Veilig zakendoen

Zakelijke identiteitsfraude

Heb je te maken met een fraudeur die namens jouw bedrijf aan- en verkopen doet, valse facturen verstuurt, kredieten opvraagt, of zich op social media voordoet als jouw bedrijf? Dan ben je slachtoffer van zakelijke identiteitsfraude, één van de snelst groeiende fraudesoort in het bedrijfsleven. Hoe kun je je hier tegen wapenen?

Bij zakelijke identiteitsfraude handelen fraudeurs uit naam van jouw bedrijf. Dit kan plaatsvinden met bedrijfsinformatie die van internet is verkregen. Maar ook via het lekken of stelen van vertrouwelijke papieren documenten.

6 Tips om zakelijke identiteitsfraude te voorkomen

Bescherm je bedrijf tegen zakelijke identiteitsfraude. De belangrijkste maatregelen die je kunt nemen:

  • Ga zorgvuldig om met bedrijfs- en persoonsgegevens;
  • Wees alert en informeer je personeel over frauderisico’s;
  • Stel een streng ICT-beleid op met duidelijke procedures en controles;
  • Bewaar vertrouwelijke documenten op een veilige plek en laat ze ook niet rondslingeren in prullenbakken of overlegruimten;
  • Vernietig oude documenten met een goede papiervernietiger;
  • Controleer de identiteit van je klanten en je personeel goed.

Als iemand zich op social media voordoet als jouw bedrijf kun je dat rapporteren. De social mediaplatforms (Facebook, Twitter, Instagram, Linkedin) hebben hiervoor een speciale pagina op hun website.

Neppe webshop gebruikt jouw gegevens

Een oplichter kan jouw bedrijfsnaam gebruiken voor een neppe webshop. Deze namaak winkel verkoopt onder jouw bedrijfsnaam zogenaamd producten als babymelk, schoonmaakmiddelen of kopieerpapier. De koper doet een aanbetaling, de verkoper levert niet, en jij krijgt de boze telefoontjes.

Dit soort identiteitsfraude is moeilijk te voorkomen, maar je kunt wel een paar maatregelen nemen:

  • Stel een google-alert in op jouw bedrijfsnaam. Dan krijg je automatisch bericht als jouw bedrijfsnaam genoemd wordt op internet. Zo zie je meteen wanneer iemand een site aanmaakt onder jouw naam.
  • Getroffen? Via whois.com kun je controleren wie de site host. Die hoster kun je vragen om de site uit de lucht te halen. Daarvoor volg je een vaste ‘notice-and-take-down procedure’.

Heb je te maken met factuurfraude?

Je krijgt een factuur uit naam van je vaste leverancier. Een fraudeur heeft de originele factuur onderschept en alleen het rekeningnummer gewijzigd. Niets vermoedend betaal je deze nepfactuur. Het geld gaat niet naar je leverancier maar komt op de rekening van de fraudeur. Dan heb je te maken met een veel voorkomende vorm van zakelijke identiteitsfraude, factuurfraude.

Een valse factuur heeft verschillende vormen:

  • Vervalsing van een echte factuur (nepfactuur). Hierbij wordt bijvoorbeeld het bankrekeningnummer veranderd in dat van de fraudeur.
  • Een spookfactuur, dit is een factuur waar geen prestatie tegenover staat.

Belangrijkste tips om je te wapenen tegen factuurfraude:

  • Vergelijk het rekeningnummer op de factuur met je eigen administratie;
  • Zorg voor een goed inkoopbeleid, werk met inkoopnummers en ordernummers;
  • Controleer de betaling door de opdrachtgever te bellen;
  • Wees oplettend op zogenaamde urgente betalingen waardoor afgeweken moet worden van normale procedures.

Weten met wie je zaken doet

Bij KVK kun je 24/7 controleren met wie je zaken doet. Alle bedrijven, ondernemingen en rechtsvormen staan in ons Handelsregister. Dit is in Nederland ingericht om de rechtsgeldigheid in het economisch verkeer te waarborgen. Je kunt via de zoekfunctie eenvoudig informatie opvragen over bedrijven. Via de website krijg je ook toegang tot buitenlandse handelsregisters.

Zaken doen met KVK

KVK is een geregistreerde merknaam. Heb je van ons een factuur ontvangen en wil je weten of deze klopt, voer dan hier een controle uit. Helaas komt het voor dat mensen zich ten onrechte uitgeven als medewerkers van KVK en nep-facturen uit naam van KVK aanbieden. Maar medewerkers van KVK gaan nooit langs de deuren om producten of diensten te verkopen. Ook zijn er malafide bedrijven actief die online ‘Handelsregister uittreksels’ aanbieden. Trap hier niet in. Officiële uittreksels uit het Handelsregister zijn uitsluitend aan te vragen via KVK.nl, nooit via externe websites.

Onderneem actie bij zakelijke identiteitsfraude

Heb je als bedrijf te maken met identiteitsfraude? Dit is strafbaar. Doe aangifte bij de politie en meldt het bij de Fraudehelpdesk.

Wil je meer weten over de maatregelen die je kunt nemen en het herkennen van bedrijfsfraudeurs en internetcriminelen? Lees alles over fraude.
Jan van der Beek

Als KVK-adviseur informeer ik ondernemers over (duurzame) bedrijfshuisvesting, fraudepreventie en wet- en regelgeving. Ik heb kennis van data-analyse en een brede belangstelling voor regionale economische ontwikkelingen.

InspiratiePage