Personeelshandboek: alle afspraken in 1 document

Wil je discussies met je personeel voorkomen zonder ellenlange contracten op te stellen? Stel een personeelshandboek op. Daarin zet je alle praktische informatie en gedragsafspraken die belangrijk zijn binnen jouw bedrijf. Dat zorgt voor duidelijkheid voor jou en je werknemers.

Tijdens sollicitatiegesprekken en contractbesprekingen bespreek je veel met je medewerker: van werkzaamheden en teamdynamiek tot salaris en arbeidsvoorwaarden. Maar vaak ondertekenen jij en je nieuwe medewerker het contract al voordat algemene bedrijfsregels en omgangsnormen ter sprake zijn gekomen. Stel daarom een personeelshandboek op zodat je vanaf het begin weet wat jullie van elkaar mogen verwachten. Verwijs in de arbeidsovereenkomst vervolgens naar dit handboek zodat de afspraken rechtsgeldig zijn.

Inhoud personeelshandboek

In het personeelshandboek staan de bedrijfsregels en gewenste omgangsafspraken die meestal niet in een arbeidscontract of cao staan. Zo kun je in een personeelshandboek regels opnemen over bijvoorbeeld:

• verzuimmeldingen
• kledingvoorschriften bij klantbezoek
• het opnemen van  vrije dagen en vieren van feestdagen
• wat binnen je bedrijf geldt als bedrijfsgeheim en hoe je verwacht dat medewerkers hiermee omgaan
• hoe je omgaat met diversiteit op de werkvloer
• grensoverschrijdend gedrag op kantoor, en bij welke vertrouwenspersonen medewerkers terecht kunnen
• cybersecurity en hoe medewerkers digitaal veilig kunnen werken

Duidelijkheid

Het is handig om een personeelshandboek te hebben vanaf je eerste werknemer. “Het zet je als ondernemer aan tot nadenken over allerlei aspecten van een werkgever-werknemerrelatie”, stelt Margriet Baan van brancheorganisatie INretail. Als ondernemersadviseur is ze bekend met de ins en outs van personeelshandboeken. “Door een brede verzameling afspraken zwart op wit te zetten, weten beide partijen waar ze aan toe zijn, hoe je met elkaar om wilt gaan en is er achteraf minder reden voor gesteggel of misverstanden.”

Een personeelshandboek helpt ook wanneer je bestaande regels wilt aanpassen. Omdat je een algemeen document hebt met interne regels, hoef je niet over elke wijziging met elke werknemer afzonderlijk te onderhandelen. Wel is goedkeuring nodig van een ondernemingsraad of van personeelsvertegenwoordigers. Door werknemers direct te betrekken bij dit proces en ze inspraak te geven bij de invoering van het personeelshandboek, verklein je de kans op weerstand.

Begin met een personeelshandboek

Maak eerst een checklist met onderwerpen die je er allemaal in wilt hebben. Vervolgens verzamel je alle bestaande afspraken die je aanvult met nieuwe. Dit bundel je op een overzichtelijke manier. Bij voorkeur met een positieve ondertoon. Zorg voor draagvlak onder je medewerkers. Zo wordt het een naslagwerk voor iedereen in je bedrijf, in plaats van een lijst eenzijdig opgelegde regels.

Het opstellen van een personeelshandboek kost tijd en vraagt om planning. Onthoud dat “het met name een document is voor praktische afspraken en dat het houvast moet bieden”, adviseert Baan. “De kunst is om het niet té ingewikkeld te maken of jezelf te verliezen in de kleinste details.”

Zelf opstellen of personaliseren

Je kunt een personeelshandboek zelf opstellen, maar je kunt er ook voor kiezen om hulp in te schakelen en een personeelshandboek te laten maken. “Niet iedereen heeft zin en de expertise om zelf een document op te stellen. We hebben als brancheorganisatie een algemeen personeelshandboek geschreven voor de retail”, vertelt Baan. “Het bestaat uit zo’n 30 pagina’s en voldoet aan alle wet- en regelgeving waar retailers mee te maken hebben. En wat de basis is van goed werkgever- en werknemerschap staat er ook in.”

Werkgevers in andere branches kunnen online verschillende voorbeelden van personeelshandboeken vinden. Bijvoorbeeld via hun branchevereniging zoals de ANKO voor kappers. Kun je hulp gebruiken bij je zoektocht naar een geschikt personeelshandboek? Neem contact op met het KVK Adviesteam.

Maak het voorbeeld-personeelshandboek op maat door eigen regels toe te voegen en informatie over specifieke onderwerpen aan te passen naar hoe het in jouw bedrijf gaat. "Samenwerking met een deskundige organisatie kan dit proces flink versimpelen. Houd je personeelshandboek tot slot steeds up-to-date met de nieuwste wet- en regelgeving."