Exitgesprek: niet verplicht, wel slim

Als een werknemer vertrekt, is er naast de afscheidsborrel nog een moment dat je niet mag vergeten: het exitgesprek. Met de feedback van de vertrekkende medewerker kun je je bedrijfsvoering verbeteren en je andere personeel binnen houden. In dit artikel lees je wat een exitgesprek is, wat je kunt vragen.

Wat is een exitgesprek? 

Een exitgesprek, oftewel een eindgesprek, is een gesprek dat je voert met een vertrekkende werknemer. Dat kan zowel een werknemer zijn die zelf ontslag neemt als een werknemer die je ontslagen hebt. In een exitgesprek vraag je de werknemer naar diens ervaringen in jouw bedrijf. Bijvoorbeeld ervaringen met bedrijfscultuur, personeelsregels of bepaalde leidinggevenden.  

Exitgesprek niet verplicht

Een exitgesprek is niet verplicht, maar wel heel waardevol. Wanneer een werknemer vertrekt, is de kans op  eerlijke feedback namelijk  groter dan wanneer je werknemers om hun mening  vraagt terwijl ze nog in dienst zijn. Vertrekkende medewerkers hebben geen zakelijk belang meer en zullen daardoor sneller vertellen welke verbeterpunten ze in je bedrijf zien.

Wat vraag je in een  exitgesprek?

Stel zoveel mogelijk neutrale, open vragen. Oftewel: stel vragen die beginnen met ‘hoe’, ‘wat’ of ‘waarom’, in plaats van vragen waar iemand alleen ‘ja’ of ‘nee’ op kan antwoorden. HR-expert Esther Mallant adviseert om de volgende vragen te stellen: 

Arbeidsinhoud

•    Hoe heb je je werkzaamheden ervaren?
•    In hoeverre klopte de inhoud van je werk met je verantwoordelijkheden en bevoegdheden?
•    Wat vond je goed en wat zou je veranderen?

Arbeidsomstandigheden

•    Wat vond je van het kantoor en/of je werkplek?
•    Welke omstandigheden maakten je werk moeilijker?
•    Welke omstandigheden maakten je werk juist prettiger
•    Hoe heb je de psychische of lichamelijke belasting van je werk ervaren?
•    Welke hulpmiddelen en apparatuur miste je? Arbeidsverhoudingen
•    Hoe was je relatie met je collega’s?
•    Hoe was je relatie met je leidinggevende?
•    Hoe heb je de begeleiding en ondersteuning ervaren?

Arbeidsvoorwaarden

•    Wat vond je van je salaris?
•    Wat vond je van je secundaire arbeidsvoorwaarden?
•    Wat vond je van je ontwikkelingsmogelijkheden?
•    Welke arbeidsvoorwaarden miste je?

Kaart deze onderwerpen structureel bij ieder exitgesprek aan en onderzoek of een bepaald antwoord in meerdere gesprekken terugkeert. Hoor je bijvoorbeeld dat veel werknemers vertrekken, omdat ze kritiek hebben op  een bepaalde leidinggevende? Dan kun je deze kritiek gebruiken om hierover in gesprek te gaan met die leidinggevende. 

Exitgesprek voorbereiden

Bereid je exitgesprek voor met deze tips. 

• Plan het exitgesprek in de laatste werkweek van je werknemer. Kritiek op je bedrijf kan dan niet meer de sfeer beïnvloeden. Hebben jij en je werknemer nog iets van elkaar nodig, zoals een overdracht, inloggegevens of een referentie? Regel dat dan eerst en voer het gesprek daarna. 
• Laat het gesprek voeren door een neutrale gesprekspartner, zoals een collega die niet direct met de vertrekkende werknemer heeft gewerkt. Dan is de kans kleiner dat een ondernemer bang is om een eerlijk antwoord te geven. Het antwoord op de vraag  ‘Hoe was de relatie met je leidinggevende?’ geven werknemers makkelijker aan een collega dan aan de directeur.
• Voer het gesprek met z’n tweeën. Een derde persoon, zoals een HR-medewerker, kan wantrouwen wekken. Een HR-manager wordt vaak gezien als een vertegenwoordiger van het management. Daardoor denkt de werknemer misschien dat het gesprek gevolgen heeft.   
• Vertel aan het begin van het gesprek wat je met de feedback gaat doen en geef aan dat je de informatie vertrouwelijk behandelt.
• Zorg ervoor dat het exitgesprek een fijn gesprek is. Voorkom discussies over zaken waar je het niet over eens bent. Luister naar wat je medewerker te zeggen heeft. Het doel is tenslotte waardevolle informatie voor je bedrijf ophalen.
• Vertrekt je werknemer vanwege een arbeidsconflict of een andere lastige situatie? Besef dat dit voor beide partijen een teleurstelling is en benoem dit ook zo. Benadruk dat je ooit voor elkaar hebt gekozen en vertel in het gesprek concreet waarom. Zo leg je de nadruk op de toegevoegde waarde die de medewerker voor je bedrijf heeft gehad, in plaats van op de negatieve afloop.
• Geef je medewerker het laatste woord. Vraag aan het eind van het exitgesprek: ‘Wat wil je ons nog meegeven?’ Je medewerker vertrekt dan met het gevoel dat die echt alles heeft kunnen zeggen.
• Houd contact met oud-medewerkers. Mocht iemand het ergens anders toch niet naar z’n zin hebben, dan kan die altijd weer bij je terugkomen als jullie dat allebei zien zitten.
• Een strenge leidinggevende, een stroeve samenwerking tussen afdelingen, ontbrekende arbeidsvoorwaarden: zie de redenen waarom werknemers vertrekken als feedback voor je bedrijf. Zet de feedback om naar concrete verbeteracties, zodat je huidige personeel bij je blijft. 

Voer regelmatig exitgesprekken en verbeter je bedrijf aan de hand van de feedback. Maak het exitgesprek daarom een vast onderdeel van je personeelsbeleid en je personeelshandboek.