Wetten en regels

Terug naar kantoor: dit moet je regelen

Het moment dat je personeel weer naar kantoor gaat komt dichterbij. Een nieuwe situatie, die vraagt om maatregelen, aanpassingen en soms moeilijke beslissingen. Wat moet je regelen om de terugkeer naar kantoor zo soepel mogelijk te laten verlopen?

Het kabinet adviseert om werknemers tot 1 september zoveel mogelijk thuis te laten werken, om de verspreiding van het coronavirus tegen te gaan. Volg dat advies op als dat mogelijk is. Hier lees je wat je moet doen als thuiswerken niet kan en welke voorbereidingen je kunt treffen voor als je personeel weer naar kantoor mag.

Spreid de werktijden

Zorg ervoor dat er niet teveel mensen tegelijk op de werkvloer zijn door de werktijden te spreiden. Want 1,5 meter afstand houden moet ook op kantoor.

Let op! De verantwoordelijkheid voor de gezondheid van je personeel ligt altijd bij jou. Ook als je werknemers thuiswerken. Op ArboNed vind je alle informatie over een gezonde thuiswerkplek.

Veilig met het ov naar kantoor

Terug naar kantoor gaan, betekent ook meer reizen. Met het ov reizen gaat sinds 1 juni makkelijker: treinen rijden vaker en de capaciteit is opgeschaald. Sinds 1 juni zijn niet-medische mondkapjes in het ov verplicht. Reizigers moeten ze voor het instappen opzetten.

Daarnaast wordt reizigers gevraagd, in ieder geval tot 1 september, de spits en drukke treinen te mijden. Geef je werknemers dus ook de mogelijkheid om op andere tijden te reizen. Verplaats vergaderingen eventueel naar een rustiger tijdstip. En als het even kan, laat werknemers de fiets of auto pakken.

Zieke werknemers

Alleen de arbodienst en bedrijfsarts mogen medische gegevens verwerken. Als je werknemer zich ziekmeldt, mag je niet naar de reden vragen. Je mag dus ook niet vragen of hij coronaverschijnselen heeft. Je werknemer mag zelf beslissen of hij dat aan jou vertelt. Is er bij een van je medewerkers officieel corona vastgesteld? Neem dan direct maatregelen. Is de partner of huisgenoot van je werknemer ziek? Dan moet hij thuisblijven en mag hij thuiswerken.
Als werkgever ben je verantwoordelijk voor een gezonde en veilige werkomgeving. Dat betekent dat je klanten en personeel de toegang tot de werkplek mag weigeren als zij de gezondheid van anderen in gevaar kunnen brengen.

Privacy werknemers

Het is toegestaan om de temperatuur van je medewerkers op te nemen. Je mag de temperatuur alleen aflezen en niet registreren. De AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) verbiedt het opslaan van deze gegevens. Voor vragen over de AVG kun je terecht bij het Informatie- en Meldpunt Privacy van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Let op! Ook als de thermometer alleen wordt afgelezen, kan de privacy in het geding komen. Bijvoorbeeld als collega’s kunnen meekijken of zien dat iemand naar huis wordt gestuurd. Dat kan een inbreuk betekenen op de persoonlijke levenssfeer of de lichamelijke integriteit.

Naast privacy bezwaren zijn er twijfels over de effectiviteit van temperaturen. Veel mensen die besmet zijn met het coronavirus hebben helemaal geen verhoging. Deze besmettingen spoor je zo dus niet op. Je mag medewerkers niet (laten) testen op corona.

Werkplek inrichten

Daarnaast moet je een groot aantal aanpassingen doen aan het kantoor. Zo moet je bijvoorbeeld vaker ventileren en moet je looproutes aangegeven.

Lees voor meer informatie het werknemers- en werkgeversadvies (Deel 3: op de werkplek), gebruik de Checklist Werken in de nieuwe werkelijkheid en meld je aan voor het gratis webinar 'Aan de slag met de RI&E in tijden van corona'.

Mondkapjes niet verplicht

Op kantoor is het niet verplicht om een mondkapje te dragen. Ook klanten hoeven geen mondkapje te dragen. Jij en je medewerkers mogen beslissen of jullie het nodig vinden om niet-medische mondkapjes te dragen. Voor contactberoepen zijn er regels en protocollen. Klanten mogen bijvoorbeeld alleen op afspraak langskomen.

Omgaan met een (dreigend) conflict

Zijn jij en je medewerkers het niet eens over de terugkeer naar kantoor? Of de omstandigheden waaronder dat gebeurt? Voor conflicten geldt: voorkomen is beter dan genezen. Om dreigende conflicten te vermijden is een stappenplan opgesteld, met daarin je mogelijkheden om lange juridische trajecten te vermijden.

Je kunt met al je vragen over corona terecht bij het KVK Coronaloket.

Redactie KVK

Redactie KVK

De KVK-redactie verzorgt en publiceert inspirerende informatieve artikelen voor ondernemers op KVK.nl, waaronder interviews en how to’s.

InspiratiePage