Fraude

Voorkom dat oplichters je bedrijfsnaam stelen

Heb je te maken met een fraudeur die namens jouw bedrijf aan- en verkopen doet, valse facturen verstuurt, kredieten opvraagt, of zich op social media voordoet als jouw bedrijf? Dan ben je slachtoffer van zakelijke identiteitsfraude, één van de snelst groeiende fraudesoorten in het bedrijfsleven. Hoe voorkom je dat een oplichter je zakelijke identiteit steelt?

Bij zakelijke identiteitsfraude handelen fraudeurs uit naam van jouw bedrijf. De oplichters gebruiken hiervoor de informatie die ze op internet over je bedrijf vinden. Ook via het stelen van vertrouwelijke papieren documenten of een datalek komen oplichters aan gegevens over je zakelijke identiteit.

Zakelijke identiteitsfraude voorkomen

Bescherm je bedrijf tegen zakelijke identiteitsfraude. De belangrijkste maatregelen die je kunt nemen:

  • Stel een google-alert in op je bedrijfsnaam. Dan krijg je automatisch bericht als iemand je bedrijfsnaam noemt op internet. Zo zie je meteen wanneer een fraudeur een site aanmaakt onder jouw naam.
  • Ga zorgvuldig om met bedrijfs- en persoonsgegevens.
  • Informeer je personeel over frauderisico’s zoals het delen van vertrouwelijke bedrijfsgegevens.
  • Stel een ICT-beleid op met duidelijke procedures en controles voor het opslaan en verwerken van gegevens.
  • Bewaar vertrouwelijke documenten op een veilige plek, bijvoorbeeld in een kluis, en laat ze nooit rondslingeren in prullenbakken of overlegruimten.
  • Vernietig oude documenten met een papiervernietiger.
  • Controleer de identiteit van je klanten en personeel.

Wordt je identiteit misbruikt?

Als iemand zich op social media voordoet als jouw bedrijf, kun je dat rapporteren. Social mediaplatforms als Facebook, Twitter, Instagram en LinkedIn hebben hiervoor een speciale pagina op hun website. Zij zullen je melding onderzoeken en het nep-account blokkeren of verwijderen.

Misbruikt een nepwebsite je bedrijfsnaam? Dan zijn er 2 acties die je kunt ondernemen:

  1. Controleer wie de site beheert op whois.com. Vraag vervolgens de beheerder van de domeinnaam om de site offline te halen. Volg hiervoor de stappen van de ‘notice-and-take-down procedure’.
  2. Misbruik van je bedrijfsnaam is strafbaar. Doe daarom aangifte bij de politie.

Voorbeelden

Een oplichter kan je bedrijfsnaam op verschillende manieren misbruiken. Dit zijn 2 veelvoorkomende voorbeelden:

Neppe webshop

Een neppe webshop verkoopt onder jouw bedrijfsnaam zogenaamd producten als babymelk, schoonmaakmiddelen of kopieerpapier. De nietsvermoedende koper betaalt voor een product maar de criminele verkoper levert niets. Vervolgens krijg jij de boze telefoontjes van klanten die denken dat ze iets van jouw bedrijf hebben gekocht.

Factuurfraude

Oplichters kunnen ook de zakelijke identiteit van je vaste leverancier misbruiken en jou een factuur sturen. Een fraudeur heeft de originele factuur onderschept en alleen het rekeningnummer gewijzigd. Nietsvermoedend betaal jij deze nepfactuur. Het geld gaat niet naar je leverancier maar komt op de rekening van de fraudeur. Deze vorm van zakelijke identiteitsfraude heet ook wel factuurfraude. Soms stuurt een oplichter je een factuur uit naam van je vaste leverancier terwijl je niets hebt besteld. Dat heet een spookfactuur.

Met deze tips bescherm je jezelf tegen factuurfraude:

  • Ontvang je een factuur? Vergelijk het rekeningnummer op de factuur met je eigen administratie.
  • Zorg voor een gestructureerd inkoopbeleid, werk met inkoopnummers en ordernummers.
  • Vertrouw je de factuur niet? Controleer de betaling door de opdrachtgever te bellen.
  • Wees alert op zogenaamde spoedbetalingen waarbij je afwijkt van normale procedures.

Controleer je zakenpartner

Bij KVK kun je 24/7 controleren met wie je zakendoet. Check bijvoorbeeld wie mag tekenen namens een bedrijf en of er misschien sprake is van een faillissement. In het Handelsregister staan alle bedrijven, rechtspersonen en andere organisaties die deelnemen aan het economisch verkeer. Je kunt via de zoekfunctie informatie opvragen over bedrijven. Doe je zaken met het buitenland? Controleer je zakenpartner dan in de buitenlandse handelsregisters.

Zakendoen met KVK

Wees alert op facturen die je van KVK ontvangt. Er zijn oplichters die nepfacturen uit naam van KVK versturen. Heb je een factuur van KVK ontvangen? Controleer dan of deze klopt. Ook zijn er oplichters die zogenaamd online ‘Handelsregister uittreksels’ aanbieden. Trap hier niet in. Officiële uittreksels uit het Handelsregister zijn alleen aan te vragen via KVK.nl, nooit via externe websites.

Hoe bescherm je je bedrijf tegen oplichters? Lees alles over fraude.
Jan van der Beek

Als KVK-adviseur informeer ik ondernemers over (duurzame) bedrijfshuisvesting, fraudepreventie en wet- en regelgeving. Ik heb kennis van data-analyse en een brede belangstelling voor regionale economische ontwikkelingen.

InspiratiePage
Veilig zakendoen