Wetten en regels

Opdracht geannuleerd, wie betaalt dat?

Door onvoorziene omstandigheden, bijvoorbeeld een pandemie, kunnen afspraken soms niet doorgaan. Dat is vervelend voor jou en vaak ook voor jouw toeleveranciers. Zeker als het om veel geld gaat. Heb je bijvoorbeeld recht op een (deel)vergoeding van gemaakte kosten of kun je andere afspraken maken? 4 antwoorden op veelgestelde vragen.

Naast de regels die gelden als een opdracht wordt geannuleerd, lees je in dit artikel 3 verhalen van ondernemers die met een annulering te maken kregen. Wat hebben zij hiervan geleerd?

1. Wat zegt de wet?

In de wet staat dat de afspraken die je maakt leidend zijn. Je hebt dus alleen recht op een (deel)vergoeding als je daar van tevoren afspraken over maakt. Bijvoorbeeld de afspraak dat bij annulering binnen een bepaalde periode een deel van het overeenkomstbedrag betaald moet worden. Kijk in het contract met je opdrachtgever welke afspraken zijn gemaakt en welke (algemene) voorwaarden voor deze opdracht gelden.

2. Wat zijn algemene voorwaarden?

Algemene voorwaarden zijn de regels die gelden bij een overeenkomst. Deze regels geven duidelijkheid over de rechten en plichten van opdrachtgever én opdrachtnemer. Het gaat dan vaak over betaling, garantie en aansprakelijkheid. Algemene voorwaarden staan in de overeenkomst of in een bijlage, ook wel de ‘kleine lettertjes’ genoemd. Zo’n bijlage maakt alleen onderdeel uit van de overeenkomst als er in de overeenkomst naar wordt verwezen en als de bijlage bij de contractspartij bekend is vóór het ondertekenen van de overeenkomst.

Weddingplanner Claimy Anthonissen hanteert ook 'kleine lettertjes' richting haar klanten, maar is daar altijd heel transparant in.

Claimy Anthonissen
  • Oprichter The Souk DepartmentOprichter The Souk Department
  • Weddingplanner & creative dreamerWeddingplanner & creative dreamer
  • BredaBreda

Claimy Anthonissen

Oprichter The Souk Department

“Bij het organiseren van bruiloften werken we altijd met contracten. Daarin gaan klanten akkoord met de algemene voorwaarden en dus ook de annuleringskosten. Als een klant besluit de bruiloft te annuleren, dan moet hij deze annuleringskosten betalen. Dit klinkt heel zakelijk en zo proberen we het ook in te steken, maar dat is heel lastig natuurlijk. Je werkt al een jaar heel persoonlijk met klanten aan iets wat de mooiste dag van hun leven zou moeten worden. Alles is fantastisch en mooi, totdat ze besluiten om te annuleren. Maar voor hen is het een bruiloft, voor ons is het werk. De meeste bruidsparen begrijpen het en reageren heel begripvol. Anderen begrijpen het niet en dat is dan soms nog wel een strijd. Dat wil je niet, want waar het eerst over bloemen en jurken ging, gaat het nu ineens over gelijk en geld. Doordat we vooral zelf optimistisch blijven, een extra tandje bijzetten als we bruiloften moeten verzetten en zorgen dat ze hun droombruiloft nog steeds kunnen realiseren als deze is geannuleerd door corona, proberen we klanten tevreden te houden.”

“Waar het eerst over bloemen en jurken ging, gaat het nu ineens over gelijk en geld”

3. Wat mag niet?

Algemene voorwaarden bieden duidelijkheid en zekerheid voor beide partijen. Daarom mag je deze tijdens de looptijd van een contract niet zomaar eenzijdig veranderen. Een voorbeeld: je mag geen beroep op overmacht (force majeure) in de voorwaarden opnemen tijdens een pandemie, waardoor je het contract eenzijdig kunt ontbinden.

In alle gevallen geldt dat je voorwaarden redelijk moeten zijn. Daarnaast mag je in sommige gevallen de wettelijk vastgelegde rechten niet beperken. Een voorbeeld hiervan is de wettelijke garantietermijn. Als deze gesteld is op 2 jaar, mag je dit niet beperken tot een kortere periode.

Maar voor hetzelfde geld maakte je geen gebruik van een wettelijke garantietermijn en bied je je opdrachtgevers aan om je binnen 6 maanden onder dezelfde voorwaarden opnieuw te boeken op basis van beschikbaarheid, net zoals schrijver en spreker Dorothée Loorbach.

