Zo kies je een betaalsysteem voor je winkel of webshop

Er zijn twee verschillende typen betaalsystemen voor winkels en webshops. Voor fysieke winkels is er Point of Sale (PoS). Dat is een betaal-, kassa- en voorraadbeheersysteem en bestaat uit zowel software als hardware, ofwel apparaten. Voor webshops is er Payment Serve Provider (PSP), een online betaalsysteem in de vorm van software. Beide systemen kun je onderling koppelen. Lees hoe je de juiste keuze maakt.

Heb je een fysieke winkel en een webwinkel? Dan heb je beide betaalsystemen nodig. Er zijn veel aanbieders en de pakketten en tarieven verschillen behoorlijk.

Waaruit kun je kiezen?

1. Point of Sale: winkel kassasysteem en voorraadbeheer

Een Point of Sale (PoS) is een beveiligd kassasysteem voor een fysieke winkel. Het systeem bestaat uit een computer met speciale software. Je doet hiermee niet alleen winkelbetalingen, maar bijvoorbeeld ook je voorraadbeheer, boekhouding, facturatie, personeelsbeheer en klantbeheer. Er hoort apparatuur bij zoals een kassa, pinapparaat, bonnenprinter of barcodescanner. Er zijn ook mobiele PoS-systemen. Deze slaan de data meestal online in de cloud op. Mobiele PoS-systemen werken met draagbare apparaten zoals laptops, tablets en mobiele telefoons. Je kunt met een PoS-systeem ook contant betalen. De apparatuur koop of huur je. Daarnaast betaal je meestal een maandelijks bedrag voor de gekozen betalingswijzen, service en software.

2. Payment Service Provider: voor online betalingen

Een Payment Service Provider (PSP) is een bedrijf dat ervoor zorgt dat je webwinkel veilig betalingen kan ontvangen. De PSP biedt online betaaloplossingen aan, zoals iDEAL, betalen met credit cards, PayPal, en betalen met automatische incasso's. Je kiest zelf welke betaalmethoden je aan je klanten aanbiedt. Deze systemen kunnen ook worden aangesloten op een digitaal PoS-kassasysteem en voorraadbeheer.

De PSP-tarieven verschillen per provider. Sommigen rekenen bijvoorbeeld een vaste transactieprijs en/of een percentage van de betaling. Anderen rekenen een bedrag per maand.

Wat heb je nodig?

1. Je hebt een fysieke winkel

Als je alleen een fysieke winkel hebt, is een Point of Sale (PoS)-systeem vaak genoeg. Met de meegeleverde software kies je uit apparaten en services die je nodig hebt. Zoals een kassasysteem, pinautomaat, bestelzuil, bonnenprinter, barcodescanner, facturatie, voorraadbeheer en personeelsbeheer, en rekenmodules voor je administratie. Hier zitten eenmalige aanschafkosten of maandelijkse kosten voor software-abonnementen aan vast. Stel jezelf de volgende vragen, daarmee bepaal je wat je nodig hebt:

• Hoeveel betalingen verwerk je per dag? Bij weinig dagelijkse betalingen is kosten betalen per transactie, bijvoorbeeld met pin, vaak gunstiger dan een maandelijks abonnement. Vergelijk de door jou geselecteerde aanbieders en bereken wat voor jouw onderneming de voordeligste optie is.
• Huur je de apparatuur liever en betaal je een maandelijks abonnement? Of koop je de apparatuur en trek je dit af van de belasting? Bij het eerste heb je geen omkijken naar onderhoud, service en vervanging, maar zit je wel vast aan een bepaald maandbedrag en huurperiode. Bij het tweede heb je belastingvoordeel, maar draag je als eigenaar meer risico bij technische problemen.
• Wat voor soort apparatuur en services heb je nodig? Een kassa en los pinapparaat? Of wil je bijvoorbeeld ook voorraadbeheer en facturatie doen? Schrijf voor jezelf op wat je nodig hebt en vergelijk de verschillende providers met elkaar op deze punten.
• Hoe betalen je klanten het liefst? Is dat met cash, pin, PayPal, credit card, iDEAL of op rekening? Neem de populairste betaalopties van je klanten mee in je keuze, anders loop je mogelijk omzet mis.

2. Je hebt een webshop

Als je alleen een webshop hebt, heb je als basis genoeg aan een online Payment Service Provider (PSP) voor je webshopbetalingen. Vraag je af:

• Welke betaalmogelijkheden wil je in ieder geval aanbieden? iDEAL, credit card en bankoverschrijving bijvoorbeeld?
• Hoe betalen je klanten het liefst? Is dat met pin, PayPal, credit card, iDEAL, op rekening, of op andere manieren? Neem de populairste betaalopties van je klanten mee zodat je geen omzet misloopt.
• Hoeveel betalingen verwerk je gemiddeld per dag? Bij weinig betalingen per dag kan betalen per transactie gunstiger zijn dan een maandelijks abonnement.
• Welke opties heb je verder nog nodig, bijvoorbeeld voorraadmeldingen en waarschuwingen bij verdachte transacties? Vergelijk de PSP’s op deze punten.

3. Je hebt een fysieke winkel en een webshop

Als je een fysieke winkel en een webshop hebt, heb je beide systemen nodig. Een aantal aanbieders biedt een alles-in-één-oplossing: je kunt bij hen terecht voor zowel webshopbetalingen als een fysiek kassasysteem. Kijk bij het kiezen van een aanbieder ook naar wat je eventueel al aan betaalsystemen hebt en of je die goed op elkaar kunt aansluiten.

Stappenplan

1. Doe eerst onderzoek. Wat is er te koop aan PoS- en PSP-systemen? Welke aanbieders zijn er? Wat bieden ze? Wat zijn de kosten voor abonnementen, services en transacties?
2. Kijk wat je maandelijks kunt en wilt besteden aan een PoS, PSP of combinatie van beide systemen. Wat je kunt uitgeven bereken je op basis van je exploitatiebegroting, investeringsbegroting, productprijs en winstmarge.
3. Kies uit je wensen- en eisenlijst wat je minimaal nodig hebt. Je kunt altijd later uitbreiden.
4. Zoek minimaal drie aanbieders voor een betaalsysteem. Vergelijk deze met elkaar en kies de meest geschikte en voordelige voor jouw onderneming.

Meer informatie

Bij Betaalvereniging Nederland vind je onafhankelijke informatie over online betaalmiddelen. In het Openbaar register van De Nederlandsche Bank staat een lijst van alle financiële instellingen die in Nederland actief zijn. Hier staat ook een lijst van alle Payment Service Providers.