Zo zorgt het exitgesprek voor behoud van personeel

Als een werknemer vertrekt, is er naast de afscheidsborrel nog een moment dat je niet mag vergeten: het exitgesprek. Volgens HR-professional Esther Mallant kan de input uit exitgesprekken het succes van je onderneming vergroten. Met de feedback kun je je bedrijfsvoering verbeteren en personeel binnen houden. In dit artikel lees je hoe en welke vier onderwerpen daarbij van belang zijn.

Een exitgesprek zou een standaard onderdeel moeten zijn van je bedrijfsvoering. Dat vindt Esther Mallant, eigenaar van De Wereld van Personeel. Zij adviseert ondernemers over hoe ze zelf hun personeelszaken kunnen regelen. Volgens Mallant heeft alles wat je doet voor je personeel direct effect op het succes van je bedrijf: “Je bedrijf is zo succesvol als de mensen die er werken. Daar moet je dus zuinig mee omgaan.”

De vier A’s

Om ondernemers te helpen met het voeren van een exitgesprek, bedacht Mallant een gespreksvorm gebaseerd op vier A’s: Arbeidsinhoud, Arbeidsomstandigheden, Arbeidsverhoudingen en Arbeidsvoorwaarden. “Door bij beëindiging van het dienstverband een gesprek te voeren rondom de vier A’s, krijg je een compleet beeld van de periode die een medewerker in je bedrijf heeft doorgebracht. Je zoomt uit en kijkt terug. De feedback die je krijgt kun je gebruiken om je bedrijfsvoering te verbeteren.”

Zorg ervoor dat het exitgesprek een fijn gesprek is

In een exitgesprek is het van belang om zoveel mogelijk neutrale, open vragen te stellen. Oftewel: vragen die beginnen met ‘hoe’, ‘wat’ of ‘waarom' in plaats van vragen waar iemand alleen ‘ja’ of ‘nee’ op kan antwoorden. Voorbeelden van open vragen volgens de vier A’s zijn:

Arbeidsinhoud

• Hoe heb je je werkzaamheden ervaren?
• Klopte de inhoud van je werk met je verantwoordelijkheden en bevoegdheden en waarom?
• Wat vond je goed en wat zou je veranderen?

Arbeidsomstandigheden

• Wat vond je van het kantoor en/of je werkplek?
• Waren er omstandigheden die je werk belemmerden of juist stimuleerden? Welke waren dat?
• Hoe heb je de psychische of fysieke belasting ervaren?
• Had je voldoende hulpmiddelen en apparatuur en wat miste je eventueel?

Arbeidsverhoudingen

• Hoe was je relatie met je collega’s?
• Hoe was je relatie met je leidinggevende?
• Hoe heb je de begeleiding en ondersteuning ervaren?

Arbeidsvoorwaarden

• Wat vond je van je salaris?
• Wat vond je van je secundaire arbeidsvoorwaarden?
• Wat vond je van je ontwikkelingsmogelijkheden?
• Welke arbeidsvoorwaarden miste je?

Feedback personeel verwerken

“Wanneer je in exitgesprekken structureel deze vier onderwerpen aankaart,” vertelt Mallant, “verzamel je over een langere periode waardevolle feedback. Deze medewerkersfeedback vormt dan een rode draad, waarmee je concreet aan de slag kunt.” Een paar voorbeelden:

• Vertrekken je medewerkers omdat ze wel verantwoordelijkheden krijgen, maar te weinig bevoegdheden? Dan houd je ze te kort. Geef je personeel meer beslissingsbevoegdheid en kijk wat het oplevert.
• Is de stroeve samenwerking met een bepaalde afdeling een terugkomend onderwerp? Neem dan je organisatiestructuur onder de loep. Pas je interne processen aan om de samenwerking en communicatie te verbeteren.
• Vind je het als ondernemer lastig om je personeel thuis te laten werken, maar merk je wel dat werknemers weggaan omdat ze dit niet mogen? Onderzoek dan bij jezelf waarom je thuiswerken niet toestaat en wat ervoor nodig is om daar wel een goed gevoel over te krijgen.

