Hoe zit het met ...
Op grond van de Wwft moet je als Wwft-instelling cliëntenonderzoek doen. De informatie op het KVK uittreksel UBO-register dient hierbij als hulpmiddel. Dit is vastgelegd in art. 4 lid 2 Wwft. Als er verschil zit in je informatie uit het cliëntenonderzoek en de informatie op het uittreksel, ben je verplicht om dit te melden bij KVK volgens art. 10c Wwft. Dit geldt alleen als je op grond van de Wwft geen melding aan de Financiële inlichtingen eenheid (FIU-NL) hoeft te doen. Een verschil in informatie betekent niet dat je geen zakelijke relatie aan mag gaan met de organisatie. Je eigen cliëntenonderzoek is hierin leidend, als je voldoende vertrouwen hebt dat je de juiste UBO's hebt vastgesteld.
Organisaties die op 27 september 2020 al in het Handelsregister waren ingeschreven hebben tot 27 maart 2022 de tijd om UBO's in te schrijven in het UBO-register. Het kan gebeuren dat je vóór 27 maart 2022 cliëntenonderzoek doet naar een organisatie waarvan nog geen UBO’s geregistreerd zijn. Tot 27 maart 2022 hoef je dus niet terug te melden bij KVK dat een organisatie nog geen UBO's geregistreerd heeft. Na deze periode moet dit wel.
Het is verplicht om verschillen in belang of omvang van belang van een UBO te melden bij KVK. Andere gegevens kun je niet terugmelden.
Verschillen die je vóór 1 december 2020 geconstateerd hebt en die nog actueel zijn moet je ook terugmelden. Als je vóór 1 december 2020 een verschil hebt gezien, en je ziet dat dit verschil nu niet meer aan de orde is, dan hoef je niet terug te melden.
Bij organisaties die nieuw ingeschreven zijn in het Handelsregister zijn de UBO’s direct te zien op het KVK uittreksel UBO-register. Bij bestaande organisaties die UBO’s hebben ingeschreven kan verwerking door KVK langer duren. Na de verwerking door KVK zijn de UBO’s direct te zien op het uittreksel UBO-register.
Er is wettelijk bepaald dat een deel van de gegevens openbaar is. Iedereen kan deze gegevens zien in een KVK uittreksel UBO-register. Het gaat om deze gegevens van de UBO:
- voornaam en achternaam
- geboortemaand en -jaar
- nationaliteit
- woonland
- het belang en de omvang van het belang
Je kunt een KVK uittreksel UBO-register alleen opzoeken en bestellen op naam van de organisatie.
Bepaalde Wwft-instellingen met een financiële taak, zoals staat in art. 51b Handelsregisterbesluit 2008, mogen deze openbare gegevens ook inzien als ze zijn afgeschermd. Een organisatie kan alleen een verzoek om afschermen van de gegevens van een UBO doen als de UBO aan ten minste één van de voorwaarden voldoet:
- de UBO is minderjarig
- de UBO staat onder curatele of bewind
- de UBO heeft politiebescherming
Als je afgeschermde gegevens wilt kunnen inzien moet je toegangscode wel autorisatie hebben. Je kunt hier autorisatie aanvragen.
Op een KVK uittreksel UBO-register staan de UBO-gegevens zoals ze op dat moment geregistreerd zijn. Als een UBO-registratie in onderzoek is, staat dat ook op het uittreksel UBO-register vermeld. Bij elke bestelling van een KVK uittreksel UBO-register moet je € 2,50 betalen. Ook als je een uittreksel UBO-register koopt van een organisatie waarvan de UBO-gegevens in onderzoek zijn.
Als een organisatie nog geen UBO's heeft ingeschreven zie je hiervan een melding bij het bestellen van een KVK uittreksel UBO-register. Dit is voor de administratie van de Wwft-instelling. Je kunt geen uittreksel UBO-register bestellen van een organisatie die geen UBO's hoeft in te schrijven.
KVK stelt de organisatie waarover een terugmelding is gedaan op de hoogte, en vraagt de organisatie om de UBO-registratie te controleren en te reageren. Het is aan de organisatie zelf om de UBO-gegevens te wijzigen. KVK schakelt Bureau Economische Handhaving (BEH) in als er nader onderzoek naar de terugmelding gedaan moet worden.
Het kan voorkomen dat Wwft-instelling X meent dat persoon A de UBO van een organisatie is, terwijl Wwft-instelling Y meent dat persoon B UBO is. In dit soort gevallen kan Bureau Economische Handhaving (BEH) onderzoek naar de organisatie doen.