Veilig zakendoen

Check regelmatig je registratie bij KVK

De registratie van je onderneming in het Handelsregister bij KVK moet overeenkomen met de feitelijke situatie. Gegevens zoals het zaakadres, de bedrijfsactiviteiten, de tekenbevoegde personen en de handels- en domeinnamen moeten kloppen. Foute of oude informatie kan problemen opleveren voor de ondernemer, of voor zijn klanten en leveranciers. Check daarom regelmatig je registratie en geef wijzigingen door aan KVK.

Het Handelsregister is de basisregistratie waarin alle bedrijven en rechtspersonen verplicht ingeschreven staan. Zo heb je actuele informatie en rechtszekerheid bij het zakendoen. In het Handelsregister zie je met wie je te maken hebt, wie tekenbevoegd is en of er misschien sprake is van een faillissement.

Openbaar

Het Handelsregister van KVK is een openbaar register dat jaarlijks miljoenen keren geraadpleegd wordt door ondernemers, bijvoorbeeld via een uittreksel of via de KVK-App. Overheden gebruiken de gegevens uit het Handelsregister ook, bijvoorbeeld voor het beoordelen van de aanvraag voor een vergunning of een subsidie door een bedrijf.

Rechtszekerheid

Klanten, leveranciers en overheden moeten kunnen vertrouwen op wat in het register staat. Als een bedrijf wijzigingen niet heeft doorgegeven, dan geldt juridisch toch wat in het Handelsregister staat. Het is dus belangrijk dat je de gegevens van je bedrijf in het Handelsregister actueel houdt. Foute of oude informatie kan problemen opleveren met bijvoorbeeld aansprakelijkheid. Verkeerde gegevens kunnen ook nieuwe klanten of leveranciers in verwarring brengen. Geef wijzigingen daarom direct door.

Zo wijzig je je registratie

Via Mijn eenmanszaak check én wijzig je gegevens van je eenmanszaak direct. Daar log je in met je DigID. Ook wijzigingen voor andere rechtsvormen zoals vof of bv meld je online bij KVK.

KVK helpt mee

Ook KVK checkt regelmatig de informatie in het Handelsregister. Als KVK het vermoeden heeft dat de bedrijfsregistratie niet compleet of verouderd is, neemt KVK contact op met het bedrijf. Dit kan op verschillende manieren: per e-mail, brief of telefoon.

Gegevens

Hieronder leggen we uit welke gegevens er in het Handelsregister staan, waarom dat zo is en wat je daarmee kunt.

1. Bedrijfsactiviteiten

Een beschrijving van de bedrijfsactiviteiten is een complete weergave van wat je bedrijf doet. De ondernemer is zelf verantwoordelijk voor de tekst van deze beschrijving, bijvoorbeeld “groothandel in keukens en keukenapparatuur, advisering van keukeninrichting”. KVK codeert deze activiteiten via de Standaard Bedrijfsindeling (SBI).

Waarom?

De juiste registratie van de activiteiten van je onderneming is belangrijk voor je klanten, je leveranciers, je bedrijfsverzekeringen en voor bijvoorbeeld de CAO- en pensioenafspraken die je moet volgen. Instanties zoals het CBS, NVWA, Belastingdienst en gemeente gebruiken de SBI-code van je hoofdactiviteit om je onderneming in te delen in een branche. Als deze SBI-code klopt, krijg je de subsidie, de regelgeving of de ondersteuning die bij jouw situatie past.

2. Vestiging

Huur je een extra pand of verhuist je onderneming? Geef deze wijziging dan door aan KVK. Als het om een adres gaat dat niet je privéadres is, moet je met bijvoorbeeld een huurovereenkomst en/of schriftelijke toestemming van de pandeigenaar aantonen dat je jouw bedrijf op dat adres mag registreren.

Waarom?

Zonder registratie is je onderneming voor anderen niet vindbaar op dat adres. De registratie van je bedrijf op het adres heb je nodig voor het aanvragen van vergunningen bij de gemeente. Bijvoorbeeld voor je parkeerplaats, terras of verbouwing. Ook heb je de registratie van je vestiging nodig wanneer je gebruik wilt maken van regelingen, zoals voor corona.

3. Tekenbevoegdheid

Wie vertegenwoordigt jouw onderneming? Wie mag er namens je bedrijf rechtshandelingen uitvoeren en heeft daarmee volmacht om bepaalde documenten of contracten te ondertekenen? Komt dit overeen met wie er volgens de registratie bij KVK voor jouw onderneming tekenbevoegd zijn? En beschikken deze mensen over de volmacht die bij hun functie past? Zo kan een medewerker export bijvoorbeeld alleen bevoegdheid hebben om exportformulieren te ondertekenen. Nieuwe gevolmachtigden maken een afspraak bij KVK voor identificatie.

