Deze zorgvuldigheid geldt ook voor de registratie in het Handelsregister. Hoewel het vaak dezelfde informatie betreft, vallen beide registraties onder andere wettelijke bepalingen over het vastleggen van de gegevens. Het Handelsregister heeft een uitzonderingspositie binnen de AVG omdat het een openbaar register betreft. Hoe dit precies zit bij het Handelsregister kan je hieronder lezen.
Maar hoe zit het precies met…
- Als persoonsgegevens worden gezien:
de gegevens van eigenaren (eenmanszaken), vennoten (vof’s), maten (maatschappen), functionarissen van rechtspersonen (denk aan bestuurders) en UBO's. Gegevens van rechtspersonen (bv of nv) worden niet gezien als persoonsgegevens.
Persoonsgegevens die openbaar zijn:
de naam, het adres, de geboortedatum, geboorteplaats en -land en de datum van overlijden van eigenaren (eenmanszaken), vennoten (vof’s) en maten (maatschappen). Van een UBO zijn de voor- en achternaam, geboortemaand, geboortejaar, nationaliteit en woonland openbaar.
Persoonsgegevens die niet openbaar zijn:
zijn het BSN, de handtekening, het geslacht van bovenstaande personen. Van een functionaris van een rechtspersoon is het privé-adres niet openbaar. De geboortedag, geboorteland en -plaats en het adres van UBO's zijn ook niet openbaar.
Privé-adressen die wel openbaar zijn:
zijn de adressen van eigenaren (eenmanszaken), vennoten (vof’s) en maten (maatschappen). De reden is dat zij hoofdelijk aansprakelijk zijn voor de onderneming en fysiek moeten kunnen worden getraceerd. Dit zorgt voor (rechts)zekerheid waardoor ondernemers in Nederland het vertrouwen hebben om met elkaar zaken te doen. In bijzondere gevallen is het mogelijk om het privé-adres af te schermen in het Handelsregister. Lees hier meer. - De AVG is van toepassing op:
alle bedrijven en organisaties en dus ook op KVK en haar klantregistraties. Voor het Handelsregister geldt dat de AVG van toepassing is op de gegevens in het register die gezien worden als persoonsgegevens (zie informatie hierboven).
Een uitzondering geldt voor het Handelsregister:
aangezien de AVG een uitzondering maakt voor openbare registers. Hierdoor is er voor het verwerken van persoonsgegevens in het Handelsregister geen toestemming nodig, omdat dit op grond van de Handelsregisterwet gebeurt. Dit betekent dat sommige persoonsgegevens in het Handelsregister openbaar zijn en dat een aantal rechten zoals beschreven in de AVG hier niet gelden. Zoals het recht om persoonsgegevens te laten verwijderen of bezwaar te maken tegen gegevenswerking in het Handelsregister. Dit geldt ook voor het UBO-register, dat onderdeel is van het Handelsregister.
Het verstrekken van Handelsregistergegevens aan derden:
is een wettelijke verplichting van KVK. Ook onder de huidige privacywetgeving (de AVG) geldt deze verplichting. Dit betekent dat sommige persoonsgegevens in het Handelsregister openbaar zijn en dat deze aan derden kunnen worden verstrekt als hierom wordt gevraagd.
Een verwerkingsovereenkomst van KVK:
met ondernemingen die in het Handelsregister zijn opgenomen is niet nodig. KVK verwerkt op grond van de Handelsregisterwet (persoons)gegevens in het Handelsregister. - Commercieel gebruik van:
Handelsregisterinformatie is mogelijk omdat o.a. het telefoonnummer, het adres en het e-mailadres van een onderneming openbaar zijn. Het voordeel hiervan is dat een onderneming of ondernemer zo vindbaar is voor andere ondernemers en klanten. Wat vaak als nadeel wordt ervaren is dat andere bedrijven de gegevens gebruiken voor direct marketing.
Beperken reclamepost of verkoop aan de deur:
kan via de Non Mailing Indicator (NMI) van KVK. Hiermee geeft de ondernemer aan niet benaderd te willen worden met postreclame of verkoop aan de deur. Als een ondernemer toch benaderd wordt kan hij/zij de afzender aanspreken op het niet naleven van de NMI.
Beperken telefonische marketing:
kan via het wettelijke Bel-me-niet Register. Dit is alleen mogelijk voor een eenmanszaak, vof of maatschap. Een bv, nv, of ander rechtspersoon kan geen telefoonnummers blokkeren. Meer informatie over de regels voor telemarketing staat op de website van de Autoriteit Consument & Markt (ACM).
Spam en andere elektronische berichten zoals sms:
mogen alleen verstuurd worden als er vooraf toestemming is gegeven. Een uitzondering hierop geldt als een ondernemer of onderneming al een bestaande klant is van de afzender, tenzij de klant aangeeft dit niet meer te willen ontvangen. Ook bij e-mails of berichten zonder toestemming mag een afzender hierop aangesproken worden. Als dat geen effect heeft kan er een klacht ingediend worden bij ACM. Het spamverbod is in Nederland geregeld in de Telecommunicatiewet.
Tenslotte:
Wees ook alert op bedrijfsgegevens die via andere websites of platforms te vinden zijn. Deze gegevens kunnen door commerciële dataleveranciers gebruikt worden om Handelsregisterdata mee te verrijken en vervolgens door te verkopen voor direct marketing doeleinden.
InfoPage