Corona

Kom samen met je personeel door de crisis

De coronacrisis raakt je bedrijf, en je zet alles op alles om te overleven. Je wilt daarbij goed voor je personeel blijven zorgen. Wat kun je voor hen doen? Denk aan een goede werkplek thuis en veilig werken bij je bedrijf. En wat doe je als 1 van je medewerkers het coronavirus heeft?

Hoe blijf je jouw bedrijf zo goed mogelijk runnen, met inzet van gemotiveerde, flexibel inzetbare medewerkers? Zorg ervoor dat je samen met je personeel zo goed mogelijk door de coronacrisis komt.

Thuiswerken

Iedereen werkt nu zoveel mogelijk thuis, al was dit voor veel bedrijven niet gebruikelijk. Het is het grootste thuiswerkexperiment ooit. In 2019 werkten ruim 3 miljoen Nederlanders regelmatig vanuit huis (van de 9 miljoen met een betaalde baan). Tijdens de coronacrisis zijn dit er opeens een paar miljoen meer (bron: CBS StatLine). Met verschillende digitale mogelijkheden kun je je bedrijf draaiende houden vanuit huis. Zorg er voor dat je medewerkers op een verantwoorde manier kunnen werken, want ook thuis geldt de Arbeidsomstandighedenwet (ARBO). Denk hierbij aan de inrichting van de werkplek thuis, afspraken over pauzes en het onderhoud van computers en apparatuur. Informeer je medewerkers over de gezondheidsrisico’s die ze lopen bij thuiswerken. Zoals de kans op RSI-klachten of werkstress. Check of de thuiswerkplek aan de ARBO-vereisten voldoet.

Kindernoodopvang

De overheid heeft cruciale beroepsgroepen en vitale processen aangemerkt. Werknemers bij bedrijven die binnen deze criteria vallen, moeten blijven werken om de samenleving draaiende te houden. Zij mogen daarom gebruikmaken van de noodopvang voor hun kinderen.

Werktijden aanpassen

Als thuiswerken niet mogelijk is adviseert de overheid om de werktijden van je werknemers zo veel mogelijk te spreiden. Je mag de werktijden van je werknemers aanpassen. Houd hierbij rekening met de arbeidstijdenwet. Hierin staat bijvoorbeeld hoeveel uren je werknemers maximaal per dag of per week mogen werken. Soms mag een werknemer langer werken, zoals bij een calamiteit of een piekbelasting.

Voor bepaalde werknemers, beroepen en werkomstandigheden bestaan uitzonderingen en aanvullingen op de algemene regels voor arbeidstijden en rusttijden. Zo gelden voor kinderen, jongeren en zwangere of pas bevallen vrouwen aangepaste werktijden, rusttijden en pauzes. Dit geldt ook voor werknemers die nachtdiensten draaien. In een aantal beroepen en sectoren heb je te maken met aanvullende sectorregels. In de CAO van deze sectoren kunnen hierover afspraken staan.

Arbeidsvoorwaarden

Een arbeidscontract loopt gewoon door in crisistijd. Juist nu is het goed om aandacht te hebben voor goede arbeidsvoorwaarden waarin werkgever en werknemer zich beiden kunnen vinden. Door de coronacrisis kan bij een werknemer de behoefte ontstaan om meer of juist minder uren te willen werken. Hij kan hiervoor een verzoek indienen bij de werkgever. Gezamenlijk kijk je naar de beste oplossing. Lukt dit niet, dan komt de Wet flexibel werken (WFW) om de hoek kijken. Deze bepaalt dat de werknemer in principe 1 keer per jaar een verzoek kan indienen om zijn arbeidsduur te vermeerderen of verminderen. De aanpassing kan tijdelijk of structureel zijn. Dat moet minstens 2 maanden voor de gewenste ingangsdatum gebeuren. De werkgever moet dat verzoek op basis van de WFW accepteren, tenzij er ‘zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen’ zijn. Hij moet sowieso 1 maand voor de ingangsdatum schriftelijk naar de werknemer reageren, anders wordt het verzoek automatisch ingewilligd.

Voorstel compensatie ontslagen flexwerkers

Het kabinet wil flexwerkers die zijn getroffen door de coronacrisis 3 maanden een uitkering van 600 euro per maand geven. Over dit voorstel moet de Tweede Kamer zich nog uitspreken. Het UWV moet deze regeling gaan uitvoeren. De regeling is bedoeld voor studenten die bijverdienen, uitzendkrachten en mensen die net zijn begonnen met werken. Je komt in aanmerking, wanneer je kunt aantonen dat je voor de coronacrisis 600 euro of meer per maand verdiende.

Werkzaamheden voor medewerker

Normaal gesproken voeren werknemers taken uit zoals die in hun contract staan en passen bij hun functie. Wanneer het reguliere werk wegvalt – als gevolg van het coronavirus – dan mag je aan je werknemers vragen (tijdelijk) ander werk te doen. Dit stem je samen af. Hier heb je het over goed werknemer- en werkgeverschap.

