Meer winst voor je schoonheidssalon dankzij data

De winst van je schoonheidssalon verhogen met dezelfde salonruimtes, hetzelfde personeel, dezelfde apparatuur en misschien ook wel dezelfde klanten? Het kan met data. Het verzamelen van data is simpelweg het verzamelen van gegevens. En ook als kleine ondernemer zonder grote budgetten of technische kennis kun je daarmee aan de slag.

Marie-Jose Schut is eigenaresse van Schoonheidssalon MJ Amsterdam en houdt gegevens bij over de behandelingen, behandelruimtes, klanten en personeel. Ze vertelt wat zij leerde over deze data en wat ze ermee deed. “Sinds corona kijken we meer naar de data binnen ons bedrijf”, vertelt Schut. “We merkten dat het gedrag van onze klanten veranderde. Meer klanten zeiden vaker en korter van tevoren af. Andere klanten kwamen juist wat vaker door de week, omdat ze thuiswerkten. Dat had invloed op ons bedrijf, want we hadden meer personeel door de week nodig. We konden niet meer vertrouwen op ons onderbuikgevoel.”

Waardevolle, laagdrempelige data

Voor het verzamelen en gebruik van deze data heb je geen IT-kennis, grote budgetten of veel tijd nodig. Een schoonheidssalon heeft al een hoop data in huis... MJ Amsterdam verzamelt drie soorten data: over behandelingen en behandelruimtes, over klanten en over personeel.

Behandelingen en behandelruimtes

Zet je behandelruimtes, cosmeticaproducten en apparatuur zo verstandig mogelijk in om kosten te besparen. Maak eerst een lijst met gegevens die je al hebt. Denk aan het aantal behandelingen, het type behandelingen en welke producten je bestelt. Houd dagelijks, wekelijks of maandelijks de cijfers bij. Dat kan in een excelbestand maar ook met een digitaal kassasysteem. Bekijk je gegevens na een langere tijd. Zie je een patroon? Trek daar dan een les uit en denk na over een actie. Een aantal voorbeelden van gegevens, lessen en acties zijn:

Gegevens	Les	Acties
Aantal behandelingen per dag, week of maand	Populairste dag, week of maand	Meer personeel inzetten Meer producten bestellen
Behandelingen	Populairste behandelingen	Meer personeel aannemen met een bepaalde expertise of personeel omscholen
Aantal klanten per week, per maand of per jaar dat niet komt opdagen	Hoe lang en wanneer worden bepaalde ruimtes of apparatuur verspild	Verspilde uren invullen met online training van personeel

 

Klanten

Richt je op bestaande klanten in plaats van het vinden van nieuwe klanten. “In de schoonheidsbranche verdien je vaak meer aan een vaste klant dan een eenmalige klant. Als klanten eenmaal tevreden met een schoonheidsspecialist, kiezen ze niet zo snel voor een andere. Een schoonheidsspecialist is heel persoonlijk. Dan heeft het geen zin die klant een uitnodiging voor een volgende afspraak te sturen.”

Schut identificeert haar meest betrouwbare klanten aan de hand van data. “Een trouwe klant is een klant die regelmatig komt en nooit afzegt. Een klant die vaak of laat afzegt, kost ons geld omdat we die afspraak niet altijd kunnen opvullen met een andere klant.

MJ Amsterdam biedt trouwe klanten een abonnement op behandelingen. Dat scheelt de klant kosten en levert MJ Amsterdam voorspelbare inkomsten op. Ook stuurt ze vaste klanten een e-mail als er een plek vrijkomt op een bepaald tijdstip.

Sinds corona werkt MJ Amsterdam ook met een wachtlijst. “Tijdens corona nam het aantal afspraken toe, vooral op dinsdag en donderdag. Veel mensen die thuiswerkten kwamen bijvoorbeeld even langs in hun lunchpauze. Veel vaste klanten zeiden ook: bel me maar, als je een plekje vrij hebt. Klanten apart opbellen als er een plek vrij kwam, kostte te veel tijd. Daarom installeerden we een wachtlijstfunctie in ons afsprakensysteem. Klanten kunnen zichzelf op de wachtlijst zetten en als er een afspraak uitvalt, krijgt iedereen op de wachtlijst automatisch een e-mail. Via de e-mail kunnen de klanten op de wachtlijst zelf de afspraak boeken. Dat leverde meer afspraken én waardevolle data op.”

Gegevens	Les	Actie
Om de hoeveel tijd een klant een afspraak	Wanneer het tijd is voor een nieuwe afspraak	E-mailherinnering voor nieuwe afspraak sturen
Hoe vaak een klant niet komt opdagen en hoe vaak een klant minder dan 24 uur van tevoren afzegt	Hoe betrouwbaar en voorspelbaar deze klant is	Abonnement bieden
Leeftijd	In welke behandeling een klant mogelijk interesse heeft	E-mails sturen met herinnering/aanbieding van bepaalde behandeling
Hoeveel klanten zichzelf op de wachtlijst zetten	Hoeveel vraag er is naar een bepaalde behandeltijd	Meer personeel inzetten op die tijden

 

Personeel

Koppel klanten die een positieve ervaring hadden bij een bepaalde werknemer vaker aan die werknemer. Maar leer ook van die reviews wat de ervaring positief maakte. Maakte de werknemer een praatje of juist niet? “Zo ontdek je de voorkeuren van je vaste klanten”, vertelt Schut. “Een klant die een klik heeft met een werknemer, komt vaker.” Als een klant een negatieve review achterlaat, gaat Schut het gesprek aan met die werknemer.

Gegevens	Les	Actie
Het aantal positieve reviews en negatieve reviews per werknemer per klant	Welke werknemer en klant een goede match zijn	Werknemer aan bepaalde klant koppelen

 

Datawetgeving

Houd rekening met de volgende wetgeving als je aan de slag gaat met data:

• Je mag alleen persoonsgegevens verzamelen als je daar een goede reden voor hebt. Persoonsgegeven zijn gegevens waaraan je iemand kunt herleiden, zoals leeftijd. Bijzondere persoonsgegevens mag je niet verzamelen. Bijvoorbeeld gegevens over iemands godsdienst of seksuele voorkeur. Heb je medische gegevens nodig? Je wilt bijvoorbeeld weten of een klant een allergie heeft voor bepaalde producten. Vraag dan toestemming voor het bewaren van die gegevens.
• Persoonsgegevens mag je niet langer bewaren dan noodzakelijk.
• Als je reclame stuurt per e-mail, sms of app, heb je toestemming van de ontvanger nodig. Ook moet er link in de mail staan, waarmee de lezer zich van de berichten kan afmelden.