Meer zekerheid met controle van goederen voor transport

Als je goederen in het buitenland bestelt, wil je zeker weten dat de bestelde producten bij aankomst aan je eisen voldoen. Een lokaal inspectiebedrijf kan jouw goederen voor transport controleren of meekijken tijdens het laden. Deze controle heet een pre-shipment inspectie (PSI). Daarmee verlaag je jouw bedrijfsrisico. Je weet namelijk zeker dat je de juiste producten ontvangt.

Een inspectiebureau kan zowel voor jou als voor je buitenlandse klant goederen of zendingen inspecteren. Ook kan zo’n bedrijf jouw productie in het buitenland begeleiden en controleren. Bij bepaalde producten is een keuring vanuit de overheid verplicht. Denk aan dierlijke (veterinaire) of plantaardige (fytosanitaire) producten. Zoals levensmiddelen, vlees, planten en fruit.

Kwaliteitscontrole

Bij het ontvangen van je producten blijken ze soms anders dan je besteld hebt. Je wilt bijvoorbeeld waterkokers uit China importeren. Je kiest twee hippe kleuren, doet een aanbetaling en maakt met vertrouwen de rest van het geld over wanneer je order op transport gaat. Wanneer je een paar weken later de eerste dozen opent, zie je tot je schrik niet de gewenste pasteltintjes, maar felgekleurde apparaten. Je hebt nu een container vol producten die je niet besteld hebt en mogelijk niet kunt gebruiken. En je zit opgescheept met een onverkoopbare voorraad die je wel hebt betaald.

Dit bedrijfsrisico kun je voorkomen met een pre-shipment inspectie (PSI) in het exportland. Voor ondernemer Sander Bisseling gaat importeren niet zonder inspectie. Je leest zijn ervaringen in het artikel ‘Inspectie bij import: ander kwaliteitsbesef vormt risico’.

Andersom geldt dat buitenlandse klanten een controle bij jouw bedrijf kunnen laten doen. Je buitenlandse klant geeft meestal vooraf aan welk geaccrediteerd inspectiebedrijf wanneer en hoe laat bij je langskomt. De inspecteur kan toezicht houden tijdens het laden of een PSI uitvoeren. Zo weten je klanten zeker dat ze krijgen wat ze besteld hebben.

Kosten

Een kwaliteitscontrole is niet verplicht. Als importeur of exporteur kies je hiervoor en je betaalt het bureau dat je inschakelt. Vaak betaal je een bedrag per uur. De hoogte van dit bedrag hangt af van het soort inspectie dat je laat doen. En van de benodigde technische kennis die de controleur hiervoor nodig heeft. De prijzen verschillen per bureau.

Pre-shipment inspectie (PSI)

Bij een PSI voert een inspecteur van het controlebedrijf een eindcontrole uit op producten voordat deze geladen en verzonden worden. Bij deze controle kijkt een inspecteur of je producten voldoen aan de vastgelegde norm. Daarbij kan het gaan om technische aspecten, hoeveelheden, uiterlijk, het aanvragen van markeringen of bijvoorbeeld de manier van verpakken. Aan de hand van samples en een checklist weten producent, inspecteur en importeur precies hoe streng de normen zijn. Zo weegt bij een inspectie een kras op een televisiescherm zwaarder dan een kras op de verpakking ervan.

Van de controle ontvang je een inspectierapport. Als je via een Letter of Credit betaalt, laat het rapport dan toevoegen aan de handelsdocumenten die je van je buitenlandse leverancier ontvangt.

Wanneer je zending van onvoldoende kwaliteit is, bespreek je verdere acties met de controleur. Mogelijk moet de productie opnieuw, of laat je slechts een deel van de goederen verzenden. Wanneer een controle positief verloopt, wordt je order geladen voor transport.

Toezicht tijdens laden

Een inspecteur kan meekijken bij het laden van je container. Ook de container zelf kan gecontroleerd worden. Zo weet je of de container aan de internationale overeenkomst voor veilige containers (CSC) voldoet.

Je bepaalt zelf wat je wilt controleren. Bijvoorbeeld of de bestelde producten inderdaad worden geladen, de juiste verpakking hebben en goed vaststaan in de container. Na een positieve controle verzegelt de inspecteur de container. Als het zegel bij aankomst verbroken is, weet je direct dat er onderweg iets met je zending is gebeurd.

Eerdergenoemde inspecties richten zich vooral op eindproducten. Het laten controleren van een fabriek of productieproces kan ook.

Productiecontrole

Als je importeert, kun je het productieproces of de fabriek laten controleren. Dit geldt ook wanneer je in het buitenland laat produceren. Denk aan een controle voor het starten of opstarten van het productieproces. Als dit niet aan je wensen of specificaties voldoet, kan de controleur op tijd bijsturen.

Tijdens de productie kunnen producten voor controle uit het proces gehaald worden. Bij eventuele problemen kun je op tijd ingrijpen. Zo weet je zeker dat het proces goed verloopt, je product kwalitatief goed is en je de afgesproken levertijd nakomt.

Eerdergenoemde kwaliteitscontroles zijn op vrijwillige basis. Voor bepaalde producten zoals dierlijke en plantaardige goederen is een keuring vanuit de overheid verplicht. Zonder inspectie mag je deze producten niet exporteren of importeren.

Verplichte keuring

Voor de export van fytosanitaire en veterinaire producten stelt de overheid in het land van ontvangst eisen. Deze eisen zorgen voor het beschermen van de gezondheid van mensen en dieren in dat land. Als exporteur moet je aan deze eisen voldoen. Een Nederlandse instantie voert een keuring uit voordat je mag verzenden. Deze instantie geeft vervolgens de benodigde export- en keuringscertificaten af. Deze verklaringen en certificaten voeg je bij je exportzending.

Ook bij het zogeheten intraverkeer stelt de EU eisen aan het verhandelen van bepaalde dieren en dierlijke producten. Dit is verkoop aan andere EU-landen. Per EU-land kunnen extra bepalingen gelden. Met de exportassistent van de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) controleer je of en welke extra bepalingen voor jouw product gelden.

Bij import

Als je producten van dierlijke oorsprong importeert heb je voor de import een gezondheidscertificaat nodig. De aangewezen instantie in het land van vertrek geeft dit certificaat af. Dit officiële document kun je niet zelf opstellen. Deze certificaten gelden bijvoorbeeld voor de import van levensmiddelen, vlees of visserijproducten.

Bij binnenkomst in de EU voert de NVWA een veterinaire controle uit. De NVWA controleert onder andere de aanwezige documenten als een veterinair gezondheidscertificaat. Eventueel voert deze instantie een fysieke productinspectie uit.

Voor de import van planten, plantaardige materialen, groenten of fruit uit landen buiten de EU heb je een fytosanitair certificaat nodig. Je leverancier regelt dit gezondheidscertificaat bij de aangewezen instantie in zijn land.

Bij binnenkomst in Nederland vindt controle op het fytosanitair gezondheidscertificaat plaats. En mogelijk wordt een fysieke inspectie op de producten uitgevoerd. Op de website van de NVWA vind je informatie over documentcontrole en inspectie.