Fraude

Een spookfactuur: trap er niet in

Vroeg of laat ontvangt iedere ondernemer wel een keer een neppe factuur, oftewel een spookfactuur. Dat is een factuur waar je na betaling niets voor terugkrijgt. Oplichters verdienen daaraan en jij ziet je geld niet meer terug. Hoe herken je zo'n valse factuur?

Een spookfactuur is een factuur of nota voor niet geleverde diensten en producten. Fraudeurs sturen je zo’n neppe factuur in de hoop dat je niet oplet en toch betaalt. Je krijgt bijvoorbeeld de rekening van een product dat je vaak bestelt. Maar deze keer is niet je vaste leverancier maar een fraudeur de afzender. Je betaalt en ontvangt de goederen nooit.

Aanbieding of nepfactuur?

Vraag bij twijfel aan de afzender waarom je een factuur hebt ontvangen. Zonder bewijs dat je opdracht hebt gegeven voor het leveren van een product of dienst, ben je nooit verplicht te betalen. Er zijn 2 soorten spookfacturen:

Een aanbieding die qua lay-out lijkt op een factuur

Uit de kleine lettertjes blijkt dat het gaat om een aanbieding. In dit geval hoef je dus niet te betalen en hoef je ook geen verdere maatregelen te nemen.

Een factuur zonder tegenprestatie

Je ontvangt de nota zonder dat je opdracht hebt gegeven tot levering van goederen of een dienst. Het kan zijn dat er sprake is van een administratieve vergissing of oplichting.

Zo herken je een spookfactuur

Spookfacturen zijn vaak lastig te onderscheiden van echte facturen. Waar moet je op letten bij het beoordelen van een factuur, om te voorkomen dat je een spookfactuur betaalt?

Klein bedrag

Bij spookfacturen gaat het vaak om relatief kleine bedragen. De fraudeur gaat er vanuit dat je facturen met kleine bedragen niet uitvoerig controleert.

Afzender

Wie is de afzender van de factuur? Ga na of je de afgelopen tijd wat hebt besteld bij deze afzender. Zoek de afzender op in het Handelsregister of op internet. Neem bij twijfel altijd contact op met de afzender.

Aanhef

Aan wie is de factuur gericht? Bij een spookfactuur wordt vaak een algemene aanhef gebruikt en is de factuur niet aan een persoon gericht.

Kleine lettertjes

Spookfacturen herken je vaak aan de kleine lettertjes. Er staat bijvoorbeeld: 'Dit is een aanbieding, geen factuur' of je komt het woord ‘offerte’ tegen. Bijvoorbeeld: 'Indien je met deze offerte akkoord gaat...'.

Controleer ordernummer

Check het order- en/of factuurnummer op de factuur. Controleer in je administratie of je een inkooporder of orderbevestiging vindt die hoort bij de factuur.

Controleer rekeningnummer

Controleer of het bankrekeningnummer op de factuur voorkomt in je administratie. Fraudeurs maken vaak gebruik van buitenlandse bankrekeningen, wees daar alert op.

Controleer e-mailadres

Controleer goed vanaf welk e-mailadres de factuur is verzonden en of deze de juiste domeinnaam bevat. Fraudeurs gebruiken vaak domeinnamen die erg lijken op een echte bedrijfsnaam. Ze gebruiken bijvoorbeeld een afgeleide versie van het origineel, zoals ‘kvk@account.nl’ in plaat van het juiste e-mailadres ‘account@kvk.nl’. Check daarom de domeinnaam in het e-mailadres, oftewel het gedeelte dat achter het @-teken staat. Kijk of de domeinnaam overeenkomt met het websiteadres. Een andere veel gebruikte manier om valse e-mails te verspreiden is het vervangen van letters uit de domeinnaam door cijfers. Zo valt het vaak niet op wanneer je bijvoorbeeld het cijfer 1 en de letter ‘l’ in een e-mailadres verwisseld.

Doe aangifte

Het versturen van een spookfactuur is een vorm van acquisitiefraude en is strafbaar. Maak er melding van bij de Fraudehelpdesk en doe aangifte bij de politie.

Factuur van KVK

Heb je een factuur van KVK ontvangen en wil je weten of deze klopt? Controleer het hier.

Wil je meer weten over de maatregelen die je kunt nemen en het herkennen van oplichters? Lees alles over het voorkomen van fraude.
Jan van der Beek

Als KVK-adviseur informeer ik ondernemers over (duurzame) bedrijfshuisvesting, fraudepreventie en wet- en regelgeving. Ik heb kennis van data-analyse en een brede belangstelling voor regionale economische ontwikkelingen.

InspiratiePage