Deze afspraken leg je vast in een distributieovereenkomst

Een internationale distributeur is de verbinding tussen een leverancier in het ene land en klanten in het andere land. Zo helpt een distributeur in Nederland bijvoorbeeld een buitenlandse leverancier aan nieuwe klanten. Een ondernemer in Nederland kan leverancier zijn die levert aan distributeurs in het buitenland. Of is zelf distributeur voor buitenlandse leveranciers.

Nut van een distributieovereenkomst

Een distributeur koopt voor eigen rekening en risico goederen of diensten bij buitenlandse leveranciers. Met doorverkoop als doel. Met een distributieovereenkomst gaat een distributeur voor langere tijd een zakelijke relatie aan met een buitenlandse leverancier. Een overeenkomst geeft een distributeur meer zekerheid. Bijvoorbeeld wanneer de leverancier als enige een bepaald product levert. En de distribiteur dus geen andere leveranciers voor de goederen heeft. 

“Diezelfde zekerheid hebben sommige leveranciers soms ook nodig”, zegt Sjaak van der Heul, advocaat bij Dirkzwager. “Denk aan sterke distributeurs zoals een grote supermarktketen of e-commercebedrijf. Voor leveranciers in Nederland zijn deze buitenlandse distributeurs erg belangrijk. Dan heb je dus zelf voordeel bij een overeenkomst die de distributeur aan je bindt.”

Maak afspraken

Distributeur en leverancier maken samen de distributieovereenkomst. In een distributieovereenkomst staan bijvoorbeeld afspraken over deze onderwerpen:

1. Exclusiviteit

Bij exclusiviteit geeft de leverancier een bepaalde regio of groep klanten exclusief aan een distributeur. De distributeur is dan de enige die deze producten daar mag verkopen. “Bijvoorbeeld distributeurs van computerchips. De ene distributeur verkoopt chips voor gebruik in tablets en de andere voor toepassing in mobiele telefoons.”

2. De markt verdelen

Een distributeur en leverancier bieden soms tegelijk producten aan in dezelfde markt. De distributeur levert bijvoorbeeld nationaal aan handelaren en eindgebruikers. De leverancier levert direct aan overheden. Afspraken hierover zet je samen in de distributieovereenkomst. “Als distributeur sta je in dit geval sterker met een overeenkomst. Want vanuit de wet alleen houd je niet tegen dat een leverancier direct met je concurreert. Met een overeenkomst wel.”

3. De prijs bepalen

In een distributieovereenkomst zet je bijvoorbeeld inkoopprijzen van producten of productgroepen. Met de kortingen voor je distributeur. Of je doet een prijslijst bij de overeenkomst. Vaak staat in de overeenkomst dat de leverancier de prijzen in de tussentijd mag aanpassen.

Mededinging

In de overeenkomst mogen geen dwingende verkoopprijzen voor de distributeur staan. Zo mag een distributeur een product in de uitverkoop doen. “Dit kan een andere prijs zijn dan die je als leverancier aanraadt. Je mag adviesprijzen geven, maar de distributeur mag een andere prijs kiezen. De verkoopprijs voor je distributeur kun je niet verplichten, want dit is in strijd met de mededingingsregels.” Dit zijn regels van de EU die de vrije concurrentie beschermen. Dit heet mededinging.

Kartelverbod

Het maken van dwingende prijsafspraken noem je ook wel kartelvorming. Dit is verboden volgens artikel 101 van het EU-Werkingsverdrag. “Er zijn uitzonderingen. Bijvoorbeeld wanneer je als leverancier voor een afgesproken periode een marketingcampagne houdt. Dan mag je tijdens enkele weken afspraken maken met je distributeur over de verkoopprijs. In een reclamecampagne van een leverancier staat bijvoorbeeld dat een product tien euro kost. Dan is het vervelend als de distributeur maar negen euro vraagt.” 

4. Taken van de distributeur

Een leverancier wil samen met diens buitenlandse distributeur omzet op de buitenlandse markt halen. Maak daarom afspraken over wat je als leverancier van je distributeur verwacht. Denk aan:

• De distributeur heeft een minimale voorraad. 
• Een overzicht met geplande marketingactiviteiten. Bijvoorbeeld beursdeelname of een minimumaantal verkoopgesprekken dat de distributeur houdt. 
• Klanten krijgen nationale service en garantie op producten van de distributeur. 
• Je krijgt per drie maanden een overzicht van de uitgevoerde werkzaamheden. Denk aan bereikte omzet of gemaakte offertes.

5. Taken van de leverancier

Een distributeur wil voor diens inzet ook iets terug van de buitenlandse leverancier. Denk aan:

• Algemene steun. Zoals het geven van monsters, folders, reclamematerialen en hulp op beurzen.
• Opleiding en training. Technische kennis en marketinguitleg zorgen voor een betere verkoop van producten.
• Op tijd communiceren. Als de leverancier problemen met de voorraad of productie heeft, wil de distributeur dit op tijd weten.

