Een factuur maken in 5 stappen

Je klus is afgerond, dus tijd om je klant een factuur te sturen. Maar wat zet je in een factuur? En hoe zorg je ervoor dat je klant snel betaalt? De Belastingdienst stelt een aantal eisen aan facturen. Hier moet je aan voldoen, anders kunnen zowel jij als je klant geen gebruik maken van de btw-aftrek. Met deze 5 stappen maak jij een factuur die aan alle eisen voldoet.

Een ander woord voor factuur is rekening. Als je vooraf aan je opdracht een offerte maakt, is de factuur nooit een verrassing. Want in je offerte heb je tenslotte al afgesproken welke werkzaamheden je gaat doen, wanneer je deze gaat doen en wat het de klant gaat kosten. Maar nu aan de slag met het opmaken van je factuur.

1. Dit moet je op je factuur zetten:

 

Wat je zeker moet vermelden in je factuur zijn:

• Je btw-identificatienummer en het btw-tarief dat van toepassing is.
• Het bedrag in- en exclusief btw.
• Je KVK-nummer.
• De factuurdatum en het factuurnummer (de factuurnummering van je facturen moet doorlopend zijn).
• De datum van levering.
• De naam en het adres van jezelf en je klant.
• De goederen of diensten die je levert.
• Hoeveel goederen of uren je in rekening brengt.

Op de website van de Belastingdienst vind je alle factuureisen.

Tip: maak je gebruik van de kleineondernemersregeling (KOR)? Dan hoef je geen factuur aan je klant te geven, maar het mag wel. Stuur je wel een factuur? Let er dan op dat je geen btw-percentage of btw-bedrag vermeldt. Je kunt dit toelichten door bijvoorbeeld te vermelden dat je vrijgesteld bent van btw. Je factuur hoeft niet te voldoen aan de factuureisen.

Een eenvoudige factuur

Is je factuurbedrag inclusief btw lager dan 100 euro? Dan mag je gebruikmaken van een ‘eenvoudige’ factuur. Vermeld dan minimaal het volgende:

• De datum waarop je de factuur uitreikt.
• Je naam en adresgegevens.
• Welke goederen of diensten je hebt geleverd.
• Het btw-bedrag.

Heb je specifieke belastingvragen? Ga in gesprek met de Belastingdienst. Dit kan iedere werkdag via de chat.

Je factuur en de AVG

De Algemene Gegevens Verordening (AVG) is de privacywet die sinds mei 2018 geldt voor alle ondernemers. Iedereen die met persoonsgegevens werkt moet voldoen aan de AVG. Je moet kunnen bewijzen waarvoor je gegevens van (potentiële) klanten gebruikt en hoe lang je deze bewaart. Ook in je administratie bewaar je persoonsgegevens. Bijvoorbeeld het verwerken van klantgegevens voor het opmaken van een factuur valt al onder de AVG. Aan de hand van deze 10 vragen bepaal jij welke acties je moet nemen om aan de wet te voldoen. Zo word jij AVG-proof en voorkom je een boete.

2. Zorg voor een duidelijke opmaak van je factuur

Een factuur moet er duidelijk en overzichtelijk uitzien. Je logo en bedrijfsnaam vallen direct op. En in één oogopslag ziet je klant het te betalen bedrag, de betalingstermijn en je bankrekening of de betaallink. Als je in het begin investeert in het format en de opmaak van je factuur, scheelt je dit later veel tijd. Dit factuurvoorbeeld van KVK helpt je bij het realiseren van je eigen factuurformat:

3. Verstuur je factuur direct na afronding van de opdracht

Stuur zo snel mogelijk na afronding van de opdracht een factuur naar je klant. Je opdracht of levering ligt nu nog vers in zijn geheugen. Verstuur je factuur in ieder geval vóór de 15e van de maand volgend op de maand waarin je je product of dienst leverde. Dit heet de uitreikingsdatum en deze is bepaald door de Belastingdienst.

Voorbeeld: Je hebt je opdracht op 5 augustus afgerond. Dan moet de factuur voor 15 september zijn verstuurd.

