Voorkom fraude door eigen personeel

Ruim een op de zeven Nederlandse bedrijven krijgt te maken met fraude of oplichting. Werknemers plegen driekwart van die fraude. Denk hierbij aan diefstal, factuurfraude, verduistering, oplichting en corruptie. Dit blijkt uit cijfers van fraudeonderzoeksbureau Hoffmann. Hoe voorkom je interne fraude? En wat moet je doen als het je overkomt?

Bedrijfsfraude komt steeds vaker voor in Nederland, volgens Johan Klokman, senior consultant Fraude & Integriteit, bij Hoffmann in Almere. En het kan je bedrijf flink wat kosten. Zo leiden de horeca- en retailsector jaarlijks ruim 200 miljoen euro schade door interne fraude. “Voorkomen is beter dan genezen. Bedrijven moeten veel meer inzetten op het voorkomen van interne fraude.”

Wat is interne fraude?

“Interne fraude is het best te omschrijven als stelen van de baas en bedriegen door werknemers”, vertelt Klokman.

Voorbeelden hiervan zijn werknemers die:

• producten stelen, geld ‘lenen’ uit de kassa of korting geven aan vrienden en familie.
• vertrouwelijke bedrijfskennis verkopen of geven aan een concurrent.
• zakendoen met niet-bestaande leveranciers en daar valse facturen voor aanmaken.
• zonder toestemming geld overmaken naar hun eigen bankrekening.
• onjuiste kosten- of urendeclaraties indienen.
• zonder geldige reden afwezig zijn, zoals bij ongeoorloofd ziekteverzuim: je ziek melden terwijl je niet ziek bent.

Voorkom interne fraude

Voorkom interne fraude in je bedrijf. Klokman noemt zeven maatregelen die je kunt nemen.

1. Screen je personeel

Neem betrouwbaar personeel in dienst. “Werkgevers kijken bij een sollicitatie vaak naar geschiktheid en niet naar betrouwbaarheid. Screen daarom nieuwe medewerkers en beperk zo het risico dat je iemand aanneemt die niet te vertrouwen is”, adviseert Klokman.

Bij een screening kun je denken aan het opvragen van diploma’s, het nagaan van referenties en het opvragen van een Verklaring omtrent het gedrag. Of voer een gesprek over betrouwbaarheid met de kandidaat.

2. Stel gedragsregels op

In een huishoudelijk reglement staan de gedragsregels voor je medewerkers. Denk aan afspraken over onderwerpen als: hoe ga je om met kasverschillen, retouren, personeelsaankopen en sleutelbeheer? In het reglement beschrijf je ook hoe je met elkaar omgaat binnen je bedrijf. Geef duidelijk aan wat het gewenste gedrag is en wat de gevolgen zijn bij overtreding van de regels. Laat je werknemer het huishoudelijk reglement ondertekenen bij indiensttreding. Geef als werkgever zelf altijd het goede voorbeeld.

3. Bespreekbaar maken

Maak personeelsfraude bespreekbaar. Laat het onderwerp regelmatig terugkomen in het werkoverleg en functioneringsgesprekken. Neem bijvoorbeeld de regels en procedures door en probeer een sfeer te creëren waarbij collega's elkaar aanspreken op afwijkend gedrag.

4. Niet in verleiding brengen

Bekijk je bedrijfsprocessen eens door de ogen van een medewerker. Zijn er veel verleidingen om te frauderen? Het kan zijn dat je veel spullen onbeheerd laat liggen in je magazijn of geen facturen controleert. Gelegenheid maakt vaak de dief. Probeer je risico’s te beperken.

5. Betrokken medewerkers

Betrokken werknemers frauderen minder snel, volgens Klokman. “Betrek je personeel bij je bedrijf. Geef ze verantwoordelijkheden en waardeer hun werk door het geven van complimenten. Hoe sterker een medewerker zich betrokken voelt bij diens werk, hoe hoger de drempel is om te frauderen.”

6. Bescherm bedrijfsgegevens

Houd in de gaten wie toegang heeft tot gevoelige bedrijfsinformatie. Om het risico op lekken te beperken, is het verstandig om personeel of leveranciers alleen toegang te geven tot informatie die zij écht nodig hebben voor hun werk. Zorg dat tijdelijke toegang tot gegevens ook tijdelijk is. En kijk of je IT-systeem meldingen kan geven bij ongebruikelijk dataverkeer, zoals mails met grote bijlagen.

7. Wees alert op fraudesignalen

Werknemers die frauderen, zijn niet gemakkelijk te ontdekken. Klokman noemt een aantal signalen waar je op kunt letten.

