Om jouw onderneming te registreren in het Handelsregister

Het registeren van je onderneming is een wettelijke taak van KVK die is vastgelegd in de Handelsregisterwet.

Het gaat om deze gegevens

  • Jouw naam
  • Adresgegevens*
  • Geslacht
  • Geboortedatum
  • Geboorteplaats en -land
  • Burgerservicenummer
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer

Waarvoor gebruiken we deze gegevens

Indien je een onderneming registreert in het Handelsregister, dan verwerken wij een aantal gegevens van jou en je onderneming vanuit onze wettelijke taken.

Je onderneming moet net als alle Nederlandse ondernemingen worden ingeschreven in het Handelsregister. Op basis van je inschrijving krijg je een KVK-nummer. Dit nummer vormt jouw unieke ondernemers ID, zodat andere ondernemers kunnen controleren met wie ze te maken hebben en waardoor jij zaken kunt doen. Het beheer van het Handelsregister is een wettelijke taak van KVK.

Een aantal van de (persoons-)gegevens in het Handelsregister worden openbaar* gemaakt en desgevraagd verstrekt aan derden. Meer informatie vind je onder het kopje ‘Voor het leveren van data uit het Handelsregister’.

*In het Handelsregister staan de vestigingsadressen van ondernemingen en de privéadressen van functionarissen. Het vestigingsadres is altijd openbaar: het is de plaats waar een onderneming haar activiteiten uitvoert. Bij rechtspersonen zoals een B.V. is het privé-adres van functionarissen niet openbaar. Bij natuurlijke personen (eenmanszaken, V.O.F.’s, C.V.’s en maatschappen) is het privé-adres van de functionaris openbaar omdat hij/zij persoonlijk aansprakelijk is voor de onderneming.

Voor het leveren van data uit het Handelsregister

Het Handelsregister is een openbaar register. Het beheer van het Handelsregister is een wettelijke taak van KVK. Het register is bedoeld voor ondernemers die andere ondernemers willen vinden. Om te weten of het bedrijf met wie ze zaken doen bestaat, om nieuwe klanten te vinden of om de markt te verkennen. Hiermee wordt de economie gestimuleerd.

Denk aan dit soort gegevens

  • Jouw naam
  • Geboortedatum
  • Geboorteplaats
  • Handelsnaam (naam van je onderneming)
  • Adresgegevens van je onderneming
  • Rechtsvorm
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer

Waarvoor worden deze gegevens gebruikt?

Veruit de meeste data uit het Handelsregister wordt gebruikt voor publieke dienstverlening. Alle overheden, zoals gemeenten, provincies en waterschappen maken bij de uitvoering van hun taken gebruik van het Handelsregister. Daarnaast levert KVK ook aan private partijen tegen betaling data uit het Handelsregister. Zie 'Met welke derde partijen worden mijn persoonsgegevens door KVK gedeeld?’ voor meer informatie.

Deze partijen gebruiken deze data voor compliance doeleinden, rechtszekerheid, marktanalyses of het benaderen van nieuwe klanten.

Je gegevens in het Handelsregister kunnen door derden ook voor marketingdoeleinden worden gebruikt. Het is een wettelijke taak van KVK om openbare gegevens te leveren aan personen of bedrijven die haar daarom vragen, ongeacht het doel dat ze daarmee hebben.

Ontvangers van gegevens uit het Handelsregister moeten bij het gebruik van jouw gegevens echter wél aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Telecommunicatiewet voldoen. Dat betekent dat zij jouw gegevens niet zomaar voor marketing of andere doeleinden mogen gebruiken.

Vrijwel altijd zullen afnemers jou moeten informeren over hun gebruik van jouw gegevens. Vaak hebben ze ook jouw toestemming nodig (voor marketing per e-mail) of moeten ze je jou een bezwaarmogelijkheid geven, als ze jou voor marketingdoeleinden benaderen (voor marketing per post of telefoon).

KVK houdt een zogenaamde Non Mailing Indicator bij en verstrekt die ook aan personen of bedrijven die jouw gegevens opvragen. Als je deze Non Mailing Indicator aanzet, laat je aan alle ontvangers van Handelsregistergegevens weten, dat je geen ongevraagde post of bezoek aan huis van ze wilt ontvangen. Ontvangers van gegevens uit het Handelsregister moeten zich hieraan houden.

We zien het als onze verantwoordelijkheid om afnemers van data uit het Handelsregister erop te wijzen dat zij een grondslag moeten hebben om je gegevens te verwerken.

Helaas weten we ook dat niet iedereen zich bij het gebruik van Handelsregistergegevens zich aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming, de Telecommunicatiewet en/of de Non Mailing Indicator houdt. KVK keurt dit af en bespreekt met de wetgever en met toezichthouders hoe hier in de toekomst tegen kan worden opgetreden.

