Veilig zakendoen? Check het Handelsregister

Je gaat een contract sluiten, of een aankoop of levering doen. Dan wil je weten met wie je zakendoet. Controleer daarom eerst de gegevens van je zakenpartner in het KVK Handelsregister. Zo voorkom je problemen.

In het KVK Handelsregister check je met wie je te maken hebt. Zo controleer je of die persoon tekenbevoegd en aansprakelijk is. Je vindt er ook adresgegevens, en je kunt er zien of een bedrijf failliet is. Alle rechtspersonen en ondernemingen in Nederland staan in het Handelsregister. Van bv tot vereniging, van vof tot stichting.

Sla je die controle over, dan heb je meer kans op nare verrassingen. Bijvoorbeeld als een overtuigende online verkoper nadat je hebt betaald helemaal geen bedrijf blijkt te hebben. Of wanneer blijkt dat jouw contactpersoon niet bekend is bij het bedrijf dat die noemde. Dit zijn vormen van zakelijke identiteitsfraude. Vertrouw iemand niet zomaar. Doe slim zaken met deze zes checks. En onthoud: ook deze checklist geeft je helaas nooit de zekerheid op 100% veilig ondernemen.

Checklist Handelsregister

1. Staat mijn zakenpartner ingeschreven?
2. Met wie doe ik zaken?
3. Hoe staan de geldzaken van mijn zakenpartner ervoor?
4. Failliet of niet?
5. Wie is aansprakelijk?
6. Hoe ziet de structuur van het concern van mijn zakenpartner eruit?

1. Staat mijn zakenpartner ingeschreven?

Bestaat het bedrijf waar je zaken mee wil doen? Zoek in het Handelsregister naar de handelsnaam of het KVK-nummer van je toekomstige zakenpartner. Staat die ingeschreven en is duidelijk wie verantwoordelijk is voor de handtekening of goedkeuring die jij nodig hebt? In het Handelsregister vind je ook andere actuele bedrijfsgegevens, zoals adres, bedrijfsactiviteiten, aantal werknemers en de oprichtingsdatum.

Wees kritisch

Er zijn online nepbedrijvenactief. Let dus op als je voor het eerst zakendoet met een bedrijf. Kloppen de bedrijfsgegevens? Zijn de geregistreerde bedrijfsactiviteiten hetzelfde als de producten en diensten die het bedrijf aanbiedt?

Let op als een internetverkoper grote magazijnen laat zien en bijvoorbeeld gevestigd is op een woonadres. Dit kan een oplichter zijn. Zoek ook op internet naar ervaringen van andere klanten.

In onderzoek

Als KVK een signaal krijgt dat informatie in het Handelsregister niet klopt, kunnen we een onderzoek starten. Vanaf dat moment zie je de melding ‘in onderzoek’ bij de inschrijving staan. Tijdens het onderzoek verandert de registratie in het Handelsregister niet. Wacht het onderzoek vooral af voordat je zakendoet met deze onderneming, maar besef dat het soms maanden kan duren. KVK kan in de tussentijd geen uitspraken doen over de inhoud of de duur van het onderzoek.

2. Met wie doe ik zaken?

Bewijs van een afspraak heb je pas als de juiste personen hun handtekening hebben gezet onder een contract. Controleer daarom altijd met wie je zakendoet: is die persoon wie die zegt dat die is? En heeft die de rechten om te doen wat die doet?

In het Handelsregister staan alle eigenaren van eenmanszaken genoemd, maar ook vennoten en bestuurders van bedrijven en organisaties. Deze informatie kun je bekijken via een uittreksel. Soms zie je daarop ook een overzicht van de gevolmachtigden: mensen die aangewezen zijn om bepaalde beslissingen te nemen namens het bedrijf.

Sluit je een contract af? Controleer of de gegevens in het contract hetzelfde zijn als in het Handelsregister. Staan de juiste naam en het juiste KVK-nummer van je zakenpartner erin en is die inderdaad de juiste persoon om een handtekening te zetten?

Is deze persoon tekenbevoegd?

Mensen die tekenbevoegdzijn, mogen namens een onderneming bepaalde taken uitvoeren, zoals het ondertekenen van contracten, aankopen of leveringen doen.

Iemand kan volledig of beperkt tekenbevoegd zijn. Soms mag iemand bijvoorbeeld alleen contracten tot een bepaald bedrag tekenen, of alleen samen met een andere vennoot of bestuurder afspraken maken.

Als de persoon die heeft getekend niet bevoegd is, kunnen er problemen ontstaan over de levering of de betaling. In zo’n geval hoeft je zakenpartner zich niet aan de afspraak te houden, want dan is die niet geldig.

