Veelgestelde vragen over privacy en het Handelsregister

  • Bijgewerkt 1 februari 2023
  • 1 min

De Kamer van Koophandel (hierna KVK) vindt het belangrijk om zorgvuldig met jouw persoonsgegevens om te gaan. Dit geldt voor jouw gegevens die we voor onze dienstverlening in ons klantensysteem registreren. Dit doen we conform de richtlijnen van de AVG.

Deze zorgvuldigheid geldt ook voor de registratie in het Handelsregister. Hoewel het vaak dezelfde informatie betreft, vallen beide registraties onder andere wettelijke bepalingen over het vastleggen van de gegevens. Het Handelsregister heeft een uitzonderingspositie binnen de AVG omdat het een openbaar register betreft. Hieronder vind je de meest gestelde vragen rond het thema privacy in relatie tot het Handelsregister.

 

Veelgestelde vragen

In het Handelsregister staan de gegevens van natuurlijke personen met een onderneming (eenmanszaken, vof’s en maatschappen) en van functionarissen van rechtspersonen (denk aan bestuurders).
Bij eenmanszaken (zzp’ers), vof’s en maatschappen zijn dit de persoonsnaam, privéadres, geboortedatum, geboorteplaats en datum overlijden. Daarnaast staan er ook gegevens in die indirect te herleiden zijn tot een persoon. Hierbij kun je denken aan het KVK-nummer, de handelsnaam (als daarin is verwerkt de naam van de eigenaar), het vestigingsadres (als dit gelijk is aan het woonadres), een (mobiel) telefoonnummer en mogelijk het e-mailadres.

Verder worden er ook van functionarissen van een rechtspersoon gegevens opgenomen die gezien worden als persoonsgegevens. Dit zijn het privéadres, (mobiele) telefoonnummer, en de geboortedatum/-plaats. Let op: de gegevens van rechtspersonen zelf (denk bijvoorbeeld aan bv’s, nv’s) worden niet gezien als persoonsgegevens. Een voorbeeld: van de rechtspersoon Klusbedrijf Jansen BV, zijn het KVK-nummer, de handelsnaam, het vestigingsadres, telefoonnummer en e-mail geen persoonsgegevens. Ook niet als het vestigingsadres het privéadres van de heer Jansen is en het telefoonnummer van de onderneming gelijk is aan zijn eigen mobiele nummer.

Openbaar zijn:

  • naam
  • geboortedatum
  • geboorteplaats
  • datum van overlijden

Niet openbaar zijn onder andere:

  • burgerservicenummer
  • privéadres
  • handtekening
  • geslacht
  • privéadres functionaris rechtspersoon
De AVG is alleen van toepassing op de gegevens in het Handelsregister die gezien worden als persoonsgegevens (zoals hierboven omschreven). Het gaat dus om de gegevens van natuurlijke personen met een onderneming (zoals eenmanszaken, vof’s en maatschappen) die te herleiden zijn naar een natuurlijke persoon en gegevens van functionarissen van rechtspersonen.

Let op: de AVG beschermt weliswaar de privacy van personen maar er is een uitzondering gemaakt voor bij wet ingestelde openbare registers, zoals het Handelsregister. Dat betekent dat de AVG van toepassing is op het Handelsregister, maar dat KVK op basis van de Handelsregisterwet een grondslag heeft om de gegevens te verwerken voor haar wettelijke taken (zoals beschreven in artikel 2 van de Handelsregisterwet aangegeven doelen). Dat betekent dat enkele persoonsgegevens in het Handelsregister openbaar zijn. Verder betekent dit ook dat als je bent ingeschreven in het Handelsregister je een aantal rechten niet hebt. Zo kun je onder andere niet verzoeken om je gegevens uit het Handelsregister te laten verwijderen (het zogenaamde recht om vergeten te worden) of bezwaar maken tegen de verwerking van je gegevens in het Handelsregister.

De privéadressen die in het Handelsregister staan zijn niet openbaar. Uitzondering hierop is het privéadres van de bewaarder van boeken en bescheiden. Het privéadres kan overigens gelijk zijn aan het vestigingsadres. Wettelijk gezien zijn echter het privéadres en het vestigingsadres 2 verschillende adressen. En het vestigingsadres is openbaar.

In het geval van een waarschijnlijke dreiging, is het in bepaalde situaties mogelijk je vestigingsadres in het Handelsregister af te schermen via een verzoek aan KVK. Hiervoor moet je wel al zelf maatregelen genomen hebben om de bekendheid van je adres te verminderen. Bij toewijzing van het verzoek is je vestigingsadres niet langer openbaar. Alleen medewerkers van geautoriseerde bestuursorganen, advocaten, notarissen en deurwaarders kunnen de privéadressen en afgeschermde vestigingsadressen inzien.

Zie ook: privéadres in het Handelsregister.

