoor werkt. Die actie duurt maar één seconde.
2. Maak je werkplek aan het einde van de werkdag leeg. Werk je zo fijn aan de keukentafel waar je ’s avonds met je gezin eet? Ruim die toch elke dag op. Want ook thuis ben je verantwoordelijk voor het beschermen van bedrijfsinformatie.
3. Gebruik een schermfilter. Daardoor kunnen anderen niet meelezen op je scherm. De schermfilter is een folie die je op het beeldscherm van je laptop, tablet of smartphone plakt. Ideaal als je in een café of volle trein nog even moet werken.
4. Leg alle losse papieren en klantdossiers in een kast en sluit die af. Op een uitgeprinte factuur kunnen interessante gegevens staan voor een dief.
5. Veeg het whiteboard uit na een overleg. Voorkom hiermee dat rondlopende collega's, klanten, monteurs of schoonmakers toegang krijgen tot de informatie die alleen voor jou en je directe collega’s bestemd is.
6. Vernietig documenten als je ze niet meer gebruikt. Gooi ze in de papierversnipperaar of een afgesloten papiercontainer.

Digitale clean desk

Rondslingerende papieren zul je op het bureau van Bontan niet vinden. Hij maakt ontwerpen op de computer. Zijn werk staat in de cloud. Bontan slaat het wachtwoord ervan veilig op een in een digitale kluis. Ook dit hoort bij clean desk. Met deze tips zorg je ook digitaal voor een clean desk:

1. Houd wachtwoorden voor jezelf en vernieuw ze regelmatig. Hergebruik je wachtwoord niet. Maak gebruik van een wachtwoordmanager.
2. Gebruik multifactorauthenticatie. Dat is een van de belangrijkste maatregelen waarmee je voorkomt dat iemand anders toegang krijgt tot je account. Het werkt als een extra slot op je account. Inloggen doe je met een wachtwoord en met je vingerafdruk of een code die je via sms of een app ontvangt. Schakel dit in ieder geval in op je zakelijke e-mailaccount en je belangrijkste bedrijfsapplicaties.