Cybersecurity

Een back-up maken doe je zo

Plots werkt je netwerk of computer niet meer. Welk werk kan dan nog doorgaan, wat valt stil? Hoe lang ben je buiten bedrijf? Het belang van een back-up voel je pas écht als je computer niet werkt, of als je data kwijt bent. 5 tips over hoe je als ondernemer of bedrijf omgaat met back-ups.

Er zijn verschillende situaties waarin je een back-up nodig hebt. Bijvoorbeeld wanneer een harde schijf of andere hardware crasht en niet meer functioneert. Of bij een brand of inbraak die de kantoorruimte vernielt waar de netwerkcomputer én de back-up staan. Je kunt slachtoffer zijn van cybercrime, waarbij een crimineel je systeem op slot zet met ransomware. Een medewerker kan bestanden wissen, die je een paar maanden later toch nog nodig hebt. Gebruik deze tips voor een gebruiksvriendelijk en veilig back-up systeem.

1. Let op gebruiksgemak en risico’s

Met een online back-up systeem, kun je na een computercrash je data en programma’s weer snel terugvinden. Maar bij incidenten als diefstal, brand of cybercrime is ook een fysieke back-up verstandig. Mark Kolk, directeur van Quality ICT B.V. legt uit wat het voordeel en het nadeel van een online back-up is: “Met online back-up software maak je gemakkelijk automatisch een kopie van de totale server en data. Vaak is dit voldoende voor een kleiner bedrijf. Het nadeel van zo’n back-up systeem in de cloud, is dat bij een grote hoeveelheid data de terugleesactie langer duurt vanwege de internetverbinding. Het terugzetten van een groot systeem werkt vanuit een lokale back-up opslag sneller. Bij brand- en inbraakrisico’s is het verstandig om ook een fysieke back-up buiten het pand te bewaren.”

2. Denk na over hoe vaak en hoe lang je bewaart

Hoe vaak maak je een volledige back-up? Doe je dat iedere week, of iedere maand? Tijdens het werken wijzig je bestanden. Bedenk of je ook direct een back-up wilt van die wijzigingen. En hoe lang wil je al die data bewaren? Kolk vertelt waar je aan moet denken: “Hoe je omgaat met je opslag van back-up bestanden is per bedrijf verschillend. Welke data zijn belangrijk en hoe ziet je archiefstructuur eruit? Moeten deze data inzichtelijk en direct toegankelijk blijven, of kan hier een aantal dagen overheen gaan? Wanneer je meerdere versies van data bewaart, is de benodigde opslag groter.” Bedenk wat voor jou belangrijk is om bij een incident aan digitale informatie terug te vinden.

3. Maak afspraken over toegang tot back-ups

Niet alle medewerkers hebben toegang tot alle data in je netwerk. Je wilt dan ook niet dat iedere medewerker jouw volledige back-up kan lezen. Kolk adviseert: “Er moet een paar medewerkers of een afdeling verantwoordelijk zijn voor het back-upproces. De back-up wordt meestal gemaakt van alle data, dit is meer dan een standaard medewerker mag inzien. Belangrijk is daarom om externe opslag te versleutelen. Periodiek moet je testen of de back-up makkelijk is terug te lezen. Daarnaast kun je dagelijks, automatisch met een verificatietest de conditie van het back-up systeem meten.”

4. Corona: Let ook op back-up voor de thuiswerkers

Sinds de Corona-crisis werken veel medewerkers thuis met een eigen laptop of die van het werk. Hoe zorg je dan voor digitaal veilig werken en gestructureerde back-ups? Kolk vertelt over de praktijk: “Tegenwoordig zien we dat bedrijven meestal data centraal opslaan op een server of in de cloud en dat zo min mogelijk data lokaal wordt beheerd. Daarmee kun je steeds vanuit huis, kantoor of onderweg bij je bestanden, zonder dat je lokaal opslaat. Zeker nu veel medewerkers thuis werken, is het handig en veilig om de digitale informatie centraal op te slaan. Moderne software kan vaak gelijktijdig ook een extra kopie in de cloud opslaan.”

5. Maak afspraken met je IT-dienstverlener

Zet op een rij wat je verwacht van je back-ups, en bespreek dit met je IT-dienstverlener. Hierbij gaat het om het totale plaatje: gebruiksgemak, rechtenbeheer, flexibiliteit, cyberveiligheid en back-upstrategie. Bespreek ook wat je verwacht van je IT-dienstverlener als er een incident is. Hoe snel gaat hij aan de slag, en wat gaat hij doen? Leg dit allemaal vast in een contract of een service-abonnement. En laat je systeem regelmatig op cyberveiligheid testen door een onafhankelijke expert, die zogenaamde pentests ofwel penetratietesten uitvoert. Wil je meer informatie en tips? Het Digital Trust Center geeft back-up advies.

Ontdek wat de risico's zijn van digitaal ondernemen en hoe je dit veilig aanpakt, op onze pagina Cybersecurity.
Paul Geertman

KVK-adviseur die ondernemers helpt bij keuzes. Van het starten van een bedrijf tot internationaal zakendoen. Schrijft artikelen over veilig zakendoen. Deelt informatie over ondernemen, regelgeving en over kansen in een regio of branche.

InspiratiePage