Nee, door de AVG verandert er niets aan de openbaarheid van het Handelsregister. De AVG beschermt weliswaar de privacy van persoonsgegevens maar er is een uitzondering gemaakt voor bij wet ingestelde openbare registers, zoals het Handelsregister. Dat betekent dat de AVG van toepassing is op het Handelsregister, maar dat KVK op basis van de Handelsregisterwet een grondslag heeft om de gegevens te verwerken voor haar wettelijke taken (zoals beschreven in de in artikel 2 van de Handelsregisterwet aangegeven doelen).
Onder de AVG ben je als afnemer van gegevens uit het Handelsregister verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens (verwerkingsverantwoordelijke). Je bedrijf heeft dus een eigen verantwoordelijkheid om te voldoen aan de eisen die de AVG stelt aan het verwerken van persoonsgegevens. Je bedrijf is daarom ook verplicht om iemand te informeren als zijn/haar persoonsgegevens verwerkt worden. Onder verwerken vallen alle acties die je rondom persoonsgegevens kunt uitvoeren. Denk aan: het verzamelen, verspreiden, opslaan, raadplegen, bijwerken, combineren en verwijderen van gegevens.

In het geval van verwerken van gegevens in het Handelsregister zelf, geldt dat KVK geen verplichting heeft om toestemming te vragen voor de verwerking. Dit omdat er een grondslag is vanuit het uitvoeren van de wettelijke taak. Er is geen toestemming nodig voor verwerking van persoonsgegevens in bij wet ingestelde openbare registers, zoals het Handelsregister. KVK beheert dit register als deel van haar wettelijke taken.

KVK gaat zorgvuldig om met de persoonsgegevens van alle personen die voorkomen in haar klantregistraties. Lees meer hierover in onze privacyverklaring.

Nee, dit is niet mogelijk. KVK is verplicht de openbare gegevens uit het Handelsregister te verstrekken. Een lijst verstrekken met informatie over wie het register heeft geraadpleegd, mag echter niet omdat in een dergelijke lijst gegevens staan die niet openbaar zijn.

Bij afnemers van informatie uit het Handelsregister kun je denken aan afnemers van uittreksels zoals andere ondernemers die willen weten met wie ze zakendoen voordat ze bijvoorbeeld spullen aan je leveren. Maar denk ook aan allerlei organisaties die het Handelsregister gebruiken om jou van dienst te kunnen zijn, zoals banken voor het openen van een bankrekening of verstrekken van een krediet. Of een gemeente voor het verlenen van een vergunning of het innen van belastingen. KVK moet op grond van de huidige wetgeving handelsregisterinformatie verstrekken aan alle type afnemers, ongeacht het doel waarvoor zij gegevens opvragen.
Nee, KVK verwerkt op grond van de Handelsregisterwet de (persoons)gegevens van ondernemers en functionarissen van rechtspersonen in het Handelsregister. Op grond van de privacywetgeving en de Handelsregisterwet is KVK verwerkingsverantwoordelijke. Hierdoor is het sluiten van een verwerkersovereenkomst (met ondernemingen die in het Handelsregister zijn opgenomen) niet van toepassing.
Wij begrijpen dat het vervelend is dat inschrijving in het Handelsregister kan leiden tot ongewenste marketing. Wij zijn verplicht om gegevens uit het Handelsregister te leveren als hier om gevraagd wordt. Dit is opgenomen in de Handelsregisterwet. Dus kunnen we niet zomaar stoppen met het leveren van jouw gegevens. Wel moet de afnemer zich houden aan de geldende privacywetgeving en indien aangegeven de wens van ondernemers respecteren die niet met direct marketing geconfronteerd willen worden.

Als ondernemer kun je geconfronteerd worden met ongewenst gebruik van jouw contactgegevens. Andere bedrijven gebruiken die bijvoorbeeld om je reclame toe te sturen of te bellen met een zakelijke aanbieding. Deze gegevens kunnen afkomstig zijn uit het Handelsregister maar ook uit andere bronnen. Denk aan databrokers, (online) bedrijfsgidsen of de website van je onderneming. Als je niet benaderd wilt worden voor reclame- en marketingdoeleinden, kun je dat beperken. Op deze pagina vind je hier meer informatie over.

De Handelsregisterwet maakt mogelijk dat de informatie uit het Handelsregister ook gebruikt kan worden voor direct marketing doeleinden. Ook onder de privacywetgeving Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is dit zo.

Wij zijn verplicht om gegevens uit het Handelsregister te leveren als hier om gevraagd wordt. Dit is opgenomen in de Handelsregisterwet. Dus kunnen we niet zomaar stoppen met het leveren van jouw data. Als je niet benaderd wilt worden voor reclame- en marketingdoeleinden, kun je dat beperken. Op deze pagina vind je hier meer informatie over.