Waarom?

Als iemand documenten ondertekent namens een bedrijf zonder dat hij bevoegd is, dan is dit niet rechtsgeldig. Als de ondertekenaar dit namens jouw bedrijf bewust doet, kun je hem persoonlijk aansprakelijk stellen. Als jouw contract niet rechtsgeldig ondertekend is, kan de klant of leverancier misschien onder het contract uit. Check daarom of de persoon met deze bevoegdheid geregistreerd staat. Denk hierbij ook na over wie zaken kan regelen als die persoon op zakenreis is of uitvalt door ziekte.

4. Handelsnaam

Je onderneming kan naast de bedrijfsnaam ook andere handelsnamen gebruiken. Per handelsnaam kun je dan een aparte marketing voor bepaalde producten, diensten en klantgroepen ontwikkelen. Je kunt al je handelsnamen en domeinnamen in het Handelsregister registreren.

Waarom?

Iedereen kan in het Handelsregister gemakkelijk handelsnamen of websites vinden en achterhalen welk bedrijf daarbij hoort. Zo kunnen personen die contact hebben met een nep-aanbieder die jouw naam misbruikt, snel het echte bedrijf vinden en je gegevens checken, zoals websites, adresgegevens en contactpersonen. Daarnaast kunnen startende ondernemers die een bedrijfsnaam zoeken in het Handelsregister zelf zien of hun favoriete naam nog vrij is.

5. Werkzame personen

Per onderneming is het aantal werkzame personen geregistreerd in het Handelsregister. De werkzame personen bestaan uit de meewerkende eigenaren, vennoten en werknemers.

Waarom?

Regelingen voor bijvoorbeeld subsidies, deponering van jaarrekeningen of de verplichting voor een ondernemingsraad zijn gebaseerd op het aantal werkzame personen. Veel bv’s registreren bij de start ‘0 of 1 werkzame persoon’. Zo’n kleine bv is inmiddels misschien al een mkb-bedrijf met tientallen medewerkers. Wie het Handelsregister raadpleegt, kan gaan twijfelen of dit wel echt het bedrijf is waar hij contact mee heeft. Neem daarom elk jaar even de tijd om het aantal werkzame personen in je registratie te controleren en zo nodig te actualiseren.

6. Wat nog meer? WAADI, UBO

Het Handelsregister bevat nog meer gegevens die je regelmatig moet nakijken. Neem als je je registratie checkt ook andere zaken mee: telefoonnummer, e-mailadres, wel/geen non-mailing-indicator. Leen je personeel uit? Denk dan aan WAADI-registratie. Sinds 2020 is voor veel bedrijven ook de UBO-registratie erbij gekomen.

Strijd tegen nepbedrijven

Een juiste registratie zorgt ervoor dat zakenpartners veilig zaken kunnen doen. Voordat je met iemand samenwerkt, wil je meer weten over het bedrijf en de persoon. Het zakendoen gebeurt steeds meer digitaal op afstand. Criminelen spelen hierop in met nepwebsites, e-mailspoofing en zakelijke identiteitsfraude. Om de kans op fraude te verkleinen is het belangrijk dat anderen ook van jouw bedrijf alle zaakadressen, tekenbevoegde personen en de gebruikte handels- en domeinnamen kunnen vinden. Zo kunnen leveranciers en klanten controleren of ze met het juiste bedrijf en de juiste personen zakendoen.

100 jaar zekerheid

De Handelsregisterwet is in 1921 ingesteld. Dat is dit jaar precies 100 jaar geleden. Het Handelsregister zorgt voor een actuele registratie, waarbij iedereen, met rechtszekerheid, gegevens van bedrijven en organisaties kan inzien. Vanaf 2021 zijn overheden en instanties verplicht om elkaars actuele basisregistraties te raadplegen en om het bij de registerhouder te melden als iets niet klopt.

Onjuistheden in gegevens van anderen?

Denk je dat de registratie van een bedrijf of organisatie in het Handelsregister niet klopt, bijvoorbeeld omdat je post retour kreeg? Geef dit dan via dit formulier door aan KVK.

Bel voor persoonlijk advies over je bedrijf het KVK-adviesteam.
Paul Geertman

KVK-adviseur die ondernemers helpt bij keuzes. Van het starten van een bedrijf tot internationaal zakendoen. Schrijft artikelen over veilig zakendoen. Deelt informatie over ondernemen, regelgeving en over kansen in een regio of branche.

InspiratiePage