Mocht je zelf worden geconfronteerd met ongewenste marketing op basis van Handelsregistergegevens, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Consument en Markt (voor direct marketing per e-mail) of de Autoriteit Persoonsgegevens (voor direct marketing per post of telefoon, of ander ongewenst gebruik van jouw gegevens).

Voor klachten over spam (e-mail, social media, SMS), zie de pagina van de ACM.

Voor klachten over gebruik van persoonsgegevens, zie de pagina van de AP.

Om je van dienst te zijn wanneer je een product of dienst bij ons afneemt

Bijvoorbeeld wanneer je een uittreksel bij ons koopt of je aanmeldt voor een evenement. Dit hoort bij onze wettelijke taak om ondernemers van informatie en advies te voorzien.

Denk aan dit soort gegevens

Informatie voor het telefonisch of online plaatsen van een bestelling

  • Jouw naam, adres, woonplaats
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer
  • Rekeningnummer

Waarvoor gebruiken we deze gegevens?

  • Om je aan te melden voor een evenement of bijeenkomst.
  • Voor identificatie, bijvoorbeeld als je je voor het eerst aanmeldt, maar ook voor verwerking op een badge bij deelname aan een evenement.
  • Je naam en adres om te zorgen dat een product aan jou persoonlijk gericht kan worden en (indien aan de orde) naar het juiste adres wordt verzonden.
  • Met de juiste bankgegevens kunnen we zorgen dat een betaling of factuur wordt verwerkt met de juiste gegevens.
  • Om contact met je te kunnen zoeken wanneer nodig en in die gevallen om ook echt bij jou uit te komen, registeren we je telefoonnummer en e-mailadres.

Deze gegevens passen we aan als er iets wijzigt.

Voor het verlenen van klantenservice

Bijvoorbeeld wanneer je ons belt of een e-mail stuurt met een vraag. Dit hoort bij onze wettelijke taak om ondernemers van informatie en advies te voorzien.

Denk aan dit soort gegevens

  • Identificatiegegevens
  • Gestelde vragen
  • Contactgeschiedenis (wanneer contact, met welke afdeling, via welk kanaal)
  • Informatie uit een ingediende klacht
  • E-mailcorrespondentie
  • Contactgegevens van je social media accounts (wanneer we een vraag die je via Twitter of Facebook stelt willen beantwoorden)

Waarvoor gebruiken we deze gegevens?

  • Om vragen die je hebt gesteld goed te kunnen beantwoorden, registreren we de originele vraag, eventuele toelichting en de acties die vervolgens zijn ondernomen. Ook kunnen we je beter van dienst zijn als we weten welk contact er eerder is geweest. Indien we afspraken met je gemaakt hebben leggen we die ook vast.
  • Bij een klacht of ingewikkelde vraag worden gegevens over de inhoud bewaard om te kunnen zorgen dat je vraag daadwerkelijk inhoudelijk wordt beantwoord. Ook gebruiken we deze gegevens om van te leren en om onze service te verbeteren.
  • Wij reageren op vragen of andere uitingen op social media.

Om onze producten en diensten te verbeteren

Bijvoorbeeld omdat we willen weten wat je goed vindt aan onze producten en diensten en wat volgende keer beter kan. Dit doen we in het kader van onze wettelijke taak om ondernemers van informatie en advies te voorzien.

Denk aan dit soort gegevens

  • Identificatiegegevens
  • Gestelde vragen
  • Contactgeschiedenis (wanneer contact, met welke afdeling, via welk kanaal)
  • Informatie uit een ingediende klacht
  • E-mailcorrespondentie
  • Contactgegevens van je social media accounts

We registreren de inhoud van het contact dat je met ons hebt gehad. Bijvoorbeeld door telefoongesprekken en chats vast te leggen. Ook slaan we cookies op en lezen we cookies uit wanneer je de website bezoekt. Meer informatie vind je op onze cookiepagina.

Waarvoor gebruiken we deze gegevens?

  • Om beter inzicht te krijgen wie onze producten gebruiken, wanneer ze dat doen en hoe vaak. Met deze informatie kunnen we verbeteringen aanbrengen zodat onze producten beter aansluiten bij waar ondernemers behoefte aan hebben.
  • Om meer inzicht in onze klantgroepen te krijgen, wat ons helpt om beter te bepalen voor wie onze producten relevant zijn.
  • Om de klanttevredenheid te meten en te evalueren waardoor duidelijk wordt welke van onze diensten en producten goed worden gewaardeerd, of juist aan verbetering toe zijn.

Voor marketingactiviteiten van KVK

Denk aan dit soort gegevens

  • Naam ondernemer
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer
  • Geboortedatum
  • Geslacht
  • Postadres en postcode van het bedrijf

Waarvoor gebruiken we deze gegevens?

