Autorisaties voor het inzien van niet-openbare gegevens en het terugmelden van UBO-gegevens

• Inzien niet-openbare en afgeschermde Handels- en/of UBO-registergegevens waaronder het telefoonnummer.
• Terugmelden van afwijkende UBO-gegevens.
• Zoeken op een natuurlijk persoon in het Handelsregister.

In dit artikel lees je welke autorisaties je bij KVK kunt aanvragen.

Ga zorgvuldig om met niet-openbare gegevens

Met een autorisatie voor toegang tot niet-openbare en/of afgeschermde gegevens in het Handelsregister en/of UBO-register beschik je over privacygevoelige persoonsgegevens die niet openbaar zijn. Daarom is het belangrijk dat je zorgvuldig met deze gegevens omgaat.

Wees voorzichtig met het intern of extern verspreiden van deze gegevens. Deel de gegevens bijvoorbeeld niet in dossiers of bestanden waar derden ook toegang toe hebben. Je mag deze gegevens ook niet zomaar doorsturen naar externe partijen.
Verder ben je verantwoordelijk voor het steeds actueel houden van de toegangscodes en autorisaties. En mag je deze alleen beschikbaar stellen aan degenen die hiervoor bevoegd zijn binnen jouw organisatie. Dit verkleint het risico op onbevoegd gebruik van autorisaties. Zo voorkom je dat privacygevoelige gegevens openbaar worden en verklein je de kans op een datalek.

Voorbeelden van persoonsgegevens

• Handelsregister
  • Niet-openbare persoonsgegevens: Burgerservicenummer, geslacht, geboorteplaats en geboorteland van eigenaren.
  • Niet openbare privé- en afgeschermde en niet-openbare bezoekadressen van eigenaren, vennoten, maten, functionarissen en entiteiten.
  • Zoeken in het Handelsregister op natuurlijk persoon.
• UBO-register
  • Alle UBO-gegevens inclusief afgeschermde en niet-openbare UBO-gegevens, zoals: BSN, fiscaal buitenlands identificatienummer, geboortedag (inclusief maand/jaar), geboorteplaats en geboorteland, woonstaat en nationaliteit.

Aanvragen autorisatie

Voor elke doelgroep is er een apart aanvraagformulier beschikbaar waarop de voor de doelgroep beschikbare autorisatie(s) vermeld staan. Lees voor het invullen de autorisatievoorwaarden die op het formulier staan. KVK neemt de aanvraag alleen in behandeling als je deze volledig hebt ingevuld en als je alle benodigde documenten hebt meegestuurd. We streven ernaar om binnen vijf werkdagen na ontvangst van een complete aanvraag de autorisatie te verwerken. Je ontvangt per e-mail een bevestiging van ons.

Na toekenning van de aangevraagde autorisatie(s) zijn de betreffende mogelijkheden beschikbaar via KVK.nl.

Er zijn geen extra kosten verbonden aan het inzien van informatie inclusief de niet-openbare en/of afgeschermde gegevens via KVK.nl.

Hoe vraag je autorisaties voor KVK.nl aan?

• Let op: voor autorisatie voor het inzien van niet-openbare en/of afgeschermde Handelsregistergegevens, UBO-registergegevens en het terugmelden van UBO-gegevens heb je een persoonlijke toegangscode nodig.
• Kies hieronder je aanvraagformulier. Gebruik alleen dit formulier en niet een oudere versie. Wil je een autorisatie aanvragen voor meer dan 4 personen? Vul dan ook de registratielijst in. 
• Vul het aanvraagformulier en de registratielijst (wanneer van toepassing) digitaal in.
• Print deze uit.
• Zet je handtekening met pen.
• Stuur je aanvraagformulier, registratielijst (indien nodig) en kopie legitimatiebewijs via de post of via mSafe naar KVK. Meer informatie over het versturen van de aanvraag vind je op het aanvraagformulier. 

