Wijzigingen nu ook online ondertekenen en versturen
- 17 mrt 2021
- Bijgewerkt 28 dec 2022
- 1 min
KVK werkt continu aan de verbetering van haar dienstverlening om het voor jou makkelijker te maken. Een van de dingen waar KVK aan werkt, is het gemak waarmee je wijzigingen in het Handelsregister aan ons kunt doorgeven. Geen formulieren meer uitprinten en geen verzending meer per post. Direct online versturen, dus we verwerken je wijziging sneller.
Je digitale handtekening zet je altijd met DigiD. KVK vraagt je e-mailadres voor een ontvangstbevestiging van je wijziging. Je zet je digitale handtekening in een beveiligde omgeving buiten de site van KVK.
Ondertekenen met DigiD en 1 cent
KVK is bij wet verplicht je identiteit dubbel te controleren. Dit doen we via DigiD én je bankrekening. Dit gaat via de volgende stappen:
- Log in met DigiD voor identificatie.
- Maak 1 cent over via iDEAL vanaf een privé-, gedeelde of zakelijke rekening die op jouw naam staat. (KVK gebruikt deze informatie alleen ter bevestiging van je identiteit)
- Krijg een e-mail van KVK met de ontvangstbevestiging van jouw wijziging.
Wijziging doorgeven Mijn eenmanszaak
Heb je een eenmanszaak en kun je je wijziging doorgeven via Mijn eenmanszaak? Dan kun je ondertekenen zonder 1 cent over te maken. Hiervoor moet je je ID-check activeren door je identiteitsbewijs te koppelen aan je DigiD. Dit kan alleen als je de DigiD-app op je telefoon hebt.
- Ga naar de site van DigiD en volg de stappen om je identiteitsbewijs aan je DigiD te koppelen
- Log (opnieuw) in bij Mijn eenmanszaak met de DigiD-app op je telefoon
Welke wijzigingen kun je online ondertekenen?
Het online ondertekenen en versturen is beschikbaar voor het wijzigen van de meeste ondernemings- en functionarisgegevens. Als je een wijziging alleen per post kunt doorgeven, dan is de optie online ondertekenen niet zichtbaar. Als je zowel digitaal als per post kunt ondertekenen, mag je kiezen wat jij het prettigst vindt. Houd er wel rekening mee dat de verwerkingstijd per post 10 werkdagen is. Onderteken je je wijziging digitaal dan wordt deze in 2 werkdagen verwerkt.
Ondertekenen zonder 1 cent over te maken is op dit moment alleen nog beschikbaar binnen Mijn eenmanszaak. Wij werken hard door aan de verdere ontwikkeling van online ondertekenen en versturen zodat dit voor steeds meer wijzigingen mogelijk wordt.
Deze vragen worden vaak aan ons gesteld
Uitsluitend bijlagen (bijvoorbeeld een huurovereenkomst) kun je digitaal ondertekenen met DocuSign of een ander ondertekenprogramma.
Inschrijvingen, wijzigingen en uitschrijvingen onderteken je met DigiD en een 1-cent-betaling.
Deponeer je een jaarrekening? Het programma (SBR, ZDJ of XBRL-tool) bepaalt hoe je digitaal ondertekent.
Een adreswijziging geef je door via 'wijzigen'. Vul je bedrijfsnaam of KVK-nummer in. Kies dan voor ‘vestigingsgegevens wijzigen’ en doorloop de stappen. Verstuur de gegevens digitaal.
Aanvullende bewijsstukken
Is het bezoekadres niet gelijk aan jouw privéadres? Lever dan 1 van de volgende documenten aan als bewijs dat je dit adres mag gebruiken als bezoekadres voor je onderneming:
- een kopie van het door 2 partijen getekende huur-, koop- of pachtcontract, of
- een bewijs uit het Kadaster, of
- een toestemmingsverklaring
Privéadres
Wijzigt je privéadres ook? Geef dit eerst door bij de Basisregistratie Personen (BRP) van de gemeente.
Via de optie wijzigen kun je een handelsnaam wijzigen, toevoegen of laten vervallen. Vul de bedrijfsnaam of het KVK-nummer in. Doorloop de stappen en verstuur de gegevens digitaal.
Wij kunnen geen advies geven over het gebruik van een handelsnaam. Een handelsnaam mag niet verwarrend zijn door te lijken op een bestaande handelsnaam. Ook mag een handelsnaam niet misleidend zijn. Voordat je een nieuwe handelsnaam opgeeft, is het verstandig om deze naam eerst te controleren op onze website. Doe hier de handelsnaamcheck en lees direct de algemene regels en tips over het kiezen van een handelsnaam.
Het wijzigen van de naam van een vof, maatschap of cv (een samenwerkingsverband) geef je door met formulier 15. Op dat formulier kun je meteen aangeven dat de nieuwe naam van het samenwerkingsverband ook de nieuwe handelsnaam wordt.
De statutaire naam van een rechtspersoon (bijvoorbeeld een bv) wijzig je uitsluitend via een notaris. Er vindt namelijk een statutenwijziging plaats. Je kunt wel een extra handelsnaam toevoegen.
