Goed voorbereid op een calamiteit

Hoe blijf je overeind als je bedrijf wordt getroffen door een calamiteit, zoals een brand, pandemie of een stroomstoring? Met een bedrijfscontinuïteitsplan denk je hier van tevoren over na. Dit biedt houvast als je in een noodsituatie beslissingen moet nemen.

Door calamiteiten kunnen belangrijke processen of mensen uitvallen. Je onderneming of delen ervan komen misschien voor langere tijd stil te liggen. Dit heeft grote gevolgen voor je klanten, je personeel en jouw inkomen. Veel ondernemers denken hier wel eens over na, maar een concreet plan ontbreekt. Bereid je zo goed mogelijk voor op het onverwachte en maak een bedrijfscontinuïteitsplan (BCP).

Wat is een bedrijfscontinuïteitsplan?

Met een bedrijfscontinuïteitsplan (BCP) minimaliseer je de schade als gevolg van een ramp of calamiteit. Je brengt vitale processen en bedrijfsonderdelen en waar deze van afhankelijk zijn in kaart. In het plan staat wat je moet doen als deze onderdelen worden getroffen. Bijvoorbeeld hoe je na een crisissituatie verder gaat als je een deel van je personeel mist, geen toegang tot je gebouw hebt of je ICT uitvalt.

Bedrijfscontinuïteitsplan is geen calamiteitenplan

Een BCP is niet hetzelfde als een calamiteitenplan. Een calamiteitenplan, ook wel BHV-plan of bedrijfsnoodplan genoemd, gaat over wat je direct tijdens en vlak na een calamiteit moet doen. En hoe je mensen en bedrijfsmiddelen in veiligheid brengt. Een calamiteitenplan is niet wettelijk verplicht, maar om de Bedrijfshulpverlening (BHV) in jouw bedrijf goed te regelen is het plan belangrijk. Als je een brandmeldcentrale (BMC) in je bedrijfspand hebt, moet je daarnaast een ontruimingsplan hebben. Daarin staat hoe een ontruiming veilig moet gebeuren.

Het BCP gaat dus niet om de calamiteit zelf, maar om hoe je reageert op de gevolgen van de calamiteit.

Neem preventieve maatregelen

Met preventieve maatregelen verklein je de risico’s op rampen. Met een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) breng je de risico’s op gezondheidsproblemen en ongelukken in je bedrijf in kaart. Het RI&I is het uitgangspunt van je arbobeleid. Als je personeel hebt is een RI&E verplicht.

Waarom een BCP?

Wat is van belang voor het voortbestaan van jouw bedrijf? Dat is waar het om draait in het BCP. Het goed op een rij hebben van belangrijke informatie biedt houvast als je onder grote druk beslissingen moet nemen. Het BCP moet altijd – geprint - klaarliggen op verschillende plekken, thuis en in je bedrijfspand, want elektronische documenten zijn tijdens een calamiteit vaak niet voorhanden. Reputatie, betrouwbaarheid, klantenservice en kennis: het zijn immateriële zaken van onschatbare waarde die niet door verzekeringen worden gedekt. Juist die kun je met een BCP veiligstellen. 

Voorkom reputatieschade

Reputatieschade wordt, na economische achteruitgang, ook wel het grootste risico voor bedrijven genoemd. Denk van tevoren na hoe je eventuele reputatieschade kunt beperken. Weet wie je belangrijkste klanten zijn, hoe snel je ze kunt bereiken en via welke kanalen. Leg een voorraad teksten aan met interessante content over je bedrijf. Dit is een belangrijke voorzorgsmaatregel om je (online) reputatie te managen. Je kunt dan direct schakelen wanneer je op een negatieve wijze in de pers verschijnt. Lees meer tips om reputatieschade te voorkomen.
 

Hoe maak je een bedrijfscontinuïteitsplan?

Om goed voorbereid te zijn op een calamiteit, doe je er goed aan de gevolgen voor de continuïteit voor jouw bedrijf in beeld te brengen. Het gaat hier bijvoorbeeld om zaken zoals productiedata, klantgegevens, contactgegevens van personeel, vergunningen en andere relevante informatie. Ook de preventieve maatregelen om de risico’s te verminderen leg je vast. Hoe voorkom je bijvoorbeeld dat je belangrijke (klant)data verliest en dat je personeel niet kan werken? Natuurlijk maak je regelmatig back-ups van je computerbestanden. Maar hoe vaak doe je dit, waar staat het en wordt de data ook gedupliceerd? Om brand te voorkomen moet je elektrische installaties en elektrische apparaten regelmatig laten controleren. Heb je hierover goede afspraken gemaakt met je installateur? Elke crisissituatie is anders. Beperk je daarom bij het opstellen van een BCP tot de hoofdlijnen. Focus je op de onderwerpen en gevolgen die zich voor zouden kunnen doen bij een crisis.

Checklist opstellen BCP

Onderstaande vragen helpen je bij het opstellen van een BCP voor jouw bedrijf.

Kosten en verzekeringen

• Hoe hoog zijn de vaste kosten in de periode dat je gedwongen gesloten bent?
• Welke kosten zijn dit?
• Hoe lang kan je bedrijf overleven zonder inkomsten?
• Is je bedrijf goed verzekerd? Check je verzekeringspolissen.
• Heb je je ondernemersrisico zo veel mogelijk afgedekt?

Personeel

• Hoe afhankelijk is jouw bedrijf van bepaalde personeelsleden?
• Welke medewerkers en functies zijn dit?

Klanten

• Hoe afhankelijk is je bedrijf van bepaalde klanten en/of leveranciers?
• Welke klanten of leveranciers zijn dit?

Communicatie

• Hoe communiceer je over gevolgen van de ramp naar klanten, medewerkers en de media?

ICT

• Hoe is je administratie en andere belangrijke digitale data beveiligd?
• Hoe snel kan je ICT-netwerk weer worden gebruikt?

Herstart

• Is voorzetting van je bedrijf op de huidige locatie mogelijk?
• Is voorzetting van je bedrijf in de directe omgeving mogelijk?
• Hoeveel tijd heb je nodig voor het herstel? Wanneer kun je herstarten?
• Welke voorzieningen heb je minimaal nodig bij een herstart op een andere bedrijfslocatie?
• Welke zaken moet je met de overheid regelen? Denk aan vergunningen en het bestemmingsplan.