  • Wij houden je graag op de hoogte van onze producten of diensten.
  • Voor zover wij dat doen per e-mail, vragen wij daarvoor altijd jouw toestemming (opt-in).
  • Zo kun je je bijvoorbeeld inschrijven voor onze nieuwsbrief en onze e-mailings.
  • Om e-mailings zo relevant mogelijk voor jou te maken, stellen we je een paar vragen om je beter te leren kennen en koppelen we ook je KVK gegevens, favoriete onderwerpen en voorkeuren aan je nieuwsbrief profiel, zodat we je bijvoorbeeld geen informatie sturen over onderwerpen die niet bij je passen.
  • Dit profiel bewaren we totdat je je weer afmeldt. Bij iedere e-mailing/nieuwsbrief die je ontvangt zit een mogelijkheid om je af te melden.
  • In sommige gevallen benaderen we je ook per post of telefoon, bijvoorbeeld om je uit te nodigen voor een seminar of evenement of om je te wijzen op producten en diensten waarvan je hebt aangegeven daar interesse in te hebben.
  • Voor zover wij je per post of telefoon benaderen, geven we je altijd de mogelijkheid om je af te melden (opt-out).
  • Wij analyseren verder jouw gegevens om inzicht te krijgen in de behoeften van ondernemers en onze dienstverlening daar zo goed mogelijk op af te kunnen stemmen.

Goed om te weten

Jouw e-mailadres zal door ons slechts voor marketing gebruikt worden als je ons daarvoor toestemming hebt gegeven. Je kunt marketing per e-mail, post en telefoon altijd stopzetten via de in die communicatie aangegeven methode.

Wat we hier zeggen heeft alleen betrekking op marketing door KVK zelf. Derden gebruiken gegevens uit het Handelsregister soms ook voor marketing. Zie het kopje 'Voor het leveren van data uit het Handelsregister'.

Vanuit veiligheidsoverwegingen

Denk aan dit soort gegevens

  • Identificatie gegevens (naam, adres, geboortedatum etc.)
  • Identiteitsbewijzen
  • Foto's en camera-opnamen

Waarvoor gebruiken we deze gegevens?

  • Bij elke ingang van de locaties van KVK hangen camera’s die voor jouw veiligheid en die van elke bezoeker opnamen maken. Bezoekers op kantoor of bij een door KVK georganiseerd event krijgen alleen toegang na registratie en dienen zich bij de balie te melden en te identificeren.
  • Bij inschrijving in het Handelsregister wordt een scan van het paspoort of de identiteitskaart gemaakt ten behoeve van validatie.

Om de website goed te laten werken

Denk aan dit soort gegevens

  • IP-adres
  • Gegevens over het bezoek van onze websites (tijdstip van bezoek, bekeken pagina’s, zoekwoorden)
  • Gebruikte apparaten (pc, laptop, smartphone, tablet)
  • Persoonsgegevens verwerkt in cookies

Waarvoor gebruiken we deze gegevens?

  • Je IP-adres wordt standaard verwerkt bij het bezoeken van websites. KVK gebruikt het IP-adres uitsluitend om je te laten deelnemen aan een onderzoek (bijvoorbeeld het testgebruik van een nieuwe website) of voor deelname aan evenementen.
  • Door bezoek en gebruik van de website te monitoren kunnen we je gebruikservaring verbeteren door je makkelijk heen en weer te laten surfen tussen pagina’s. Ook kunnen we op basis van je zoekgedrag de getoonde informatie beter afstemmen op je behoeften.
  • Door de getoonde website af te stemmen op het gebruikte apparaat, wordt alle inhoud (tekst, foto’s, video) in optimale vorm weergegeven.
  • Naast je surfgedrag op onze website helpen cookies bij het verder personaliseren van de aangeboden informatie. Ook kunnen cookies worden ingezet voor het bewaren van je persoonlijke voorkeuren.

KVK plaatst verschillende soorten cookies op jouw computer. Cookies zijn kleine tekstbestanden die door websites op jouw computer worden gezet op het moment dat je de site bezoekt. Het plaatsen van cookies kan het verwerken van persoonsgegevens inhouden indien de informatie in deze cookie tot een persoon te herleiden is. Bijvoorbeeld doordat jouw IP-adres hierin wordt gebruikt. Wij plaatsen de cookies om de site goed te laten werken, statistische analyses te verrichten en om jou beter te kunnen helpen.

Voor meer informatie over de cookies die we plaatsen verwijzen we je graag door naar onze cookiepagina.

Gegevens over jou verkregen van andere partijen

In sommige gevallen verkrijgt KVK persoonsgegevens van jou van derde partijen. Bijvoorbeeld van de Belastingdienst in het kader van fraudeonderzoek of van de Basisregistratie Personen. Deze gegevens worden onder andere gebruikt om het risico te verkleinen op onjuiste/onvolledige registraties of op registraties van reeds bestaande handelsnamen.

Soms kunnen gegevens ook worden aangeleverd als er via een terugmeldplicht een onjuistheid in het Handelsregister wordt gemeld.

Terug naar Privacy

Heeft deze informatie je geholpen?