Dorothée Loorbach
  • Auteur van 'Blut'Auteur van 'Blut'
  • Schrijver & sprekerSchrijver & spreker
  • EnschedeEnschede

Dorothée Loorbach

Schrijver & spreker

“Vanwege corona werd alles wat ik deed als spreker, trainer of moderator direct geannuleerd of meerdere keren uitgesteld. Ik benaderde meteen mijn opdrachtgevers en overlegde met hen wie de financiële draagkracht had om vooraf of deels te betalen. Ik wilde namelijk niet langer dan 8 weken afhankelijk zijn van de TOZO. Ook bood ik opdrachtgevers aan om me binnen 6 maanden onder dezelfde voorwaarden opnieuw in te plannen op basis van beschikbaarheid. Later werd dat tot het einde van het jaar. Sommige opdrachten zijn inmiddels al 3 keer of tot nader order verschoven. Ik hanteer sindsdien standaard de voorwaarde dat ik 50% bij opdracht factureer en 50% nadat ik deze heb uitgevoerd. Zo geven opdrachtgevers en ik bij voorbaat nog meer commitment af en kan ik enigszins varen op mijn prognoses. Ik maak per kwartaal een inschatting van inkomsten en uitgaven. Voor corona betekende een opdrachtbevestiging dat er 14 dagen na het uitvoeren van de opdracht ook inkomsten waren. Nu is dat niet meer zeker. Doordat ik vooraf factureer, ondervang ik dit risico.”

“Ik hanteer de voorwaarde dat ik 50% bij opdracht factureer en 50% na de uitvoering ervan”

4. Wat mag wel?

Je mag samen de algemene voorwaarden opzijleggen. Probeer er met elkaar uit te komen. Denk daarbij ook aan de lange termijnrelatie. Mogelijke oplossingen zijn het aanbieden van vouchers of het leveren van een alternatief product of dienst. Zo werden tijdens de lockdown veel evenementen online aangeboden of werden grote bijeenkomsten opgedeeld in kleinere evenementen. Lees hoe Judith van der Pol het gemis aan algemene voorwaarden met haar bedrijf opving.

Judith van der Pol
  • Eigenaar HR-bureau Judith van der PolEigenaar HR-bureau Judith van der Pol
  • HR ConsultantHR Consultant
  • SneekSneek

Judith van der Pol

Eigenaar HR-bureau Judith van der Pol

"Vorig jaar startte ik met HR-(team)trainingen geven naast mijn 32-urige baan in loondienst. Dit liep goed. Binnen no-time zag ik de aanvragen binnenstromen. Wat ik níet leuk vond, zoals financiële en juridische zaken, liet ik liggen. Niet nodig, dacht ik. Totdat ik op de zondagavond van de eerste lockdown mijn mails erbij pakte en annuleringen zag. Dat was even slikken. Ik werkte enkel met offertes en goed vertrouwen. Dat is achteraf mijn grootste les: had ik maar gewerkt met algemene voorwaarden. Ik besloot om hier niet al te moeilijk over te doen en ging goed luisteren naar ondernemers, kijkend waar ik kon helpen. Zo mocht ik ineens coronabeleid gaan schrijven en zette ik op een andere manier mijn HR-expertise in. Vanaf juni 2020 was er weer perspectief en merkte ik dat de vraag veranderde. Toen ik naar mijn klanten ging uitspreken dat ik graag HR-abonnementen wilde uitbrengen, hebben ze mij allemaal op hun beurt enorm geholpen en klanten aangedragen. Per 1 oktober besloot ik mijn baan op te zeggen en sindsdien lopen de abonnementen beter dan gedacht. Overigens werk ik nu met algemene voorwaarden, opgesteld door een advocaat."

“Achteraf mijn grootste les: had ik maar gewerkt met algemene voorwaarden”

Juridische hulp

Kom je er niet uit met een klant? Dan kun je juridische hulp vragen bij verschillende personen en instanties. Deze 4 stappen helpen je bij het vermijden van lange juridische trajecten en het blijven runnen van je bedrijf.

Video: Regel algemene voorwaarden en verzekeringen

Deze video kun je alleen afspelen als je cookies hebt geaccepteerd. Wijzig je cookieinstellingen en ververs (F5) vervolgens deze pagina, zodat je de video kunt bekijken.

Je kunt jouw voorkeuren wijzigen op http://www.kvk.nl/cookies.

Je kunt met al je vragen over corona terecht bij het KVK Coronaloket.
Shivani  Boer

Als KVK-adviseur en journalist volg ik het nieuws op de voet. Ik informeer ondernemers met name over de nieuwste wetten en regels. Heb je nog tips, aanvullingen of leuke ideeën voor content? Laat het me weten.

InspiratiePage