6. Toepasselijk recht

Leveranciers en distributeurs spreken vaak af welk recht ze gebruiken voor hun overeenkomst. Dit heet toepasselijk recht. Ze spreken bijvoorbeeld af welke rechter een uitspraak doet wanneer ze er samen niet uitkomen. Spreek je Nederlands recht af? Neem dan ook in je contract op dat een Nederlandse rechter de zaak behandelt. Zet je geen toepasselijk recht in het contract? Dan gebruikt de EU het recht van het land van de distributeur. Dit staat in artikel 4 van EU-verordening 593/2008.

“Voor landen buiten de EU vraag je in dat land na hoe de regels zijn wanneer je geen toepasselijk recht in je contract zet. Of je sluit een contract af waarin je wel regelt welk recht van toepassing is. Ik adviseer mijn klanten altijd Nederlands recht van toepassing te laten zijn. En de Nederlandse rechter bevoegd te verklaren”, legt Van der Heul uit.

7. Looptijd overeenkomst

De looptijd van de overeenkomst staat op papier. Dit is voor bepaalde of onbepaalde tijd. Een overeenkomst met een looptijd voor bepaalde tijd stopt na de afgesproken tijd. Na twee of drie jaar bijvoorbeeld. ”Als in een contract naar Nederlands recht onbepaalde tijd staat, dan kun je het contract eigenlijk altijd opzeggen.”

Soms spreek je een periode af die je gebruikt voor het opzeggen van een contract. Dit noem je de opzegtermijn. “Spreek je dit niet af? Dan hangt de lengte van de opzegtermijn af van de periode van de relatie die je met elkaar hebt. Vaak hangt de lengte van de opzegtermijn ook af van hoe lang de relatie duurde.”

Dwingend recht

Meestal hebben partijen contractsvrijheid. Dit betekent dat in een distributieovereenkomst alles mag staan, behalve wat bij wet verboden is. Verder moeten de leverancier en de distributeur zich houden aan het dwingend recht. Dit zijn voorwaarden volgens de wet die verplicht zijn voor alle contractpartijen. “In sommige landen bepaalt dwingend recht bijvoorbeeld dat de leverancier een goodwillvergoeding aan distributeurs betaalt wanneer die de overeenkomst beëindigt. Je mag niet in het contract zetten dat je geen gebruik maakt van deze vergoeding.”

Nederland heeft dit dwingend recht op goodwillvergoeding bijvoorbeeld voor franchiseovereenkomsten. “Bij franchise is de franchisegever meestal leverancier en de franchisenemer distributeur. Neem je afscheid van elkaar? Dan eist de franchisenemer soms een goodwillvergoeding.” In Nederland staat dit dwingend recht in de Wet Franchise. Vaak is dwingend recht in het voordeel van de distributeur.

Standaardcontract gebruiken

Er zijn ook standaard distributieovereenkomsten. Bijvoorbeeld van de International Chamber of Commerce (ICC) of de Vereniging van Nederlandse Handelsagenten en Importeurs (VNHI). Van der Heul ziet deze contracten als een goed begin. “Weeg als startende ondernemer de kosten tegen de baten af voordat je door een advocaat een vele pagina’s dik contract laat opstellen. Vooral als je een overeenkomst sluit naar Nederlands recht. In het Burgerlijk Wetboek zijn al veel rechten en plichten opgenomen die in het algemeen een goed evenwicht vinden tussen de belangen van leverancier en distributeur.”

Grote bedrijven

Grote partijen hebben meestal eigen contracten en leggen hun voorstel als eerste op tafel. “Dat is ook logisch”, verklaart Van der Heul. “Want een grote leverancier heeft vaak meerdere distributeurs. Als een leverancier dan met verschillende contracten werkt, is het overzicht weg. Maar dat werkt andersom ook voor grote distributeurs. Zo heeft een grote distributieketen meestal ook eigen contracten.”

Papierloze overeenkomst

Soms ontstaat een distributieovereenkomst zonder dat partijen iets opschrijven. “Stel dat je als distributeur voor langere tijd producten bij dezelfde leverancier inkoopt met dezelfde voorwaarden. Dan ontstaat soms automatisch een distributieovereenkomst. Ook als je niets op papier zet. Maar zonder papieren contract leg je moeilijker over en weer uit wat je van elkaar verwacht. Bij problemen bewijs je lastiger aan de rechter welke afspraken je met elkaar hebt. Vaak gaat het goed en kom je er met elkaar wel uit. Een contract heb je klaarliggen voor als het misgaat.”