Extra bedrijfsactiviteit: dit moet je regelen

Je hebt een nieuw idee om geld te verdienen met je bedrijf. Zo’n extra bedrijfsactiviteit heeft gevolgen voor je inschrijving in het KVK Handelsregister. Ook voor je boekhouding en belastingen verandert er het een en ander.

Als je een extra bedrijfsactiviteit start, krijg je meestal te maken met onderstaande zaken:

1. KVK-inschrijving aanpassen
2. Algemene voorwaarden en verzekeringen aanpassen
3. Bestemmingsplan van de gemeente
4. Boekhouding aanpassen
5. Extra zakelijke rekening aanvragen
6. Veranderingen in je belastingzaken
7. Contracten aanpassen

1. Je KVK-inschrijving aanpassen

Je voegt je nieuwe activiteiten toe aan je bestaande bedrijf of zet een nieuw bedrijf op. Dat heeft gevolgen voor je inschrijving bij KVK.

Nieuwe activiteiten toevoegen

Als je je nieuwe activiteiten toevoegt aan het bedrijf dat je al hebt, dan moet je rekening houden met:

Een extra bedrijfsnaam voor je nieuwe activiteiten

Je kunt je bedrijf zoveel extra handelsnamen (bedrijfsnamen) geven als je wilt. Elke bedrijfsnaam moet voldoen aan de regels van de Handelsnaamwet. Met de Naamchecker controleer je of de naam nog niet door iemand anders wordt gebruikt als bedrijfs- of merknaam. Als je een nieuwe of extra naam hebt verzonnen, moet je die toevoegen aan je inschrijving in het Handelsregister. Dat kun je online doen.

Voor sommige rechtsvormen zijn er eisen voor de eerste handelsnaam. Dat geldt voor personenvennootschappen (vof, maatschap en cv) en rechtspersonen als de bv en stichting. Een bv richt je bijvoorbeeld op via een notaris. De notaris maakt statuten waarin onder meer de regels staan die gelden voor je bv. Hierin komt ook de statutaire naam van je bedrijf te staan. De statutaire naam kun je alleen aanpassen via een notaris.

Bedrijfsomschrijving

In je bedrijfsomschrijving staat wat je belangrijkste bedrijfsactiviteiten zijn. Kijk of de omschrijving nog klopt nu je nieuwe bedrijfsactiviteiten hebt. Is dat niet zo, dan moet je de bedrijfsomschrijving aanpassen. Noem de belangrijkste activiteiten als eerste. KVK bepaalt welke SBI-code(s) het beste passen bij je (nieuwe) activiteiten. SBI staat voor Standaard Bedrijfsindeling en geeft aan in welke branche je bedrijf valt. Heb je verschillende bedrijfsactiviteiten? Bepaal dan wat de belangrijkste is, zodat je onder de juiste codes bent ingeschreven.

De overheid, brancheorganisaties, pensioenfondsen, banken en verzekeringsmaatschappijen gebruiken SBI-codes. Een nieuwe bedrijfsactiviteit kan gevolgen hebben voor bijvoorbeeld vergunningen van de gemeente of je bankrekening. Kijk op de website van deze organisaties wat je moet doen als je de bedrijfsactiviteiten verandert.

Je kunt controleren welke SBI-code je hebt door online uittrekselinformatie op te vragen. Heb je een eenmanszaak, dan kun je je SBI-code controleren en aanpassen via Mijn Eenmanszaak.

Nieuw bedrijf oprichten

Kies je voor een nieuw bedrijf? Let er dan op dat je maar één eenmanszaak mag hebben. Heb je al een eenmanszaak, dan moet je een andere rechtsvorm kiezen voor je nieuwe bedrijf. Een vof bijvoorbeeld of een bv.

Kosten aanpassen bedrijfsgegevens

Je bedrijfsgegevens aanpassen in het KVK Handelsregister kost niets.

2. Algemene voorwaarden en verzekeringen aanpassen

Denk na over welke risico’s je loopt met je nieuwe activiteiten. Hoe kun je die verkleinen? Misschien moet je je algemene voorwaarden aanpassen of heb je nieuwe algemene voorwaarden nodig. Bijvoorbeeld omdat voor je werk in de bouw heel andere voorwaarden gelden als voor je werk als fotograaf. De nieuwe of aangepaste voorwaarden kun je afleveren (deponeren) bij KVK of de rechtbank.

