Export buiten de EU in de praktijk

Bij verkoop van producten naar landen buiten de EU is een aangifte bij de douane nodig in het export- en importland. In het importland doe je dit meestal niet zelf. Vaak regelt de importeur de invoeraangifte voor je. Van de Pavert vertelt hoe zijn bedrijf de export van machines naar landen buiten de EU aanpakt. Over deze onderwerpen lees je meer:

• Onderzoek de markt
• Aanpak van de markt
• Regel je transport
• Documenten bij export
• Douane en belastingen
• Bepaal je exportprijs
• Leg afspraken vast
• Betaald krijgen

Onderzoek de markt

BrimaPack ontwikkelt en maakt verpakkings- en sorteermachines voor groenten als broccoli en ijsbergsla. Met afzetmarkten over de hele wereld moet het bedrijf informatie vinden over veel landen. 

Voor zijn marktonderzoek gebruikt Van de Pavert vooral de kennis van zijn netwerk. Denk aan collega-bedrijven en ondernemers die ook in de groentewereld werken. Zaadtelers en -leveranciers bijvoorbeeld. Hij bouwde sinds de oprichting van BrimaPack in 2006 een uitgebreid internationaal netwerk op. “In onze sector praten we open met elkaar over producten, prijzen, aanbieders en klanten. Na een kwartier praten heb ik beeld bij 80% van de grote afnemers in een voor mij nieuwe exportmarkt.”

Marktkansen

Van de Pavert bezoekt tijdens een verblijf in het buitenland altijd een supermarkt. Zo ziet hij meteen of er behoefte aan zijn producten is in dat land. “Op groenten zit een etiket van de teler. Zo ontdek ik snel de grotere telers.” Ook houdt hij marktbewegingen van grote supermarktketens in de gaten. “Deze bedrijven willen hun groenten op een Europese manier verpakt hebben. Dit is sealen in plastic, wat de houdbaarheid van producten verlengt. Een wens waar wij met onze machines aan voldoen.”

Plaatselijke producteisen

Machines moeten net als veel andere industriële productgroepen voldoen aan CE-richtlijnen die in de EU of EER verplicht zijn. Landen buiten de EU eisen soms andere standaarden. Zo heeft het Verenigd Koninkrijk sinds Brexit een UKCA-mark. “De wetgeving verschilt per land”, vertelt Van de Pavert. “Controleer de regels en wetten in het bestemmingsland. Geef je klanten informatie over je productspecificaties. Zo weten ze vooraf wat je levert en met welke richtlijnen.”

In Access2Markets vind je de producteisen en procedures per land. In deze database zoek je met de HS-code van je exportproduct.

Aanpak van de markt

Exporteren naar bestaande of nieuwe exportmarkten kan op meer manieren. Bijvoorbeeld met nationale partners, zoals een distributeur of handelsagent. Het kan ook direct vanuit je Nederlandse bedrijf of je opent een buitenlandse vestiging.

BrimaPack exporteert op twee manieren. “Verpakkingsmachines voor kleine telers gaan zoveel mogelijk via plaatselijke distributeurs. Deze distributeurs leveren vaak uit voorraad en lossen mogelijke problemen bij klanten op. Grote telers kopen de veldoogstmachines direct bij ons. Deze machines maken wij naar wens van de klant. Grotere telers hebben vaak een eigen technische dienst. Zij vangen zelf de eerste problemen op. En houden de installaties zelf draaiende. Lukt dat niet, dan stappen wij in het vliegtuig en lossen het probleem voor hen op.”

Partners en klanten vinden

Door deelname aan beurzen of handelsmissies vind je buitenlandse zakenpartners. Van de Pavert neemt soms deel aan beurzen. En hij gebruikt vooral zijn eigen netwerk om nieuwe klanten te vinden. “De groentewereld is klein. In de exportlanden waar zaadleveranciers hun zaden verkopen, kunnen wij straks verpakkingsmachines leveren.”

Betrouwbaarheid controleren

Voordat hij levert, controleert Van de Pavert zijn klanten. Hij laat altijd een kredietcontrole doen. “Onze verpakkingsmachines kosten gemiddeld 35.000 euro. De grotere oogstmachines gaan richting 1 miljoen euro. Voordat ik een order aanneem, wil ik weten of mijn klant financieel gezond is. Daarnaast vertrouw ik op mijn onderbuikgevoel.”

Regel je transport

Door het afspreken van Incoterms® weten de verkoper en klant wie het transport regelt. En wie mogelijke kosten van schade tijdens het transport moet betalen.

BrimaPack werkt standaard met één van de Incoterms®. Dit is niet verplicht, maar wel verstandig. “De meeste zendingen gaan via zee. Eerst op een dieplader over de weg naar Rotterdam en dan op een boot naar de klant. Af en toe gaat een zending per luchtvracht. Dit hangt af van de grootte van de machine en de bestemming. Luchtvracht is vaak te duur voor onze machines. Wij gebruiken voor onze exportzendingen vooral de Incoterms® CIF haven Rotterdam en soms Ex Works of DAP.”

Verzekeringen

BrimaPack sloot voor alle veiligheid een doorlopende transportverzekering af. “Toch heb je soms ook geluk nodig”, lacht Van de Pavert. Van concurrenten hoorde hij dat import in Brazilië soms veel tijd en geld kost. “Onze laatste zending naar Brazilië ging per vliegtuig, omdat onze klant de order snel wilde hebben. Wij boden de zending onder Incoterms® FCA vliegveld Schiphol aan. Vanaf Schiphol nam onze klant dus het risico en de verantwoordelijkheid van de zending over. We hadden daar veel geluk mee. Er was een vulkaanuitbarsting in IJsland. De zending stond een maand vast op Schiphol en daarna nog een maand in Brazilië voordat de klant de machine had.”