• Smoezen verzinnen of plotseling vertrek van een medewerker zonder duidelijke reden.
• Iemand is er altijd als eerste en gaat als laatste weg.
• Niet houden aan regels en procedures.
• Een levensstijl van een medewerker die niet overeenkomt met diens inkomen.
• Bewust werken zonder collega’s die mee kunnen kijken, of altijd met dezelfde collega. Niets uit handen willen geven aan een collega.
• Vaak onduidelijkheden in de urendeclaraties of administratie.
• Verstopte goederen in de personeelsruimte of kluisjes.

“Persoonlijke omstandigheden van een medewerker spelen vaak een rol bij het plegen van fraude. Denk hierbij aan geldproblemen bijvoorbeeld als gevolg van een echtscheiding of een verslaving. Het kan ook zijn dat je te maken hebt met wrok, bijvoorbeeld ruzie tussen werknemer en werkgever over een slechte beoordeling of een misgelopen promotie”, vertelt Klokman. Signaleer tijdig privéproblemen en praat erover met je medewerker. Zorg voor een goede werksfeer en ga in gesprek met ontevreden werknemers.

Ruzie

Klokman vertelt over een Directeur-grootaandeelhouder (DGA) die samen met een medewerker een bedrijf startte. “De DGA bracht het geld in, de medewerker de kennis. Het bedrijf bleek erg succesvol. Na een aantal jaren was de DGA rijk en had een mooi huis en een dikke auto. De medewerker was slechts meegegroeid in salaris en wilde nu ook aandelen in het bedrijf. De DGA weigerde de medewerker aandelen te geven. De medewerker was hier boos over en ging frauderen. De medewerker begon goederen van het bedrijf op de zwarte markt te verkopen. Door een toevalligheid ontdekte de DGA de fraude en ontsloeg de medewerker.”

5 stappen bij verdenking

Vermoed je dat een werknemer fraudeert? Volg dan deze vijf stappen:

1. Doe onderzoek

Doe eerst onderzoek en ga op zoek naar bewijzen. “Denk hierbij aan het spreken van collega’s, het onderzoeken van de zakelijke e-mail, het bekijken van camerabeelden of het onderzoeken van bedrijfstelefoons”, vertelt Klokman. De privacy van de werknemer is hierbij een belangrijk punt. Je moet je houden aan de privacyregels in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit is een Europese privacywet die regelt dat bedrijven en organisaties persoonsgegevens zorgvuldig verwerken. “Maak bij een onderzoek altijd een afweging tussen het gerechtvaardigd belang van de werkgever en de privacy van de betrokken medewerker. Je moet dus een goede reden hebben om een fraudeonderzoek in te stellen. Je mag bijvoorbeeld niet zomaar een onderzoek opstarten omdat een werknemer niet functioneert.” Voor een onafhankelijk onderzoek kun je soms beter de hulp inroepen van specialisten, zoals een recherchebureau of de politie.

2. Schorsing werknemer

Het kan noodzakelijk zijn om de betrokken medewerker bij aanvang van het onderzoek te schorsen. Een schorsing kun je niet zomaar opleggen. Je moet onderbouwen dat de aanwezigheid van de werknemer het onderzoek bemoeilijkt. De werknemer kan aan de rechter vragen om de schorsing op te heffen. Een onterechte schorsing kan leiden tot een schadevergoeding en bemoeilijkt een eventueel ontslag.

3. Geef een waarschuwing

Bij een licht vergrijp kun je kiezen voor een officiële waarschuwing. Het is verstandig reacties, opmerkingen, gemaakte afspraken of getuigenissen op papier te zetten en te laten ondertekenen door de betreffende werknemer.

4. Ontslag

Wanneer de arbeidsverhouding door interne fraude zo sterk verstoord is dat je niet meer verder kunt, ga je over tot een ontslagprocedure. “Vraag hierbij altijd juridisch advies. Heb je voldoende bewijzen voor ontslag of moet je nog meer onderzoek doen? Heeft je medewerker kunnen reageren op je bevindingen? Wees zorgvuldig, het te snel ontslaan van een medewerker kan leiden tot fikse schadevergoedingen. En niets is zo zuur als een ‘fraudeur’ ook nog een schadevergoeding te moeten betalen”, stelt Klokman.

5. Strafrechtelijke maatregelen

Als je in het  arbeidscontract  een boeteclausule bij bedrijfsfraude hebt opgenomen, kun je een boete opleggen. Je kunt ook een schadevergoeding eisen via een strafproces of civielrechtelijke vordering.

Meer tips

Op de website van het Centrum voor Criminaliteitspreventie en Veiligheid vind je meer informatie en tips over het voorkomen van interne criminaliteit.