Persoonlijke beschermingsmiddelen

Medewerkers die zorg verlenen buiten het ziekenhuis of huishoudelijke hulp, begeleiding, dagbesteding of maaltijdondersteuning verzorgen bij mensen thuis, komen in specifieke gevallen in aanmerking voor persoonlijke beschermingsmiddelen. Het gaat om situaties waarbij zorg aan iemand met COVID-19 - of verdenking daarop - niet uitgesteld kan worden.

Als hulp of begeleiding op 1,5 meter afstand plaatsvindt, zijn geen beschermingsmiddelen nodig. Medewerkers die ondersteuning bieden vanuit de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) mogen alleen werken als ze klachtenvrij zijn, en er zeker van zijn dat de gezondheid van hun patiënt of cliënt het toelaat om zorg te verlenen. Als COVID-19 bij een cliënt is vastgesteld dan wordt ondersteuning uitgesteld. Op momenten dat dit niet kan, of een medewerker gerede twijfel heeft of de situatie veilig is, kan de medewerker in die gevallen voortaan beschikken over persoonlijke beschermingsmiddelen. Hierbij gaat het om mondmaskers, isolatiejassen/schorten, oogbescherming/brillen en handschoenen./p>

Ga in gesprek met je medewerkers als zij vinden dat ze onvoldoende beschermd zijn tijdens hun werk. Een werkgever moet zich maximaal inspannen om besmettingsrisico’s - volgens de richtlijnen - te beperken. Je moet daarom voldoende persoonlijke beschermingsmiddelen beschikbaar stellen aan je personeel, via reguliere kanalen of via een aanvraag bij het Landelijk Consortium Hulpmiddelen (LCH).

Loonkosten

Als je (tijdelijk) onvoldoende werk hebt voor je personeel kun je een beroep doen op de Tijdelijke Noodmaatregel Overbrugging Werkgelegenheid (NOW). Hiermee hoopt de overheid dat zoveel mogelijk mensen hun baan kunnen behouden, zelfs als er tijdelijk geen werk voor hen is. Doel is dat werkgevers hun werknemers met een vast en flexibel contract in dienst kunnen houden en kunnen doorbetalen.

Reiskostenvergoeding

Als een werknemer 5 dagen per week werkt en hiervan gemiddeld 2 dagen vanuit huis werkt, mag je toch een vaste reiskostenvergoeding geven alsof de werknemer iedere werkdag naar kantoor reist. Het Handboek Loonheffingen beschrijft dat een fulltime werknemer op minstens 128 dagen per kalenderjaar moet reizen om een volledige onbelaste vergoeding voor woon-werkverkeer te mogen krijgen. Inmiddels heeft de staatssecretaris van Financiën goedgekeurd dat de reiskostenvergoedingen (ook die waarbij je nacalculatie zou moeten doen) onbelast doorbetaald mogen blijven worden op basis van de oorspronkelijke uitgangspunten. Dat geldt dan zolang dat goedkeurende beleidsbesluit van kracht blijft. De einddatum is op dit moment nog niet bekend.

Medewerker heeft coronavirus

Als door een arts of de GGD is vastgesteld dat een medewerker binnen je bedrijf besmet is met het coronavirus, moet je deze medewerker naar huis sturen en ziek melden. ArboNed heeft hiervoor een stappenplan gemaakt. Je zieke medewerker mag pas terugkeren als hij en zijn gezinsleden 24 uur volledig klachtenvrij zijn.

Maatregelen op de werkvloer

Welke maatregelen neem je op de werkvloer als een medewerker besmet blijkt? De belangrijkste adviezen van ArboNed:

  • Ventileer de werkvloer minimaal een half uur, en reinig en desinfecteer contactoppervlakken zoals toetsenbord, trapleuningen, deurklinken en liftknoppen met reguliere schoonmaakmiddelen.
  • Ga in overleg te met de GGD en informeer eventueel je arbodienst voor verdere adviezen.
  • Maak een afweging of het noodzakelijk is om een contactonderzoek te doen voor de veiligheid van je werknemers en doe dit waar mogelijk zonder de identiteit van de besmette persoon te onthullen.
  • Doe een geanonimiseerde mededeling aan alle werknemers met daarin een oproep extra alert te zijn op luchtwegklachten en deel informatie over de genomen maatregelen.
  • Geef extra aandacht aan zorgen die leven bij kwetsbare groepen met een verhoogd risico.
  • Wanneer het niet anders kan, overweeg bij veel onrust onder werknemers een kortdurende (preventieve) sluiting van de vestiging.

Privacy

Wanneer een werknemer zich ziek meldt, mag je niet informeren naar het ziektebeeld of naar het verloop van de ziekte. Je kunt dus niet vragen of je werknemer besmet is met het coronavirus. Misschien vertelt je werknemer dit zelf, maar dan mag je dit niet administreren. Volgens deze privacyregels licht je hierover andere medewerkers niet in. Dit kan wel als de medewerker hiervoor toestemming geeft of dit zelf vertelt. Je mag je medewerker wel vragen wanneer hij denkt weer aan het werk te kunnen.

