Het Handelsregister heeft een uitzonderingspositie binnen de AVG omdat het een openbaar register betreft. Dit betekent dat sommige persoonsgegevens in het Handelsregister openbaar zijn en dat een aantal rechten zoals beschreven in de AVG hier niet geldt. Zoals het recht om persoonsgegevens te laten verwijderen of bezwaar te maken tegen gegevenswerking in het Handelsregister. Dit geldt ook voor het UBO-register, dat onderdeel is van het Handelsregister. Lees hieronder verder over de verschillende regels die op KVK en het Handelsregister van toepassing zijn.
Hoe zit het precies met…
Als persoonsgegevens worden gezien:
de gegevens die iets zeggen over de eigenaren (eenmanszaken), vennoten (vof’s), maten (maatschappen), functionarissen van rechtspersonen (denk aan bestuurders) en UBO's. Gegevens van rechtspersonen (bv of nv) worden niet gezien als persoonsgegevens.Persoonsgegevens die openbaar zijn:
onder andere de voor- en achternaam en de geboortedatum. Van een UBO zijn de voor- en achternaam, geboortemaand, geboortejaar, nationaliteit en woonland openbaar.Persoonsgegevens die niet openbaar zijn:
zijn het privéadres, het BSN, de handtekening, het geslacht, geboorteland en -plaats van bovenstaande personen. Verder zijn bij UBO’s ook de geboortedag niet openbaar.
Het privéadres van de bewaarder van boeken en bescheiden (indien gelijk aan een natuurlijk persoon) is wel openbaar.- De AVG is van toepassing op:
alle bedrijven en organisaties en dus ook op KVK en haar klantregistraties. Voor het Handelsregister geldt dat de AVG van toepassing is op de gegevens in het register die gezien worden als persoonsgegevens (zie informatie hierboven).
Een uitzondering geldt voor het Handelsregister:
aangezien de AVG een uitzondering maakt voor openbare registers. Hierdoor is er voor het verwerken van persoonsgegevens in het Handelsregister geen toestemming nodig, omdat dit op grond van de Handelsregisterwet gebeurt. Dit betekent dat sommige persoonsgegevens in het Handelsregister openbaar zijn en dat een aantal rechten zoals beschreven in de AVG hier niet geldt. Zoals het recht om persoonsgegevens te laten verwijderen of bezwaar te maken tegen gegevenswerking in het Handelsregister. Dit geldt ook voor het UBO-register, dat onderdeel is van het Handelsregister.
Het verstrekken van Handelsregistergegevens aan derden:
is een wettelijke verplichting van KVK. Ook onder de huidige privacywetgeving (de AVG) geldt deze verplichting. Dit betekent dat sommige persoonsgegevens in het Handelsregister openbaar zijn en dat deze aan derden kunnen worden verstrekt als hierom wordt gevraagd.
Een verwerkingsovereenkomst van KVK:
met ondernemingen die in het Handelsregister zijn opgenomen is niet nodig. KVK verwerkt op grond van de Handelsregisterwet (persoons)gegevens in het Handelsregister. - Commercieel gebruik van:
Handelsregisterinformatie is mogelijk omdat o.a. het telefoonnummer, het adres en het e-mailadres van een onderneming openbaar zijn. Het voordeel hiervan is dat een onderneming of ondernemer zo vindbaar is voor andere ondernemers en klanten. Wat vaak als nadeel wordt ervaren is dat andere bedrijven de gegevens gebruiken voor direct marketingdoeleinden.
Beperken reclamepost of verkoop aan de deur:
kan via de Non Mailing Indicator (NMI) van KVK. Hiermee geeft de ondernemer aan niet benaderd te willen worden met postreclame of verkoop aan de deur. Als een ondernemer toch benaderd wordt kan hij/zij de afzender aanspreken op het niet naleven van de NMI.
Telefonische marketing:
heb je een eenmanszaak, vof of maatschap? Dan mogen bedrijven jou vanaf 1 juli 2021 niet zomaar meer bellen. Voor bv, nv of andere rechtspersoon geldt dit niet. Dat zou een belemmering voor het handelsverkeer vormen. Meer informatie over de regels voor telemarketing staat op de website van de Autoriteit Consument & Markt (ACM).
Spam en andere elektronische berichten zoals sms:
mogen alleen verstuurd worden als er vooraf toestemming is gegeven. Een uitzondering hierop geldt als een ondernemer of onderneming al een bestaande klant is van de afzender, tenzij de klant aangeeft dit niet meer te willen ontvangen. Ook bij e-mails of berichten zonder toestemming mag een afzender hierop aangesproken worden. Als dat geen effect heeft kan er een klacht ingediend worden bij ACM. Het spamverbod is in Nederland geregeld in de Telecommunicatiewet.
Tenslotte:
Wees ook alert op bedrijfsgegevens die via andere websites of platforms te vinden zijn. Deze gegevens kunnen door commerciële dataleveranciers gebruikt worden om Handelsregisterdata mee te verrijken en vervolgens door te verkopen voor direct marketing doeleinden.