Veilig zakendoen

Controleer altijd of je zakenpartner tekenbevoegd is

Zakendoen gaat op basis van vertrouwen en afspraken. Om je onderneming te laten groeien en om in te spelen op nieuwe kansen, leg je veel contacten. Hoe weet je zeker dat iemand betrouwbaar is en bevoegd om namens een bedrijf te handelen? Je controleert het in het KVK Handelsregister.

Controleer altijd de identiteit en de tekenbevoegdheid van je Nederlandse zakenpartner in het KVK Handelsregister voor je een overeenkomst sluit of grote aankoop of levering doet. Je wilt niet verrast worden doordat een overtuigende online aanbieder achteraf helemaal geen bedrijf blijkt te hebben, of doordat deze niet bekend is bij het bedrijf waar die zogenaamd werkt. Dit zijn vormen van zakelijke identiteitsfraude

Wat is tekenbevoegdheid?

Mensen die tekenbevoegd zijn, mogen namens een onderneming bepaalde rechtshandelingen uitvoeren, zoals het ondertekenen van afspraken over samenwerking of het aannemen van personeel. Ook mogen zij grote aankopen of leveringen doen. Het kan problemen opleveren wanneer van een zakenpartner achteraf blijkt dat die geen rechten heeft voor het ondertekenen van een overeenkomst die die met jou is aangegaan: het contract is dan ongeldig.

Tekenbevoegdheid controleren

In het KVK Handelsregister vind je informatie over Nederlandse bedrijven, bevoegde personen en bijvoorbeeld faillissementen en jaarrekeningen. In het uittreksel Handelsregister van een bedrijf staat wie er mag tekenen, en of er beperkingen zijn. Zo weet je wie er op dat moment namens een bedrijf een contract mag sluiten. Doe je zaken met een buitenlandse handelspartner? Dan controleer je de bedrijfsinformatie in een van de buitenlandse registers.

Wie er tekenbevoegd en aansprakelijk zijn, verschilt per rechtsvorm. In dit overzicht vind je de tekenbevoegdheid en aansprakelijkheid per rechtsvorm.

Volledig of beperkt bevoegd?

Iemand kan volledig of beperkt tekenbevoegd zijn. Vaak mag iemand bijvoorbeeld alleen contracten tot een bepaald bedrag tekenen, of alleen samen met een andere vennoot of bestuurder een belangrijke overeenkomst sluiten. Als de persoon die heeft getekend niet bevoegd is, kunnen er problemen ontstaan over de levering of de betaling, omdat de overeenkomst ongeldig is.

Volmacht

Eigenaren of bestuurders van een bedrijf of rechtspersoon zijn zelf tekenbevoegd, maar kunnen ook anderen een volmacht geven om hun organisatie te vertegenwoordigen en ze zo tekenbevoegd maken. Informatie over het inschrijven, wijzigen of uitschrijven van tekenbevoegde gevolmachtigden in het Handelsregister vind je hier.

Derdenbescherming

Op zoek naar de tekenbevoegdheid van een zakenpartner? Je mag erop vertrouwen dat de gegevens in het Handelsregister actueel zijn en kloppen. Dit heet derdenbescherming en is vastgelegd in de Handelsregisterwet. Als gegevens van een bedrijf in het Handelsregister niet kloppen, kun je het bedrijf daarop aanspreken. Bedrijven moeten zelf hun handelsregisterinschrijving actueel houden.

Hieronder vind je 2 voorbeelden van derdenbescherming.

Contract

Stel je verkoopt een kassasysteem van 10.000 euro aan een bedrijf. Gevolmachtigde De Boer tekent het contract namens het bedrijf. In het Handelsregister staat echter dat De Boer slechts tot een bedrag van 1.000 euro mag tekenen namens het bedrijf. Het bedrijf hoeft zich hierdoor niet aan het contract te houden. Behalve als je ervan uit mocht gaan dat De Boer wel voor 10.000 euro mocht tekenen. Bijvoorbeeld als de eigenaar of bestuurder (van een bv) naast De Boer zat toen die het contract met jou tekende.

Ontslagen

Een bestuurder van een bv tekent een contract om je in te huren als interim-manager. Voor de zekerheid kijk je of deze bestuurder mag tekenen en die blijkt inderdaad tekenbevoegd. Maar nu claimt het bedrijf dat deze bestuurder al ontslagen is en het contract niet geldt. Dan is sprake van derdenbescherming. Iedereen moet kunnen vertrouwen op de gegevens in het Handelsregister. Als een bedrijf een wijziging niet tijdig doorgeeft dan geldt toch wat in het Handelsregister staat. In dit geval moet de bv zich dus houden aan je contract. Derdenbescherming geldt niet als je vooraf al wist dat de bestuurder, die je contract tekende, ontslagen was.

Read this article in English

Welke risico’s loop je als ondernemer en waar moet je op letten? Lees alles over hoe je veilig zakendoet.
Paul Geertman

KVK-adviseur die ondernemers helpt bij keuzes. Van het starten van een bedrijf tot internationaal zakendoen. Schrijft artikelen over veilig zakendoen. Deelt informatie over ondernemen, regelgeving en over kansen in een regio of branche.

InspiratiePage
Veilig zakendoen