 

Doe het niet voor de vorm, maar omdat je er zelf oprecht beter van wilt worden

“Bepaal een of twee keer per jaar met welke feedback je aan de slag gaat,” adviseert Mallant. “Zo zorg je ervoor dat goed personeel niet vertrekt. Het verwerken van de feedback hoef je niet in je eentje te doen. Je kunt ook aan een of twee van je medewerkers vragen om met een voorstel te komen. Daarmee laat je dan direct aan je medewerkers zien dat jij de feedback uit exitgesprekken serieus neemt.”

Neutrale gesprekspartner

Vaak voert de leidinggevende de exitgesprekken. Zeker in kleinere ondernemingen. Volgens Mallant geen ideale situatie. “Laat het exitgesprek over aan een persoon die een neutrale relatie met de werknemer heeft. Dan is de kans op sociaal wenselijke antwoorden namelijk het kleinst. Een vraag als ‘Hoe was de relatie met je leidinggevende?’ is voor de werknemer makkelijker te beantwoorden aan een collega dan aan de directeur.”

Heb je geen neutrale persoon in je bedrijf aan wie je het gesprek kunt uitbesteden? Benadruk dan tegenover de medewerker dat hij over alle onderwerpen open en eerlijk mag zijn, omdat jij daarvan wilt leren. Daarbij kun jij in een exitgesprek toetsen of je echt zo goed voor je medewerkers zorgt als je zelf denkt.

Ex-werknemer als ambassadeur

Werner Meijer en Joske Elsinghorst namen prettig afscheid van hun voormalig werkgever en beamen dat een open en neutrale sfeer belangrijk is. “In veel gevallen speelt afgunst een rol wanneer een werknemer zijn contract opzegt”, vertelt voormalig directeur en manager Werner Meijer hoofdschuddend. “Dan wordt de sfeer snel minder en ga je ontevreden uit elkaar. Dat is zonde.” Meijer richtte daarom iProacht op, waar je terecht kunt voor interim management en advies. “Als werkgever moet je de vertrekwens accepteren en inzien dat het beide partijen wat kan opleveren. Een collega die vertrekt durft vaak vrijer te spreken over verbeterpunten.”

Wie tevreden weggaat, wordt een wandelend uithangbord voor je bedrijf,” voegt Elsinghorst toe. Zij maakte enkele jaren geleden een prettig afscheid mee vanaf de werknemerskant, toen ze haar functie als opleidingsmanager bij het Graafschap College opzegde. Door de positieve vertrekervaring draagt ze haar ex-werkgever nog altijd een warm hart toe. “Ik zeg nog regelmatig tegen mensen dat het Graafschap College zo’n fijne organisatie is voor werknemers. Van mij horen ze niets dan goeds.”

Aanvullende tips exitgesprek

Naast de inhoud van het gesprek volgens de vier A’s, heeft Mallant nog een aantal tips:

• Vertel aan het begin van het gesprek wat je met de feedback gaat doen en geef aan dat je de informatie vertrouwelijk behandelt.
• Zorg ervoor dat het exitgesprek een fijn gesprek is. Voorkom discussies over zaken waar je het niet over eens bent. Luister naar wat je medewerker te zeggen heeft. Het doel is tenslotte waardevolle informatie voor je bedrijf ophalen.
• Vertrekt je werknemer vanwege een arbeidsconflict of een andere lastige situatie? Besef dat dit voor beide partijen een teleurstelling is en benoem dit ook zo. Benadruk dat je ooit voor elkaar hebt gekozen en vertel in het gesprek concreet waarom. Zo leg je de nadruk op de toegevoegde waarde die de medewerker voor je bedrijf heeft gehad, in plaats van op de negatieve afloop.
• Geef je medewerker het laatste woord. Vraag aan het eind van het exitgesprek: ‘Wat wil je ons nog meegeven?’ Je medewerker vertrekt dan met het gevoel dat hij echt alles heeft kunnen zeggen.
• Houd contact met oud-medewerkers. Mocht iemand het ergens anders toch niet naar z’n zin hebben, dan kan hij altijd weer bij je terugkomen als jullie dat allebei zien zitten.

Mallant concludeert: “Het verwerken van de feedback in je personeelsaanpak kost tijd en energie. Bied een exitgesprek daarom alleen aan als je ook echt iets met de feedback gaat doen.” Oftewel: doe het niet voor de vorm, maar omdat je er zelf oprecht beter van wilt worden.