Het is best lastig om als werkgever een zorgvuldige afweging te maken tussen de privacybelangen van je werknemer en je verplichting om een veilige werkplek te creëren en te garanderen. Zo mag je een werknemer niet op koorts controleren of vragen stellen over klachten als hoesten en koorts. Dit is alleen voorbehouden aan een bedrijfsarts. In samenspraak met een bedrijfsarts kun je extra spreekuren of controles instellen.

Veilige werkvloer

Zorg ervoor dat je medewerkers voldoende afstand tot elkaar kunnen bewaren, minimaal 1,5 meter. Check ook de richtlijnen van de brancheorganisatie waartoe je behoort. Dit kan je helpen om de richtlijnen gemakkelijker in je eigen bedrijf toe te passen. Probeer de verspreiding van het virus te voorkomen volgens de RIVM-richtlijnen.

Werknemers met verkoudheidsklachten mogen niet naar het werk komen. Denk aan neusverkoudheid, keelpijn, loopneus, licht hoesten, niezen en verhoging tot 38 graden. Deze werknemers moeten verplicht thuiswerken. Als thuiswerken niet kan, kijk dan in overleg hoe je dit kunt oplossen. Wanneer werkzaamheden in jouw bedrijf vallen onder de cruciale beroepen of vitale processen dan geldt dat werknemers met verkoudheidsklachten of bij een zieke huisgenoot vaak wel kunnen werken. Advies is om dit in zo’n situatie met elkaar te overleggen.

Krijgt je werknemer (of 1 van zijn huisgenoten) bovenop deze gezondheidsklachten koorts en/of benauwdheidsklachten, dan moet het hele huishouden thuisblijven totdat iedereen 24 uur lang geen klachten heeft. Ook hier gelden afwijkende regels wanneer er sprake is van een cruciaal beroep of vitaal proces. Overleg ook hier samen hoe je dit met elkaar oplost. Als een medewerker moet thuisblijven vanwege een zieke huisgenoot en deze niet kan thuiswerken omdat dit beroepsmatig onmogelijk is, dan moet je als werkgever toch het loon doorbetalen.

Werknemer bang voor besmetting

Wat doe je als een werknemer bang is om een besmetting met het coronavirus op te lopen bij je bedrijf? Probeer de angst voor een besmetting bij een werknemer weg te nemen als er geen aantoonbare redenen zijn om bang te zijn. En pas alle voorzorgsmaatregelen volgens de richtlijnen toe. Lukt het niet om je medewerker gerust te stellen en komt hij niet werken, dan kan je dit als werkweigering aanmerken. Hij heeft geen recht meer op loon. Bespreek dit met je werknemer en bevestig dit daarna schriftelijk aan hem.

Je werknemer kan er ook voor kiezen om verlof aan te vragen. Voor het al dan niet toekennen van een verlofaanvraag geldt de normale, binnen je bedrijf geldende, procedure. Je kunt de werknemer niet verplichten vakantie op te nemen. Het initiatief hiervan moet altijd bij de werknemer liggen.

Motiveren

Alles is anders, en dit zorgt mogelijk voor onrust en zelfs angst bij je medewerkers. Toch wil je dat ze volhouden in deze crisis. Voor hen persoonlijk en voor jouw bedrijf. Het zichtbaar maken van progressie op de korte termijn helpt hierbij. Maak het werk bijvoorbeeld meetbaar, door duidelijk taken af te bakenen, en direct behaalde resultaten inzichtelijk te maken voor je personeel.

Daarnaast kun je door een beloning de motivatie van je medewerkers een oppepper geven. Spreek je waardering uit over hoe je personeel met de nieuwe situatie, zoals thuiswerken, omgaat. Deel eens een extra compliment uit. En geef je werknemers een klein extraatje met een persoonlijke boodschap. Kijk waar je stressveroorzakers bij je personeel kunt voorkomen of wegnemen, en toon begrip voor iemands privésituatie..

Leidinggeven op afstand

Verschillende studies naar thuiswerken laten volgens Ben Tiggelaar zien dat de productiviteit thuis vaak beter is dan op kantoor. Medewerkers missen wel samenwerking en sturing. Speel hier bijvoorbeeld op in door te zorgen voor regelmatig onderling contact, met ruimte voor informele momenten. En maak een duidelijk onderscheid tussen werk en privé, zodat medewerkers niet overbelast raken. Organiseer digitale overlegmomenten met collega’s en leidinggevenden via online kanalen.

Je kunt met al je vragen over corona terecht bij het KVK Coronaloket of bel 0800 2117.
Yvonne Nikkelen

Als KVK-adviseur richt ik me met veel enthousiasme op (startende) ondernemers en zzp’ers. Mijn interesses liggen bij het aannemen van personeel, start algemeen, fiscale zaken, marktkansen en ondernemersvaardigheden. Ik help je graag verder.

InspiratiePage