Op sommige thema’s is dit echter niet eenvoudig. Hoe vind je bijvoorbeeld de juiste balans tussen open data, privacy en de financiering van het Handelsregister (als basisregister) binnen de wettelijke kaders, zoals de Handelsregisterwet en de AVG? Hoe doe je recht aan de verschillende belangen binnen deze thema’s in de maatschappij? De beslissing hierover is uiteindelijk aan de politiek.
Thema's die KVK raken
KVK beheert het Handelsregister en moet zich houden aan de Handelsregisterwet. Hierin staat bijvoorbeeld beschreven welke gegevens moeten worden geregistreerd en welke wel of niet openbaar zijn. KVK moet gegevens verstrekken als daar om wordt gevraagd. Dat het register openbaar moet blijven, staat voor KVK als een paal boven water. Maar het is ons ook duidelijk dat ondernemers niet altijd tevreden zijn over bepaalde aspecten van de openheid ervan: schending van de privacy of het ongewenst benaderd worden voor direct marketingdoeleinden. En ook daar moet iets mee gedaan worden. In plaats van een kortetermijnoplossing wil KVK een structurele oplossing. Daarom luisteren we goed naar ondernemers om duidelijk te hebben waar de pijnpunten precies liggen en vooral: wat is volgens ondernemers zelf de oplossing voor dit probleem. In de tussentijd doet KVK wat ze kan doen om de overlast zoveel mogelijk te beperken. We geven voorlichting aan ondernemers als ze zich inschrijven. We geven klachten actief door aan de autoriteiten die toe moeten zien op handhaving van de AVG en de Telecommunicatiewet.
We zijn alert dat de rechtszekerheid gehandhaafd moet worden maar willen ook tot een oplossing komen waar de belangen van alle ondernemers in mee genomen zijn. Daarom doen we nu uitgebreid onderzoek met ondernemers samen. We moeten dit zorgvuldig doen samen met het ministerie van Economische Zaken en Klimaat en daarom duurt het misschien langer dan ondernemers lief is.
Non Mailing IndicatorEen van de maatregelen die KVK in het verleden heeft getroffen is de Non Mailing Indicator (NMI). Ondernemers kunnen die activeren om geen ongewenste reclame per post of verkoop aan de deur meer te ontvangen. De NMI regelt niet de andere vormen van ongewenste direct marketing zoals telefoon of spam.
Rol van EuropaWat ook een belangrijke rol speelt is (aankomende) Europese regelgeving. Dit gaat verder dan de vraag of ondernemers op eerdergenoemde oplossingen zitten te wachten. Passen die oplossingen ook binnen de Europese regelgeving zoals de ePrivacy verordening? En in hoeverre kan de Nederlandse politiek opgelegde Europese richtlijnen toepassen op zo’n manier dat ondernemers zich hierin kunnen vinden?
Er is duidelijk een spanningsveld tussen de openbaarheid van het Handelsregister en het gebruik van deze data voor direct marketingdoeleinden.
Het wettelijke Handelsregister heeft veel positieve kanten. Een inschrijving wordt direct verwerkt in het Handelsregister en is meteen openbaar. De ondernemer kan dan ook direct aantonen dat hij of zij een bedrijf heeft. Dat is handig bijvoorbeeld bij het openen van een zakelijk bankrekeningnummer, het afsluiten van een huurcontract of lease overeenkomst. Of het bestellen van kantoorartikelen, het aanvragen van een NS Businesscard. De ondernemer kan direct aan iedereen laten zien dat hij bestaat en dat hij voor het bedrijf handelingsbevoegd is. Andere overheden gebruiken de data uit het Handelsregister zodat de ondernemer die gegevens niet telkens opnieuw hoeft door te geven. Dat is ook de essentie: het Handelsregister moet openbaar zijn. Dat maakt het zakendoen ook gemakkelijker.
Het heeft echter ook een keerzijde. Bedrijven willen graag zakendoen met andere bedrijven en gebruiken onze data voor commerciële doelen. Dat hoort bij het zakendoen maar dat kan irritatie opleveren. Een deel van de ondernemers geeft aan last te hebben van agressieve, ongewenste marketingtelefoontjes en commerciële aanbiedingen via diverse kanalen. Zeker als die aanbieders zich niet aan de regels houden zoals we die in Nederland hebben afgesproken (AVG en Telecomwet).
Samen met het ministerie van Economische Zaken en Klimaat werkt KVK aan oplossingen om ervoor te zorgen dat ondernemers minder (en natuurlijk het liefs geen) ongewenste aanbiedingen meer krijgen via e-mail, telefoon of andere kanalen. Tegelijkertijd mogen deze oplossingen de openbaarheid van het register niet te veel aantasten. Deze openbaarheid is de kracht van het Handelsregister.
Deze infographic geeft meer inzicht in het gebruik van Handelsregisterdata.
Het Handelsregister is een openbaar register van ondernemingen. Dit bevordert de rechtszekerheid bij het zakendoen. Zo kun je nagaan of een bedrijf of organisatie staat geregistreerd, wat het vestigingsadres is, wie ervoor verantwoordelijk is en wie mag tekenen.
Adresgegevens in het HandelsregisterIn het Handelsregister staan de vestigingsadressen van ondernemingen en de privéadressen van de eigenaren, directeuren of bestuurders. Het vestigingsadres is openbaar: het is de plaats waar een onderneming de activiteiten uitvoert. Privéadressen van functionarissen van rechtspersonen (bijvoorbeeld de bestuurder van een bv) zijn niet openbaar. Van eenmanszaken, vof's, cv’s en maatschappen zijn de privéadressen van de eigenaar, vennoten en maten sinds 1 januari 2022 niet meer openbaar. Alleen medewerkers van bestuursorganen, advocaten, notarissen en deurwaarders kunnen deze gegevens bekijken als zij daarvoor een autorisatie hebben.