Laat de verzekeraar van je bedrijfsaansprakelijkheids- en arbeidsongeschiktheidsverzekering weten dat je nieuwe bedrijfsactiviteiten hebt. De verzekeraar kan je vertellen of je je verzekeringen moet aanpassen. Doe je dat niet, dan kan het zijn dat de verzekering niet uitbetaalt als er een probleem is.

3. Bestemmingsplan van de gemeente

Controleer of je nieuwe activiteiten in het bestemmingsplan passen. In het bestemmingsplan beschrijft de gemeente of er bijvoorbeeld winkels of horeca mogen komen op een bepaalde plek.

Past de nieuwe activiteit niet in het bestemmingsplan? Vraag een omgevingsvergunning ‘Handelen in strijd met regels ruimtelijke ordening’ aan. Als je de vergunning krijgt, mag je je nieuwe activiteiten toch uitvoeren. Of de gemeente past het bestemmingsplan aan.

4. Boekhouding aanpassen

Als je voor je extra bedrijfsactiviteiten een nieuw bedrijf opricht, moet je een nieuwe administratie bijhouden. Onderneem je de nieuwe activiteiten vanuit je bestaande bedrijf, dan hoeft dat niet.

Zorg wel dat per activiteit duidelijk is wat de uren, omzet, kosten, btw en het bedrijfsresultaat zijn. Dit doe je door de inkomsten en uitgaven per bedrijfsactiviteit bij te houden. Je hebt dan per bedrijfsactiviteit inzicht in hoe je er financieel voor staat.

Factureer je vanuit je boekhoudpakket? Maak dan voor elke bedrijfsactiviteit een apart factuurmodel aan met een eigen bedrijfsnaam, logo en contactgegevens.

5. Extra zakelijke rekening aanvragen

Om vergissingen van klanten te voorkomen en de kans op fraude te verkleinen, gebruiken Nederlandse banken de IBAN-Naam Check. Bij online bankieren controleert de bank automatisch of het rekeningnummer (IBAN) hetzelfde is als de (bedrijfs)naam die bij de bank bekend is. Als dat niet zo is, kunnen je klanten niet betalen. Banken gebruiken meestal de eerste bedrijfsnaam voor je bankrekening.

Stuur je facturen met verschillende bedrijfsnamen? Open dan een zakelijke rekening voor elke bedrijfsnaam. Dat voorkomt verwarring bij je klanten en problemen met de IBAN-Naam Check. Het verschilt per bank hoeveel een extra zakelijke rekening kost.

6. Veranderingen in je belastingzaken

Vallen je nieuwe activiteiten onder het bedrijf dat je al had, dan doe je voor alle activiteiten één aangifte voor de btw en inkomstenbelasting. Je kunt hiervoor het btw-ID en de inloggegevens gebruiken die je al hebt.

Let op: misschien vallen je nieuwe activiteiten onder een ander btw-tarief. Bijvoorbeeld 9% in plaats van 21%. Dat kun je controleren in dit overzicht. Als je nooit een btw-nummer hebt gehad, kun je er een aanvragen via het formulier ‘Opgaaf Startende onderneming’ van de Belastingdienst.

Als je als ondernemer aangifte inkomstenbelasting doet, heb je door je nieuwe bedrijfsactiviteit misschien wel recht op belastingvoordelen voor startende ondernemers. Je kunt hierbij denken aan de startersaftrek of de zelfstandigenaftrek.

Een extra bedrijfsactiviteit kan gevolgen hebben voor je belastingaangiftes. Je hoeft in principe niet bij de Belastingdienst te melden dat je nieuwe of aanvullende activiteiten gaat doen. Doe dit alleen als je door het wijzigen van je bedrijfsactiviteiten geen btw-aangifte meer hoeft te doen.

7. Contracten aanpassen

Controleer de contracten die je op naam van je bedrijf hebt afgesloten. Is je bedrijf in een huurpand gevestigd, controleer dan in je huurcontract of je de nieuwe activiteiten ook op deze locatie mag uitoefenen. Vaak staan hierover afspraken in een huurovereenkomst.