De Woo kan bedrijfsinformatie openbaar maken

De Wet open overheid (Woo) regelt dat je informatie kunt opvragen over alles wat de overheid doet. Wanneer je als ondernemer bijvoorbeeld ooit een subsidie hebt aangevraagd, kan deze informatie onder de Woo openbaar worden gemaakt. Vijf vragen en antwoorden om duidelijkheid te geven over de Woo en openbare publicatie van bedrijfsgegevens.

1. Wat is een Woo-verzoek?

De Woomaakt het mogelijk om informatie van overheidsorganen op te vragen die in documenten is vastgelegd. Het gaat bijvoorbeeld om papieren documenten als brieven, rapporten, memo's, beleidsdocumenten en digitale stukken zoals e-mails, sms- en WhatsAppberichten. Het uitgangspunt is dat al deze informatie van de overheid openbaar is.

Er bestaan verschillende redenen om een uitzondering te maken op deze openbaarheid. Zo zou een bedrijf niet willen dat vertrouwelijke bedrijfsgegevens op straat komen liggen. Burgers zullen het niet op prijs stellen als hun persoonsgegevens zomaar toegankelijk zijn voor iedereen. De Woo kent daarom verschillende uitzonderingsgronden. Op basis van zo een uitzonderingsgrond kan een overheidsorganisatie weigeren documenten openbaar te maken.

Als je subsidie aanvraagt bij de overheid kan het zijn dat gegevens van jouw bedrijf onderdeel zijn van informatie die iemand opvraagt. Dat kan informatie met commerciële waarde voor jouw bedrijf zijn, waarvan je niet wilt dat de concurrent die in handen krijgt. Denk hierbij aan financiële gegevens zoals omzet en winst. Maar ook informatie over je marketingstrategie en productieprocessen.

2. Hoe werkt een Woo-verzoek?

Karien Lagrouw, advocaat bij TK advocaten notarissen in Leiden en Woo-specialist, schetst het proces: “Een Woo-verzoek dien je in bij een bestuursorgaan. Dat kan een gemeente, provincie of de Rijksoverheid zijn, maar ook een Waterschap of KVK. Het bestuursorgaan neemt in principe binnen 4 weken na ontvangst van het verzoek een beslissing. Uitgangspunt van de wet is openbaarheid, maar het bestuursorgaan mag een Woo-verzoek weigeren. Er zijn dwingende en relatieve weigeringsgronden. Zo is een verzoek om informatie die de staatsveiligheid kan schaden een voorbeeld van een dwingende weigeringsgrond. Deze informatie wordt nooit openbaar gemaakt.”

3. Hoe zit dat met bedrijfsinformatie?

Er bestaan uitzonderingsgronden om informatie die een overheid in handen heeft niet openbaar te maken. Bedrijfsinformatie die vertrouwelijk is, hoeft niet openbaar gemaakt te worden. In de Woo is hiervoor een dwingende uitzonderingsgrond opgenomen.
Dit betekent dat bedrijfs- en fabricagegegevens die bedrijven vertrouwelijk aan de overheid hebben gegeven, geheim blijven. Deze informatie wordt met het oog op concurrentie nooit openbaar gemaakt.

Informatie die niet vertrouwelijk aan de overheid is verstrekt, is in principe openbaar. Tenzij er een relatieve uitzonderingsgrond bestaat die rechtvaardigt dat gevraagde informatie niet openbaar moet worden gemaakt. Dit betekent dat er een belangenafweging plaatsvindt voordat informatie (eventueel) openbaar wordt gemaakt. Het bestuursorgaan bepaalt of het belang van het openbaar maken van de bedrijfsinformatie zwaarder weegt dan jouw bedrijfsbelang. Als het openbaar maken zwaarder weegt, stelt het bestuursorgaan je op de hoogte met een conceptbesluit. Je kunt dan een zienswijze indienen om openbaarmaking te voorkomen. Als het besluit toch wordt doorgezet, kun je hiertegen in bezwaar en (hoger) beroep gaan.

Bezwaar heeft geen opschortende werking. Twee weken na het besluit worden de documenten gewoon openbaar gemaakt. Om dit te voorkomen moet je naast het bezwaar ook een voorlopige voorziening indienen.

Als je door de hoogste bestuursrechter in het gelijk wordt gesteld, mag het bestuursorgaan de informatie definitief niet openbaar maken.

4. Schaadt openbaarmaking mijn bedrijf?

Frank Ponsioen, voormalig accountant en mede-eigenaar van mkb-sparringpartner Klankboard B.V., is daar niet zo bang voor. “Het klopt dat de balans, verlies- en winstrekening inzicht geven in je omzet, brutomarges en kostenpatroon. Maar als ondernemer ken je als het goed is je markt en concurrenten. Alleen zo kun je je onderscheiden. De cijfers van je concurrent zijn dan geen verrassing. En jouw cijfers zijn dat andersom ook niet. Daar komt nog bij dat ondernemers die vanuit een bv opereren hun jaarstukken sowieso moeten deponeren bij KVK. Die cijfers zijn dus al openbaar.” Dat is anders als het om je productieproces of een recept gaat. “Dat zijn bedrijfsspecifieke zaken die je voordeel opleveren ten opzichte van je concurrent. En dat voordeel wil je niet kwijt.”

5. Wat kun je zelf doen?

Lagrouw stelt dat bestuursorganen zeker niet zomaar overgaan tot het openbaar maken van bedrijfsgevoelige informatie op een gedetailleerd niveau. "Maar het kan wel gebeuren als gevraagd is om een zienswijze.” Daarom adviseert ze ondernemers in ieder geval ‘Vertrouwelijk’ boven alle stukken te zetten die met overheidsinstanties worden gedeeld. Dit kan boven het gehele stuk, per alinea of zelfs per zin. Het laatste zorgt ervoor dat het bestuursorgaan nauwkeurig per onderdeel van de (bedrijfsgevoelige) informatie kan besluiten om het wel of niet openbaar te maken.