Internationale offerte voor een product

Een internationale offerte voor een product is een voorstel voor de internationale levering van producten aan een geïnteresseerde koper. Als de koper of importeur de offerte van de leverancier of exporteur aanvaardt, ontstaat een overeenkomst. Aanvaarden gebeurt meestal door het plaatsen van een handtekening op de offerte. Een overeenkomst mondeling accepteren mag ook. Maar omdat je dan geen bewijs hebt als het tot een conflict komt, is een getekende offerte beter.

Soorten offertes

Er is een onderscheid tussen een vaste en een vrijblijvende offerte:

Vaste offerte:

Een vaste offerte is tot een bepaalde tijd geldig. De verkoper is tijdens deze periode verplicht om zijn aanbod na te komen. Terugkomen op dit aanbod voor afloop van de geldigheidsduur mag niet.

Vrijblijvende offerte:

In een vrijblijvende offerte staat geen geldigheidstermijn. De potentiële koper hoeft de offerte dus niet voor een bepaalde datum te accepteren. Zolang de koper de offerte niet accepteert, mag de verkoper deze tussentijds aanpassen. Bijvoorbeeld in geval van een prijsstijging. Ook mag de verkoper een vrijblijvende offerte intrekken.

Inhoud van de offerte

Een internationale offerte voor een product bestaat vaak uit de volgende onderdelen:

Bedrijfsgegevens

Naam, adres, woonplaats en land van de verkoper en de geïnteresseerde koper. Tip: zorg dat op de offerte ook het handelsregisternummer van KVK en het registratienummer van het buitenlandse bedrijf staan. Check het nummer van je buitenlandse zakenpartner via buitenlandse registers.

Datum offerte en geldigheid offerte

Een offerte heeft een datum en een offertenummer. In een vaste offerte staat een geldigheidstermijn. Als het een vrijblijvende offerte is staat dit duidelijk vermeld, omdat deze geen geldigheidstermijn heeft.

Exacte productomschrijving

De koper ziet het product meestal niet. Het toevoegen van technische specificaties, zoals typenummer, tekeningnummer et cetera, en kwaliteitsaanduidingen op een offerte helpt misverstanden voorkomen.

Hoeveelheid

Op een offerte staat de aangeboden hoeveelheid in stuks, liters of andere maatstaf.

Goederencode of HS-code

Een goederencode of HS-code gebruik je bij zakendoen buiten de EU. Dit is een meercijferige code die de douane wereldwijd gebruikt voor het indelen van producten. De goederencode van een product bepaalt het tarief van invoerrechten in het invoerland en of er nog extra documenten nodig zijn voor de import en export van deze producten.

Land van oorsprong

Het land van oorsprong van een product is het land waar het product geproduceerd is. Als het land van oorsprong op de offerte staat kun je onderzoeken of er handelspolitieke maatregelen zoals sancties gelden op producten uit het oorsprongsland. Of dat hiervoor lagere invoerrechten gelden omdat er een handelsverdrag tussen het oorsprongsland en het bestemmingsland is afgesloten.

Prijs en valuta

Houd rekening met schommelingen van de wisselkoers als de prijs is uitgedrukt in een andere valuta dan de euro. Je product kan hierdoor duurder of juist goedkoper uitvallen.

Verpakking

Tijdens het vervoer kan schade ontstaan. Een goede verpakking moet aan allerlei verpakkingseisen voldoen. Er kunnen voorschriften gelden voor het gebruik van verpakkingsmateriaal en symbolen op de verpakking.

Vervoerswijze

Op een offerte staat informatie over het vervoer van de goederen. Gaat het om transport over de weg, per spoor, over water of door de lucht? Of een combinatie van deze vervoermiddelen?

Vermelding van Incoterms®

Incoterms® zijn gestandaardiseerde internationale afspraken over het transport. Door het afspreken van een Incoterm® is voor verkoper en koper duidelijk:

  • Wie het transport verzorgt en tot waar.
  • Wie er zorgt voor transportverzekeringen, vergunningen, machtigingen, documenten en (douane)formaliteiten.
  • Wanneer het risico van verlies of schade aan de goederen overgaat van de verkoper naar de koper.

Levertijd

De levertijd geeft aan binnen welke termijn de koper de goederen ontvangt.

Betalingsvorm

In de offerte staat hoe en wanneer de betaling plaatsvindt. Betalen kan op verschillende manieren, bijvoorbeeld via een Letter of Credit, vooruitbetaling of een andere betalingsvorm.

Garantie

De koper kan terugvallen op garantie als het product binnen een bepaalde termijn niet goed werkt of kapot is. De offerte vermeldt de garantietermijn en de voorwaarden van garantie.

Algemene voorwaarden

Een offerte kan verwijzen naar bijgevoegde algemene voorwaarden van de verkoper.

Met een offerte heb je een basis voor verdere onderhandelingen. Nadat verkoper en koper de offerte doorspreken kan deze aangepast worden. Een getekende offerte kan als overeenkomst of orderbevestiging gebruikt worden.

InfoPage