Ook de privéadressen van uiteindelijk belanghebbenden (UBO's) die in het UBO-register staan zijn niet openbaar.
Persoonsgegevens in het HandelsregisterIn het Handelsregister staan naast de adresgegevens ook andere gegevens van de eigenaren, directeuren of bestuurders; gegevens die te herleiden zijn naar de persoon zelf. Hoewel de AVG de privacy van persoonsgegevens beschermt, geldt een uitzondering voor bij wet ingestelde openbare registers, zoals het Handelsregister. Dat betekent dat de AVG weliswaar van toepassing is op het Handelsregister, maar dat KVK op basis van de Handelsregisterwet een grondslag heeft om de gegevens te verwerken voor haar wettelijke taken (zoals beschreven in het artikel 2 Handelsregisterwet aangegeven doelen).
Uiteraard gaan wij zorgvuldig om met de persoonsgegevens van onze klanten die geregistreerd worden in het klantenregistratiesysteem. Denk hierbij aan deelnemers van seminars of afnemers van Handelsregisterinformatie. Meer hierover kun je lezen in onze privacyverklaring op www.kvk.nl/privacy.
Over de afwegingen tussen openbaarheid en privacy in de openbare registers is niet iedereen het met elkaar eens. Ondernemers en met name zzp’ers geven met enige regelmaat te kennen dat de openbaarheid van hun gegevens hun privacy te veel aantast, waar anderen juist graag zien dat de gegevens openbaar blijven voor rechtszekerheidsdoeleinden. Wat de oplossingen voor dit dilemma zijn, is nu nog niet precies te zeggen. KVK kijkt samen met het ministerie van Economische Zaken en Klimaat en Autoriteit Persoonsgegevens naar oplossingen die binnen onze mogelijkheden liggen en die dus ook gewenst zijn door ondernemers zelf. KVK voert de wet uit. Stoppen met het verstrekken van contactgegevens of deze afschermen, kan niet zomaar. Hiervoor moet de wet gewijzigd worden. KVK is wettelijk verplicht data uit het register te leveren aan eenieder die hierom vraagt.
Open data en het Handelsregister
KVK heeft datasets beschikbaar gesteld als open data voor hergebruik door derden. De open datasets uit het Handelsregister zijn te vinden via het dataportaal van de Rijksoverheid en onze website. Ook geeft KVK Handelsregister app toegang tot 30 gratis inzages. De Minister van Economische Zaken heeft in 2016 de Tweede Kamer in een kamerbrief geïnformeerd over het beschikbaar stellen van deze open data en de overwegingen daarbij om de dienstverlening voor met name het klein mkb en zzp’ers laagdrempelig te maken.
Een politieke vraag die speelt in de discussie over open data is of de belastingbetaler of de gebruiker moet betalen voor gegevens. Wat hier ook speelt is het spanningsveld tussen de belangen van bepaalde groepen ondernemers: ondernemers die aangeven dat hun gegevens niet mogen worden gebruikt voor ongewenste commerciële doelen en ondernemers die alles willen weten van andere ondernemers voor hun eigen bedrijfsvoering.Financiering basisregisters
Bij het gratis maken van bepaalde informatie uit het Handelsregister doet zich de vraag voor: hoe ga je een basisregistratie dán bekostigen? Dit is altijd: of de gebruiker, of de belastingbetaler of een mengvorm van beide. KVK kan daar als uitvoerder niet zelf over beslissen. Dit is een politiek-beleidsmatige keuze. De diverse basisregistraties in Nederland worden niet op een uniforme manier gefinancierd. Ook uit een vergelijking van bedrijvenregisters in het buitenland wordt duidelijk dat er geen enkel register gratis is, maar dat er sprake is van een divers palet middelen van bekostiging van registers. De Minister van Economische Zaken heeft daarom in dezelfde kamerbrief aangegeven dat als gevolg van de ontwikkelingen rond open data, deze discussie breder moet worden getrokken naar een discussie over de (politiek) meest wenselijke manier van financiering van de (basis-) registraties in Nederland.Open data en privacy
Bij het aanbieden van open data moet goed rekening worden gehouden met de privacy van de ondernemer. In het Handelsregister staan namelijk veel persoonsgegevens en die kunnen geen onderdeel uitmaken van open data. De open datasets uit het Handelsregister die momenteel beschikbaar zijn, zijn daarom ook geanonimiseerd. Ook moeten de gegevens van ondernemers worden beschermd tegen onjuist gebruik zoals fraudeleuze praktijken. Daarnaast wensen sommige ondernemers ook een beperking op het gebruik van gegevens voor bijvoorbeeld direct-marketingdoeleinden.In 2017 is in opdracht van het ministerie EZK de nieuwe Wet op de Kamer van Koophandel geëvalueerd (periode 2014-2017). Deze evaluatie constateert dat de transformatie naar een nieuwe KVK goed heeft uitgepakt. De nieuwe visie ‘klantgericht werken en digital first’ wordt consistent uitgewerkt, bereik en waardering zijn duidelijk gestegen, de governance is sterk vereenvoudigd (door de instelling van één ZBO met een landelijk sturende Raad van Bestuur) en de beoogde taakstelling van 35-40% is gerealiseerd.