Doelgroep en aanvraagformulieren

• Advocaten - Aanvraagformulier advocaten en Registratielijst advocaten.
• Deurwaarders* - Aanvraagformulier deurwaarders en Registratielijst deurwaarders.
• Notarissen - Aanvraagformulier notarissen en Registratielijst notarissen.
• Overheden - Aanvraagformulier overheden en Registratielijst overheden.
• Wwft-instellingen - Aanvraagformulier terugmelden discrepanties UBO-registergegevens en registratielijst terugmelden.

* Deurwaarders in dienst van een gemeente moeten het aanvraagformulier 'Overheden' gebruiken.

Hoe vraag je autorisaties voor KVK Dataservice aan?

Je kunt rechtstreeks aansluiten op het UBO-register via KVK Dataservice. Wwft-instellingen die geen gebruikmaken van KVK Dataservice, moeten bij klanten UBO-informatie opvragen. Uitgebreide toelichting op de huidige situatie vind je op de website van Rijksoverheid Toezicht. Vul het aanvraagformulier autorisatie(s) KVK Dataservice in om autorisatie aan te vragen. Lees meer over KVK Dataservice. 

Intrekken autorisatie

Wanneer er, in verband met een functiewijziging, uitdiensttreding of andere reden, op wettelijke grond geen recht meer bestaat op autorisatie moet deze direct worden stopgezet. De verantwoordelijkheid voor het laten intrekken van de autorisatie ligt bij de eigen organisatie.

Om de autorisatie en eventuele toegangscode te laten intrekken, verzoeken wij je een e-mail te sturen aan profielen@kvk.nl met als onderwerp “Intrekken autorisatie”.

Vermeld daarin:

• je voorletter(s) en achternaam,
• het KVK-nummer.

En de gegevens van de betreffende gebruiker:

• de toegangscode,
• voorletter(s) en achternaam,
• de in te trekken autorisatie(s),
• de gewenste intrekkingsdatum (maximaal twee weken vooruit),
• geef aan of ook de toegangscode dient te vervallen.

Met een toegangscode zonder autorisatie kunnen gebruikers nog wel openbare gegevens opvragen.

Na ontvangst van het verzoek met alle gevraagde gegevens, streven we ernaar om binnen twee werkdagen de autorisatie in te trekken. Je ontvangt per e-mail een bevestiging van ons.

Autorisaties

Welke autorisaties je kunt aanvragen zie je in het volgende overzicht.

Inzien privéadressen en afgeschermde en niet-openbare bezoekadressen en telefoonnummers in Handelsregister

• Autorisatie - Inzien privéadressen, afgeschermde en niet-openbare bezoekadressen en telefoonnummers in Handelsregister (IPA).
• Gegevens/omschrijving - Niet-openbare privé- en afgeschermde en niet-openbare bezoekadressen van resp. eigenaren, vennoten, maten, functionarissen en entiteiten.
• Beschikbaar via: www.kvk.nl en KVK Dataservice. 

Inzien privacygevoelige persoonsgegevens in Handelsregister

• Autorisatie - Inzien privacygevoelige persoonsgegevens in Handelsregister (IPP).
• Gegevens/omschrijving - Niet-openbare persoonsgegevens: Burgerservicenummer, geslacht, geboorteplaats en geboorteland van eigenaren.
• Beschikbaar via: www.kvk.nl (alleen geboorteplaats en geboorteland) en KVK Dataservice. 

Zoeken op Natuurlijk Persoon in het Handelsregister

• Autorisatie - Zoeken op Natuurlijk Persoon in het Handelsregister (ZNP).
• Gegevens/omschrijving - Het zoeken in het Handelsregister op natuurlijk persoon.
• Meer over Zoeken op Natuurlijk Persoon.

Handels-/UBO-register via KVK.nl en KVK Dataservice

Autorisatievoorwaarden van het Handelsregister en UBO-register.