Wel of niet deponeren?

Bv’s, nv’s, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen zijn voorbeelden van rechtsvormen die verplicht zijn de jaarrekening te deponeren. Voor eenmanszaken geldt deze verplichting niet. Ook dochterbedrijven, pensioen- en stamrecht-bv’s hoeven niet te deponeren.

De volgende rechtsvormen zijn verplicht om de jaarrekening te deponeren:

  • bv´s;
  • nv´s;
  • coöperaties;
  • onderlinge waarborgmaatschappijen;
  • vof´s en cv´s waarvan alle beherende vennoten buitenlandse kapitaalvennoten zijn;
  • vereniging en stichting met een onderneming die in 2 opeenvolgende boekjaren minimaal € 6 miljoen per jaar omzetten; LET OP: algemeen nut beogende instellingen (ANBI’s) moeten sinds 1 januari 2014 bepaalde gegevens op een internetsite publiceren. Meer informatie bij de Belastingdienst. Deze publicatieplicht staat los van de deponeringsplicht;
  • buitenlandse rechtspersoon met vestigingen in Nederland die in het land van herkomst ook een jaarrekening moeten publiceren. Zij moeten een jaarrekening in dezelfde vorm aanleveren als in het herkomstland;
  • ondernemingen die onder de Wet Formeel buitenlandse vennootschap vallen. Zij moeten een jaarrekening deponeren volgens de Nederlandse regels en een jaarrekening volgens de regels van het herkomstland;
  • organisaties in enkele specifieke branches waaronder pensioenfondsen, woningcorporaties en omroepen.

Geen jaarrekening deponeren

Overige organisaties, zoals eenmanszaken, hoeven niet te deponeren. Ook in een aantal andere gevallen hoeft u geen jaarrekening te deponeren. Vaak moet u dan wel een instemmings- of accountantsverklaring deponeren.

Dochterbedrijven

Een dochtermaatschappij hoeft geen eigen jaarrekening te deponeren, als deze aan de volgende voorwaarden voldoet: 

  • De moedermaatschappij stelt zich aansprakelijk voor schulden van het dochterbedrijf met een aansprakelijkheidsverklaring (ook wel een 403-verklaring genoemd). Deze verklaring is gedeponeerd bij de KvK.
  • De leden of aandeelhouders hebben na de aanvang van het boekjaar en voor de vaststelling van de jaarrekening schriftelijk verklaard met afwijking van de voorschriften in te stemmen. Deze instemmingsverklaring moet elk jaar opnieuw gedeponeerd worden bij de KvK.
  • De moedermaatschappij deponeert een groepsjaarrekening (geconsolideerde jaarrekening) waarin de cijfers van het dochterbedrijf zijn opgenomen.

Uw accountant kan u meer vertellen over deze vrijstelling.

Pensioen-bv´s en stamrecht-bv´s

Een pensioen- of stamrecht-bv hoeft geen jaarrekening te deponeren, als deze in de bedrijfsklasse 'klein' of 'micro' valt en geen winst als doel heeft. Als u ervoor kiest geen jaarrekening te deponeren moet u wel altijd een accountantsverklaring deponeren. In deze verklaring moet staan dat de onderneming dat jaar geen werkzaamheden heeft verricht buiten de doelomschrijving die in de statuten staat en dat artikel 396 lid 9 van het Burgerlijk Wetboek van toepassing is. U moet wel direct de balans met toelichting beschikbaar stellen als schuldeisers, aandeelhouders of certificaathouders daar om vragen.

Ontheffing jaarrekeningverplichtingen

In uitzonderlijke gevallen is het mogelijk voor de jaarrekeningverplichtingen een ontheffing aan te vragen. Om in aanmerking te komen voor een ontheffing moet sprake zijn van een ‘gewichtige reden’. In de praktijk betekent dit dat het voor de bestuurder(s) in ‘technische zin’ onmogelijk is om de jaarrekening op te maken, voor te leggen en vast te stellen. Meer informatie hierover vindt u bij Rijksdienst voor Ondernemend Nederland, waar u de ontheffing ook kunt aanvragen.

De verklaring van de ontheffing moet u deponeren bij de Kamer van Koophandel via Postbus 106, 3440 AC Woerden.