3. Hoe staan de geldzaken van mijn zakenpartner ervoor?

In het Handelsregister kun je van sommige ondernemingen de jaarrekening of balans bekijken. Dan krijg je een idee hoe het met de geldzaken van je zakenpartner gaat.

Grotere bedrijven (die niet beursgenoteerd zijn) met rechtsvormen zoals bv of nv zijn wettelijk verplicht hun jaarrekening aan te leveren bij KVK. Dat heet deponeren. Een jaarrekening geeft inzicht in de financiële ontwikkeling, kredietwaardigheid en financiële positie van een onderneming. Daarmee maak je een inschatting of je zakenpartner genoeg geld heeft om jullie afspraken na te komen. Je kunt de gedeponeerde jaarrekening van je zakenpartner online aanvragen.

4. Failliet of niet?

Op een uittreksel van het KVK Handelsregister staat of een bedrijf faillietis of via surseanceuitstel van betaling krijgt. Ook kun je zien of de ondernemer in schuldsaneringzit.

Met een failliet bedrijf kun je geen zaken meer doen. En als ondernemer loop je meer risico’s als je werkt met bedrijven die probleemschulden hebben. Zit je nog te wachten op werk of betalingen van zo’n bedrijf, neem dan contact op met de curator of bewindvoerder. Dat is de persoon die de geldzaken regelt als een bedrijf in de schulden zit.

5. Wie is aansprakelijk?

Een verkeerde of te late levering waardoor je extra kosten moet maken. Een hijskraan die per ongeluk een gebouw beschadigt. Als er iets misgaat bij het zakendoen, dan is het handig om te weten wie je daarop kunt aanspreken. Bij wie moet je zijn om de kosten vergoed te krijgen?

De rechtsvorm van het bedrijf van je zakenpartner bepaalt de aansprakelijkheid. De aansprakelijkheid kan liggen bij een natuurlijk persoon of bij een rechtspersoon. De rechtsvorm vind je op het uittreksel Handelsregister.

Persoonlijk aansprakelijk

Bij rechtsvormen zoals een eenmanszaak of vof geldt persoonlijke aansprakelijkheid. De eigenaar is dan met zijn privévermogen voor 100% aansprakelijk voor schulden. Als de eigenaar niet genoeg geld heeft op zijn zakelijke bankrekening, moet die met privégeld betalen.

Bij rechtsvormen die je bij de notaris regelt, zoals een besloten vennootschap, is de bestuurder niet persoonlijk aansprakelijk. Het betalen van de kosten moet dan gebeuren vanuit het vermogen van de rechtspersoon, bijvoorbeeld het bedrijf of de organisatie. Behalve als er sprake is van onbehoorlijk bestuur. Dan moet de bestuurder de schulden soms wel betalen met diens privévermogen.

Faillissement

Wie is aansprakelijk als je zakenpartner failliet gaat? Dat hangt ervan af met welke rechtsvorm je te maken hebt. Bij een faillissement van een bv is de rechtspersoon aansprakelijk. Maar bij een eenmanszaak moet je aankloppen bij de ondernemer zelf. Bij een faillissement probeert een curatorzoveel mogelijk schuldeisers te betalen uit de bezittingen van de ondernemer of de rechtspersoon.

6. Hoe ziet de structuur van het concern van mijn zakenpartner eruit?

Een concern is een bedrijf met dochterondernemingen. Anders gezegd: vaak een holding met daaronder verschillende werkmaatschappijen.

Hoort het bedrijf van je zakenpartner bij zo’n concern? Zoek dan naar informatie over de structuur, de geldzaken en de aanpak van het concern. Dan krijg je een beter beeld van het bedrijf waarmee je zakendoet.

Gegevens over concernrelaties bestel je bij KVK. Je ziet dan in een overzicht hoe het bedrijf van je zakenpartner eruitziet. Zo lees je of het een dochtermaatschappij is van een grotere organisatie. Als zo’n ‘moederbedrijf’ laatst nog slecht in het nieuws is gekomen, is dat voor jou interessant om te weten. Misschien kies je dan liever een andere zakenpartner uit. Grote bedrijven hebben vaak een jaarverslag op hun website staan. Daarin lees je ook informatie over hun geldzaken en strategie.

Internationale zakenpartner controleren

Doe je zaken met een bedrijf dat alleen ondernemingen heeft in het buitenland? Zo’n bedrijf staat niet in het KVK Handelsregister. Bekijk daarvoor de buitenlandse registers. Daar vind je de informatie die je helpt om veiliger internationaal zaken te doen.