Vermeld duidelijk hoe snel je factuur betaald moet worden. Dit doe je vooraf in je offerte en algemene voorwaarden. Betaling kan vooraf, direct bij aflevering of met een betalingstermijn.
Er zijn ondernemers die klanten korting aanbieden als ze de factuur direct betalen. Ook kun je gebruikmaken van factoring of een incassocontract.

4. Online facturen maken en versturen

Bij voorkeur verstuur je een elektronische factuur (e-factuur) naar je klant. E-facturatie of e-invoicing is niet zomaar een ingescande factuur verzenden. Het gaat namelijk om een digitale factuur in XML-formaat. Door e-facturatie te gebruiken word je factuur altijd via een beveiligde server verzonden en altijd goed ontvangen. Op een e-factuur staan de vereiste gegevens altijd op een vaste plek met een eigen codering. Daardoor is het mogelijk een e-factuur automatisch te verwerken in jouw administratie en in de administratie van je klant.

Vind je het lastig om e-facturen te gebruiken. Je kunt met al je vragen over e-facturatie terecht bij de Helpdesk e-factureren. 

Is een e-factuur verplicht?

Ondernemers die zaken doen met de Rijksoverheid zijn verplicht om een e-factuur te sturen. Ook gemeenten, provincies en waterschappen zijn in staat om e-facturen te ontvangen. Doe je mee aan een aanbesteding? Dan is e-facturatie vaak verplicht.

Manieren e-facturen versturen

E-facturen versturen naar decentrale overheden zoals waterschappen, gemeentes en provincies kan op verschillende manieren:

• Via PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line). PEPPOL is een beveiligd, AVG-proof netwerk in de Europese Unie. Boekhoudsoftware kun je op PEPPOL aansluiten, zodat je internationaal e-facturen uit kunt wisselen. Je wordt streng gecontroleerd voordat je toegang krijgt tot PEPPOL. Als je administratie en die van je klant geregistreerd staan in PEPPOL, staat je e-factuur meteen in het boekhoudpakket van de ontvanger. Facturen kunnen dan niet meer zoekraken.
  Check bij de de Nederlandse Peppolautoriteit hoe je PEPPOL kunt gebruikten.
• Via e-mail met XML-bijlage. Dit is de e-factuur. Je boekhoudsoftware maakt die aan.
• Handmatig versturen via een online portaal van een ICT-dienstverlener, als je geen elektronisch boekhoudpakket gebruikt.

Welk boekhoudpakket past bij jouw bedrijf?

Je kunt je administratie op verschillende manieren bijhouden. Je verzamelt je bonnen en besteedt alles uit aan je boekhouder. Of je doet zelf je administratie. Welk online boekhoudpakket hierbij past is afhankelijk van je wensen en eisen. Kies een boekhoudpakket dat gebruiksvriendelijk is en voldoet aan alle veiligheids- en privacyeisen.

Een online administratie biedt voordelen. Met Excelsheets kun je bijvoorbeeld geen uitstaande facturen monitoren. Facturen maak je dan apart in Word. Doordat je het handmatig doet heb je snel kans op fouten. Met een online boekhoudprogramma werk je sneller en hoef je niet alles met de hand in te voeren. Ook houdt het boekhoudprogramma automatisch bij of je facturen betaald zijn of nog open staan.

Nieuwe wet: betaaltermijn van 60 naar 30 dagen

Grote bedrijven moeten rekeningen van het midden- en kleinbedrijf vanaf 1 juli 2022 binnen dertig dagen betalen. Dat is een halvering van de oude betaaltermijn van zestig dagen.
Deze nieuwe wettelijke betaaltermijn zorgt ervoor dat jij je geld sneller binnenkrijgt, zodat het niet blijft hangen in openstaande facturen. Je kunt het geld zo sneller weer voor je bedrijf inzetten.

5. Bewaar je facturen minimaal 7 jaar

Facturen en bonnetjes mag je scannen en digitaal bewaren. De bewaartermijn is 7 jaar. Voor onroerende goederen geldt een termijn van 10 jaar. De Belastingdienst vindt het belangrijk dat je binnen een redelijke termijn de administratie kunt overhandigen. Gebruik een systeem dat bij jouw bedrijf past. Van de facturen die je verzendt, moet je altijd een (digitale) kopie bewaren.