Documenten bij export

Voor export naar landen buiten de EU heb je exportdocumenten nodig. Minimaal zitten er een uitvoeraangifte, paklijst, factuur en vervoersdocumenten bij de zending. Welke extra documenten verplicht zijn, hangt af van het product en bestemmingsland. Bijvoorbeeld een invoervergunning of oorsprongsdocumenten. In Access2Markets zie je welke documenten je nodig hebt voor invoer in het exportland.

Van de Pavert vult aan: “Onze expediteur vertelt ons welke documenten we nodig hebben. Voor onze machines zijn geen speciale certificaten of andere documenten nodig. Wel gebruiken we soms een factuurverklaring voor leveringen naar Zwitserland. Onze Zwitserse distributeur betaalt dan geen of minder invoerrechten.”

Douane en belastingen

Bij export van producten naar landen buiten de EU doe je een uitvoeraangifte bij de Nederlandse Douane. Voor de aangifte heb je een EORI-nummer nodig. Dit is een verplicht identificatienummer. De douane in het aankomstland klaart de zending in en heeft hiervoor HS-codes van je producten nodig. De HS-code van je product bepaalt de hoogte van de invoerrechten. En of er extra invoerregels zijn, zoals importdocumenten of een veiligheidscontrole. Wie de producten inklaart hangt af van de gebruikte Incoterms®. Dit is de verkoper of de klant. 

Een douane-expediteur doet de uitvoeraangiftes voor Van de Pavert. “Op kantoor zit een exportmedewerker, die samenwerkt met een vaste douane-expediteur. Dit scheelt een boel administratieve rompslomp. Zoals het aanschaffen van en verdiepen in de software voor digitale aangiftes.”

Invoerrechten in exportland

Voor de meeste producten betaalt de ontvanger of verzender invoerrechten aan de douane in het aankomstland buiten de EU. Het tarief van invoerrechten verschilt per product. De invoer- en btw-tarieven per land vind je in Access2Markets. 

Van de Pavert legt uit: “Invoerheffingen hangen nauw samen met de HS-code. Zelf bekijken we de invoerrechten eigenlijk niet. Onze klanten voeren de machines altijd zelf in en betalen de kosten. Zoek vooraf wel voor je klant uit welke HS-code het beste bij je product past. Dit scheelt je klant misschien invoerrechten.”

Btw bij export

Bij export van goederen naar niet-EU-landen gebruik je het 0% btw-tarief. Bij een belastingcontrole moet uit je administratie blijken dat de geleverde producten de EU hebben verlaten. Dit laat je zien met het uitvoerdocument van de douane, transportdocumenten en betalingsbewijzen bijvoorbeeld.

Bied je exportzendingen aan met Incoterms® Ex Works? Laat buitenlandse klanten bij het afhalen van goederen dan een vervoersverklaring ondertekenen. Met deze verklaring en de andere gegevens in je administratie bewijs je dat producten de EU verlaten hebben. Dan gebruik je het 0% btw-tarief.

Bepaal je exportprijs

De kostprijs van producten bestaat onder andere uit de kosten voor productie, opslag, verzekeringen en transport. Daarnaast wil je natuurlijk ook nog geld verdienen.

Door de maatwerkoffertes werkt BrimaPack niet met standaardprijslijsten. “Voor iedere offerte werken we de kosten voor materiaal, uren en een winstopslag precies uit. Eventuele kosten voor transport en verzekeringen belasten we door. En klanten betalen ook mee aan de uren voor productontwikkeling. Dan factureren we behalve productie-uren ook ontwikkeluren.”

Leg afspraken vast

In een offerte staan gemaakte afspraken tussen leveranciers en klanten. BrimaPack doet tekeningen, specificaties en andere documenten bij hun offertes, zoals algemene betalings- en leveringsvoorwaarden. Het bedrijf gebruikt de standaardvoorwaarden van de Metaalunie.

Contracten met partners

Als klanten akkoord gaan met een uitgebrachte offerte is dit een geldige overeenkomst. Je kunt gemaakte afspraken ook vastleggen in een contract. Van de Pavert bekent dat zijn bedrijf maar af en toe met officiële contracten werkt. “Onze offertes dekken eigenlijk alles af. Soms willen klanten aangepaste voorwaarden. Hiervoor vragen we dan juridisch advies aan de Metaalunie.”

Betaald krijgen

Exporteurs willen zeker weten dat klanten betalen. Liefst voordat ze hun producten versturen. Dit wil Van de Pavert ook. “Nieuwe klanten betalen bijna altijd het grootste deel van de factuur vooruit. Voordat machines op transport gaan, hebben ze meestal 90% van het totaalbedrag betaald. Bijvoorbeeld 30% bij opdracht, 30% na twee productiemaanden, 30% voor levering en de laatste 10% binnen veertien dagen na ontvangst van de machines.”

Voor exportzendingen bestaat geen standaard betalingsvorm. Klanten kunnen vooruitbetalen of je regelt de betaling met een Letter of Credit (L/C). De betalingsvorm maakt onderdeel uit van de onderhandelingen. Banken geven informatie over de meest geschikte betalingsvorm voor een verkoop.