Fraude

Fraude door eigen personeel

Diefstal op de werkvloer, bedrog of corruptie, veel ondernemers hebben er mee te maken. Je verkleint de kans op interne-criminaliteit door alert te zijn en het onderwerp met je personeel te bespreken. Lees de tips wat je kunt doen om fraude door medewerkers te voorkomen of op te sporen.

Wanneer spreken we over fraude op het werk?

Interne fraude is het best te omschrijven als diefstal van de baas en het plegen van bedrog door werknemers. Er zijn 4 categorieën:

Diefstal of verduistering

Je personeel neemt producten, klanten of goederen mee zonder toestemming of gaat onafgesproken met (gepatenteerde) bedrijfskennis aan de haal.

Corruptie

Medewerkers rommelen met de boekhouding, kopiëren bedrijfsgegevens of laten die uitlekken. Ze gebruiken oneigenlijk het bedrijfsmerk, de handelsnaam of identiteit of houden bewust potentiële leads achter.

Administratieve fraude

Werknemers dienen valse kosten- of urendeclaraties in, melden zich oneigenlijk ziek of spijbelen van het werk. Medewerkers kunnen ook een concurrentiebeding omzeilen en voor eigen belang actief zijn in de markt.

Online bedreiging

Bij veel datalekken en hacks is personeel betrokken. Meestal komt dat door slordigheid, bijvoorbeeld het kiezen van een zwak wachtwoord. Maar het kan ook gebeuren dat een werknemer expres gevoelige informatie deelt met kwaadwillenden.

Wat kun je doen om interne fraude te voorkomen?

Stel een huishoudelijk reglement op

Het is heel gebruikelijk om met een huishoudelijk reglement te werken. Daarin kun je samen met je medewerkers bepalen hoe jullie met elkaar omgaan en wat jullie doen als er een vermoeden is van fraude. Laat het huishoudelijk reglement ondertekenen bij indiensttreding. En geef zelf altijd het goede voorbeeld.

Bespreek het regelmatig met je personeel

Zorg dat het onderwerp personeelsfraude niet in de taboesfeer blijft. Laat het onderwerp regelmatig terugkomen in het werkoverleg. Neem bijvoorbeeld de regels en procedures door en probeer een sfeer te creëren waarbij collega's elkaar aanspreken op afwijkend gedrag.

Breng je personeel niet in verleiding

Bekijk je bedrijfsprocessen eens door de ogen van een medewerker. Zijn er veel verleidingen om te frauderen? Het kan zijn dat je veel spullen onbeheerd laat liggen in je magazijn, nooit een ziekmelding controleert of geen duidelijke afspraken over een concurrentiebeding hebt gemaakt. Maak duidelijk wat je verwacht van je personeel.

Sta open voor fraudemeldingen

Betrokken medewerkers zijn minder snel geneigd om te frauderen. Je kent niet altijd de oorzaak van fraude en je kunt ook niet alles zien. Onderling vertrouwen is nodig om je te helpen bij het opsporen en voorkomen van fraude. Wacht niet totdat het te laat is, maar stel je open op en wees bereikbaar als iemand een vermoeden of verdenking wil delen. Bespreek regelmatig de spelregels en/of huishoudelijk reglement. Bij meer dan 50 medewerkers moet je een klokkenluidersregeling hebben.

Wees alert op fraudesignalen

Dat je personeel fraudeert heeft een oorzaak. Persoonlijke omstandigheden van een medewerker, zoals geldproblemen of groepsdruk, zijn regelmatig aanleiding tot fraude. Het kan ook zijn dat je te maken hebt met rancunes; er zijn conflicten of het vertrouwen in het bedrijf is weg. Werknemers die frauduleus handelen, zijn niet gemakkelijk te traceren. Er zijn wel signalen, zoals:

  • Smoezen verzinnen of plotseling vertrek van een medewerker zonder specifieke reden.
  • Iemand is er altijd als eerste en gaat als laatste weg.
  • Opvallend vaste patronen in pauzes.
  • Niet houden aan regels en procedures.
  • Een levensstijl van een medewerker die niet overeenkomt met zijn inkomen.
  • Bewust werken zonder collega’s die mee kunnen kijken, of altijd met dezelfde collega.
  • Veelvuldig onduidelijkheden in de urendeclaraties, administratie of activiteiten of juist nooit een fout.
  • Verstopte goederen in de personeelsruimte of kluisjes.

Let op je gevoelige bedrijfsgegevens

Houd in de gaten wie toegang heeft tot jouw gevoelige bedrijfsinformatie. Om het risico op lekken te beperken, is het verstandig om personeel of leveranciers alleen toegang te geven tot informatie die zij écht nodig hebben voor hun werk. Zorg dat tijdelijke toegang tot gegevens ook tijdelijk is. En kijk of jouw IT-systeem meldingen kan geven bij ongebruikelijk dataverkeer, zoals mails met grote bijlagen.

Onderneem actie bij vermoeden van fraude

Je kunt niet zomaar iemand beschuldigen van diefstal, fraude of bedrog. Je mag bijvoorbeeld niet zomaar e-mails doorzoeken, spullen bekijken of video opnames maken. Dit moet aangekondigd zijn en soms zelfs met medeweten van de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging. Naast vermoedens en verdenkingen heb je echt bewijzen en feiten nodig, voordat je fraude kunt vaststellen. Maak aan alle werknemers duidelijk wat de stappen zijn bij vermoedens, verdenking en vaststelling van interne fraude. Door zelf alert te zijn kun je signalen herkennen die mogelijk op fraude wijzen. Controle van je personeel is niet verboden. Maar je moet daarbij wel rekening houden met de privacy van je werknemers. Je mag daarom je personeel niet zomaar de hele dag volgen en moet je voldoen aan de Wet bescherming persoonsgegevens.

5 tips bij verdenking van fraude

1. Doe onderzoek

Ga op zoek naar bewijzen, voer controles uit, kondig een audit aan of doe observaties. Soms kun je beter de hulp inroepen van specialisten zoals een recherchebureau of de politie.

2. Organiseer een teambespreking

Bespreek je vermoedens in een teamoverleg en vraag om een reactie. Soms stopt het wangedrag spontaan. Niet alle fraudezaken worden opgelost.

3. Geef een waarschuwing

Spreek je werknemer aan op zijn (wan)gedrag. Het is verstandig reacties, opmerkingen, gemaakte afspraken of getuigenissen op papier te zetten en te laten ondertekenen door de betreffende werknemer.

4. Eis een boete of schadevergoeding

Als je in het arbeidscontract een boeteclausule bij bedrijfsfraude hebt opgenomen, kun je een boete opleggen. Je kunt ook een schadevergoeding eisen via een strafproces of civielrechtelijke vordering.

5. Onderzoek de mogelijkheid voor ontslag

Wanneer de arbeidsverhouding door interne criminaliteit zo sterk verstoord is, dat je niet meer verder kunt dan kun je overgaan tot een ontslagprocedure.

Op de website van het Centrum voor Criminaliteitspreventie en Veiligheid vind je meer informatie en tips over het voorkomen van interne criminaliteit.

Wil je meer weten over de maatregelen die je kunt nemen en het herkennen van bedrijfsfraudeurs en internetcriminelen? Lees alles over fraude.
Jan van der Beek

Als KVK-adviseur informeer ik ondernemers over (duurzame) bedrijfshuisvesting, fraudepreventie en wet- en regelgeving. Ik heb kennis van data-analyse en een brede belangstelling voor regionale economische ontwikkelingen.

InspiratiePage