Corona

Thuiswerken: digitale mogelijkheden

  • How to
  • Redactie KVK
  • 15 mei 2020
  • 5 min lezen
  • 779
Thuiswerken was voor veel bedrijven niet gebruikelijk. Van de een op de andere dag moet je nu op afstand samenwerken met je personeel. Gelukkig zijn er verschillende digitale mogelijkheden om ook met telewerken je bedrijf draaiende te houden. Van videosolliciteren, digitaal groepsoverleg tot kennis delen via webinars en een virtuele ‘vrijmibo’.

1 online omgeving

Als je medewerkers van de een op de andere dag thuis moeten werken, is het handig om een gezamenlijke online omgeving te hebben. Zodat je bij dezelfde documenten en informatie kan. Werken in de cloud is daarvoor een oplossing. Dan staan je data online en zijn vanaf iedere plek toegankelijk. Er zijn veel verschillende aanbieders van dit soort diensten. Zoals Microsoft Teams (betaald), Dropbox of Slack. Lees meer over de verschillende diensten en waar je op moet letten als je in de cloud gaat werken.

Veiligheid

Thuiswerken heeft ook risico’s. Gebruikt je medewerker een privé laptop of een van het werk? Wat zijn de privacy-voorwaarden van een dienst die je gebruikt? Het Digital Trust Center zette op een rij hoe je die risico’s het beste kan beperken.

Advies?

Wil je advies bij het inrichten van je online omgeving? Met het initiatief Digital Helpsquad houden tientallen digitale bureaus in Nederland gratis online spreekuren voor kleine ondernemers. Bekijk hun website voor de tijden van de sessies.

Digitaal samenwerken

Er zijn veel technische mogelijkheden om online samen te werken. Tegelijkertijd samenwerken in een document kan bijvoorbeld via Microsoft Teams (betaald) of Google Docs (een Google-account nodig).

Ook voor hulpmiddelen die je tijdens een fysieke werksessie gebruikt, zijn digitale alternatieven. Zo kan je in plaats van een flip-over gebruik maken van Google Slides, Trello, Google Jamboard en Mural. Zelfs voor brainstormsessies inclusief post-its plakken zijn alternatieven, zoals Stormboard, Miro en mindmeister.

The Digital Workplace Company zette een heel aantal tips en tools op een rij voor online samenwerken.

Groepsoverleg via videobellen

Als je met je collega’s wilt overleggen kan je natuurlijk bellen, mailen, berichtjes versturen en chatten. Maar in sommige situaties wil je elkaar liever zien. Dat kan met videobellen.Google Hangouts, Meet, Skype of Zoom zijn bekende overlegtools. En tot 3 personen kun je videobellen via WhatsApp of FaceTime.

Andere dynamiek

Een bijeenkomst via videobellen is niet hetzelfde als een fysieke bijeenkomst. Het vraagt meer voorbereiding en er gelden andere regels. Dat is de ervaring van bedrijven die al langer veel digitaal samenwerken. Zo zette organisatiedeskundigen The Liberators 6 tips op een rij voor een succesvolle videovergadering (Engels).

Een van de adviezen is om afspraken te maken. Zoals: zet allemaal je beeld aan en je geluid uit tenzij je spreekt. Maar ook over hoe je je gedraagt. Maak impliciete normen expliciet. Denk aan: niet ondertussen chatten tijdens een vergadering.

Videosolliciteren

Ondanks de crisis gaan sollicitatiegesprekken door. Lees hoe bedrijf Alliander technici en IT-specialisten in dienst neemt na een digitale sollicitatieprocedure. VNOM, een technisch uitzend- en detacheringsbureau, voert nu alle kennismakingsgesprekken digitaal. Voor de coronacrisis zagen ze hun kandidaten altijd op kantoor om hen voor te bereiden op een sollicitatiegesprek. Nu slagen ze daar ook in via videobellen: “Het hangt af van hoe de kandidaat het wil. We merken tot nu toe dat beeldbellen met FaceTime en Whatsapp vaak hun voorkeur heeft.”, vertelt Jessey de Charon de Saint Germain (Marketing Manager VNOM).

Sollicitatiecoach Aaltje Vincent verzamelde op LinkedIn adviezen over videosolliciteren voor werkgevers en sollicitanten.

Webinars geven

Een webinar is een online seminar. Eén spreker verzorgt een interactieve live uitzending voor een grote groep mensen. Interactie wordt gestimuleerd door de spreker zelf en gefaciliteerd door bijvoorbeeld een chatvenster. Wanneer je het webinar opneemt, kun je het beschikbaar stellen om terug te kijken. Interessant voor bijvoorbeeld productpresentaties en trainingen. Zo organiseer je een succesvol webinar.

Online training

Door de crisis valt er soms werk weg waardoor personeel tijd over heeft. Bedenk welke kennis of vaardigheid ze goed kunnen gebruiken. Wil je bijvoorbeeld dat ze social media meer zakelijk inzetten? Of kies je juist voor persoonlijke ontwikkeling? Je kan op verschillende manieren kennis aanbieden.

  • Leer onderling van elkaar. Deel je expertise of best practice via videobellen of een webinar.
  • Maak gebruik van trainingen die je bedrijf al in huis heeft of heeft ingekocht. Stuur ze nog eens aan je medewerkers door.

Nog geen trainingen in huis? Online zijn er verschillende aanbieders, check voor jouw specifieke branche ook online. Een greep uit het aanbod:

  • Learnit biedt gratis Nederlandstalige cursussen aan op uiteenlopende expertises.
  • Onlinemarketing kennis van je team verhogen? Behaal je gratis certificaat op Google’s Digitale Werkplaats.
  • Massive Open Online Courses (MOOCs) zijn grootschalige, gratis, open en online cursussen. Ze worden aangeboden door universiteiten. Kijk bijvoorbeeld op de website van de Erasmus Universiteit Rotterdam, TU Delft of Rijksuniversiteit Groningen.
  • Coursera is een van de oudste en grootste aanbieders van gratis online cursussen. Meer dan 190 universiteiten en bedrijven zijn hierop aangesloten. Extra tentamens, projecten of een certificaat kun je tegen betaling krijgen.
  • edX is een een grote speler in het gratis aanbieden van cursussen, ze werken samen met meer dan 140 instituties.
  • Product School is een initiatief van Fast Moving Targets. Product School lanceert vanwege de coronacrisis “De maand van het maken”. Vanaf 7 april kan je hier gratis alleen of samen met anderen werken verschillende projecten, zoals apps leren bouwen of leren podcasten.
  • The School of Life. Iedere dag van 13.00 tot 13.45 zorgen zij voor een mooie lunchbreak via Zoom over vraagstukken die nu opportuun zijn.

Alert op hackers

Nu werknemers massaal thuiswerken, zijn ook hackers erg actief. Bijvoorbeeld met phishingmails rondom het coronavirus, zogenaamd van bekende, betrouwbare instanties. Waarschuw je medewerkers daarom voor phishing. Ook helpt het als alle software up-to-date is. Check de website van het Digital Trust Centre voor meer informatie over veilig thuiswerken.

Redactie KVK
Redactie KVK

De KVK-redactie verzorgt en publiceert inspirerende informatieve artikelen voor ondernemers op KVK.nl, waaronder interviews en how to’s.

InspiratiePage