Zo controleer je een buitenlandse zakenpartner

De KVK registreert Nederlandse bedrijven in het Handelsregister. Veel landen werken met openbare registers die lijken op het Handelsregister. In deze buitenlandse registers zoek je op of een bedrijf ingeschreven staat. Nederlandse ambassades in het buitenland weten dit vaak ook. Of je zoekt het bedrijf online op. Onderzoek de handel en wandel van een buitenlands bedrijf voordat je zakendoet. In dit artikel vind je verschillende manieren om je buitenlandse zakenpartner te controleren. Dit doe je altijd bij een bron in het buitenland. Deze bedrijven zijn daar ingeschreven, niet in Nederland.   

Buitenlandse handelsregisters

De meeste landen registeren bedrijven in een openbaar handelsregister. In Nederland beheert KVK het Handelsregister. In het buitenland schrijven meestal andere organisaties bedrijven in. Duitsland heeft voor het inschrijven bijvoorbeeld meer registers. Zoals een Handwerksrolle en een Gewerberegister.

De inschrijving in een handelsregister betekent niet vanzelf dat een bedrijf betrouwbaar is. Na controle weet je wel of een bedrijf volgens de wet staat ingeschreven. Via het register krijg je meer informatie over de eigenaar of directie van het bedrijf. En over de financiële situatie. Bekijk het overzicht van registers in en buiten Europa. In deze registers zoek je op naam van een bedrijf.  

Nederlandse ambassades

Economische afdelingen van het Nederlandse buitenlandnetwerk helpen je bij het onderzoeken van buitenlandse partners. Ze bekijken of je zakenpartner bestaat. Sommige ambassades doen bijvoorbeeld company checks, zoals de ambassades in Rusland en China. Bij zo’n check controleert de ambassade het bedrijf op papier.

Referenties

Vraag je buitenlandse partners om referenties van bedrijven waarmee ze eerder samenwerkten. Neem contact op met deze bedrijven en vraag naar hun ervaringen met je mogelijke zakenpartner. Betaalt of levert het bedrijf bijvoorbeeld op tijd? En komt het bedrijf de gemaakte afspraken na?  

Kredietrapporten

Kredietinformatiebureaus bestuderen tegen betaling bedrijven en maken kredietrapporten. Zo weet je of je zakenpartner er financieel goed voor staat. Je vindt deze bureaus via zoekmachines op internet. Ze hebben de nodige internationale kennis en ervaring. En weten welke gegevens ze moeten controleren.

Brancheorganisaties

Zoek uit of je buitenlandse zakenpartner lid is van een nationale brancheorganisatie. Brancheorganisaties vertegenwoordigen hun bedrijfssector. Een brancheorganisatie beschrijft vaak kwaliteitseisen. Bedrijven die aan deze regels voldoen, krijgen bijvoorbeeld een keurmerk. Via de website van een buitenlandse brancheorganisatie zie je meestal of je zakenpartner lid is. 

Online onderzoek

Via internet vind je positieve of juist negatieve beoordelingen over je mogelijke buitenlandse zakenpartner. Een eenvoudige controle via Google Maps op het aangegeven adres van je zakenpartner levert soms verrassende antwoorden op.

Bezoek ook de website van het bedrijf zelf. Controleer bijvoorbeeld de volgende informatie: 

• Contactmogelijkheden. Noemt de website alleen een postbusadres of mobiel telefoonnummer? Zonder bezoekadres en vast telefoonnummer? Dan vraagt dit om verder onderzoek.
• Staat het inschrijfnummer van het bedrijf op de website?
• Kijk ook of het zakelijke e-mailadres professioneel op je overkomt. Een e-mailadres met de bedrijfsnaam lijkt betrouwbaarder dan een e-mailadres van een persoon. 

Online marktplaatsen

Steeds meer bedrijven kopen en verkopen hun producten op buitenlandse marktplaatsen. Bijvoorbeeld via het Chinese platform Alibaba, waar je B2B zakendoet. Op deze marktplaats betaal je via iDEAL. Ook beschermt het platform de kopers. Kijk bijvoorbeeld naar het aantal verkopen van een leverancier op het platform. Dat zegt iets over de betrouwbaarheid van leveren. Kijk ook of de producten er goed uitzien op de foto. En of de buitenlandse leverancier of klant serieus met je in gesprek gaat.

Plan een bezoek

Als dit mogelijk is, plan dan een bezoek aan je zakenpartner. Dan krijg je een goed beeld bij de activiteiten en manier van werken van je partner. Een bezoek helpt ook bij een persoonlijke relatie opbouwen en versterkt het vertrouwen.    

Samples

Vraag je buitenlandse leverancier eerst om een zending met samples. Het liefst voordat je de producten definitief bestelt. Je mogelijke buitenlandse klant vraagt hier misschien ook om. Een sample laat de kwaliteit van producten zien. En de snelheid van leveren. Leveranciers bepalen zelf of ze samples gratis leveren. Dit hangt af van het type product, de waarde en het gebruiksdoel.

Ken je keten

Weet je wat je buitenlandse partners doen op het gebied van duurzaamheid? Sinds de invoering van de CSRD in 2024 moeten grote bedrijven rapporteren over hun duurzame inspanningen en die van hun (toe)leveranciers. Werk je samen met grote bedrijven? Zorg dan dat je weet wat je zakenpartners doen aan duurzaamheid.

Wil je met een adviseur bespreken hoe je een buitenlandse zakenpartner controleert? Bel dan met het KVK Adviesteam: 088 585 22 22.