De uitbreiding of wijziging van jouw bedrijfsactiviteiten geef je als volgt door:
- Kies voor wijzigen.
- Zoek en selecteer je bedrijf.
- Klik op wijzigen vestigingsgegevens.
- Kies activiteiten wijzigen. Let op: bij het wijzigen van de activiteitenomschrijving vervalt de gehele geregistreerde omschrijving en wordt deze vervangen door de nieuwe omschrijving. Geef daarom ook opnieuw de activiteiten door die je wilt behouden.
- Doorloop de stappen en verstuur de gegevens digitaal.
KVK kent een SBI-code toe aan de bedrijfsactiviteit. Je mag ook zelf een SBI-code opgeven. Wij checken dan of de door jou gewenste SBI-code past bij de bedrijfsactiviteiten.
Voordat we tot wijziging overgaan kunnen we je om aanvullend bewijs vragen.
Als je je bedrijfsactiviteit wijzigt, kan dit gevolgen hebben voor bijvoorbeeld vergunningen van de gemeente, financiering, verzekeringen, pensioenfonds of bankrekening van je onderneming. Raadpleeg de website van de desbetreffende (financiële) instelling welke stappen je moet volgen als je de activiteiten van je onderneming wijzigt.
Zorg ervoor dat je SBI-code past bij wat je doet als ondernemer. Verzekeraars gebruiken je SBI-code voor de berekening van je premie. Maak je schade die niet past bij de activiteiten die je volgens je SBI-code uitvoert, dan dekt de verzekering dit niet. Voer je vaak verschillende werkzaamheden uit? Meld dit bij ons en bij je verzekeraar. Wij registeren dan ook je andere werkzaamheden. De verzekeraar kan je premie daarop aanpassen. Zo weet je zeker dat schade bij al je werkzaamheden gedekt is. Op onze website vind je 7 tips bij de start van een extra bedrijfsactiviteit.
Je regelt de inschrijving via onze website:
- kies voor wijzigen
- zoek en selecteer de organisatie
- kies dan voor 'functionaris(sen)'
Digitaal indienen (verwerkingstijd 2 werkdagen)
Het formulier kun je digitaal verzenden op voorwaarde dat het om een nieuwe bestuurder gaat voor een vereniging, stichting of VvE zonder commerciële activiteiten/zonder onderneming.
De nieuwe bestuurder ondertekent het formulier in 2 stappen via DigiD:
- log in met Digid of DigiD app
- maak 1 cent over via iDEAL
Daarna ontvangt de persoon die de opgave doet (de aangever) een e-mail met het digitaal getekende formulier. Deze persoon ondertekent het formulier ook in de eerder genoemde stappen via DigiD en dient het formulier vervolgens in.
Klopt het adres nog?
Is het adres van de organisatie ook het adres van een vertrekkende bestuurder? Geef dan ook een adreswijziging door. Controleer gelijk of de andere contactgegevens nog actueel zijn.
Wie mag tekenen?
Alleen een nog ingeschreven bestuurder mag tekenen voor de toetreding (inschrijving) van een nieuwe bestuurder. Tekent de vertrekkende bestuurder ook voor de inschrijving van de nieuwe bestuurder? Verstuur dan de inschrijving van de nieuwe bestuurder en de uitschrijving van de vertrekkende bestuurder gelijktijdig.
Persoonlijke legitimatieplicht
Heeft de vereniging of stichting wel commerciële activiteiten/een onderneming? Dan legitimeert iedere nieuwe bestuurder zich persoonlijk op een KVK-kantoor met een geldig legitimatiebewijs. De inschrijving van een nieuwe bestuurder van een vereniging of stichting met een onderneming geef je door met een formulier dat je via onze website invult en daarna print. Een bestuurder die op dit moment in het Handelsregister ingeschreven staat ondertekent het formulier. Van deze persoon neem je een kopie van een geldig legitimatiebewijs mee. Voor een bezoek aan KVK maak je online een afspraak door in te loggen met DigiD. Inschrijven kan bij elk KVK-kantoor in Nederland.
Controleer of de wijziging gevolgen heeft voor de UBO-registratie
Kijk of de nieuwe bestuurder ook een UBO (Ultimate Beneficial Owner) wordt van jouw organisatie. Controleer ook of er gevolgen zijn voor de andere UBO’s in je organisatie. Verandert bijvoorbeeld de omvang van het belang dat de bestaande UBO’s in je organisatie hebben?
Via de online UBO-opgave kan je een nieuwe UBO inschrijven of een wijziging doorgeven.
Let op! De UBO-registratie is niet van toepassing op VvE's en informele verenigingen zonder onderneming.
Gevolgen (financiële) instellingen
Het wijzigen van bestuursleden kan gevolgen hebben voor bijvoorbeeld vergunningen van de gemeente, financiering, verzekeringen, pensioenfonds of bankrekening van je organisatie. Raadpleeg de website van de desbetreffende (financiële) instelling welke stappen je moet volgen bij het wijzigen van functionarissen.