Wat is een geldig legitimatiebewijs?

Wat verstaat KVK onder een geldig legitimatiebewijs, wanneer moet je je legitimeren en wat zijn de regels als je een kopie van je legitimatie opstuurt? Je vindt de antwoorden hier.

Wat is een geldig legitimatiebewijs?

Een geldig legitimatiebewijs is:

  • een Nederlands of buitenlands paspoort
  • een Nederlands rijbewijs of bromfietsrijbewijs (categorie AM)
  • een Nederlandse of Europese identiteitskaart (ID-kaart uit een EER-land)
  • een Nederlands vreemdelingendocument (verblijfsdocument, Vreemdelingen Identiteitsbewijs Type W en W2 voorheen W-document, geprivilegieerdendocument)
  • een Nederlands vreemdelingenpaspoort
  • een Nederlands vluchtelingenpaspoort

Let op:

  • Als op een buitenlandse identiteitskaart (bijvoorbeeld uit Polen, Roemenië) de handtekening ontbreekt moet er een tweede officieel bewijs worden toegevoegd, waar die handtekening wel op staat.
  • Je legitimatiebewijs mag niet verlopen zijn.

Wanneer moet ik me legitimeren?

  • Als je een bedrijf inschrijft in het Handelsregister.
  • Als je een functie gaat vervullen bij een onderneming die al in het Handelsregister staat. Bijvoorbeeld als bestuurder, vennoot of gevolmachtigde van een onderneming.
  • Als je een persoon begeleidt die zich inschrijft als ondernemer, vennoot, bestuurder of gevolmachtigde en daarbij optreedt als woordvoerder of tolk/vertaler.

Hoe kan ik me legitimeren als ik in het buitenland woon?

Als je in het buitenland woont, legitimeer je je bij voorkeur persoonlijk op een van onze vestigingen in Nederland. Neem een geldig legitimatiebewijs mee. Neem ook een origineel uittreksel uit het buitenlandse bevolkingsregister van je gemeente of een origineel ander bewijs mee. Dit kan bijvoorbeeld een document van een officiële instantie of een bank zijn waarop je privéadres staat. Let op! Het bewijs mag niet ouder is dan 1 maand zijn. Kun je niet langskomen? Stuur dan de volgende documenten met je inschrijving mee:

  • een gelegaliseerde kopie van een geldig legitimatiebewijs;
  • een origineel uittreksel (of een gelegaliseerde kopie hiervan) uit het buitenlandse bevolkingsregister van je gemeente of een gelegaliseerde kopie van een ander bewijs. Dit kan bijvoorbeeld een document van een officiële instantie of een bank zijn waarop je privéadres staat. Let op! Het bewijs mag niet ouder is dan 1 maand zijn.
  • Je privéadres moet in Latijns schrift zijn opgesteld en dus niet bestaan uit bijvoorbeeld Chinese tekens. Voor de leesbaarheid hiervan moeten je adresgegevens worden vertaald in het Engels, Duits, Frans of Nederlands. Deze vertaling hoeft niet afkomstig te zijn van een beëdigd vertaler.

Let op! Om een eenmanszaak in te schrijven, heb je ook een BSN (Basis Registratie Nummer) nodig. Dit nummer krijg je door je in te schrijven bij de gemeente op een Nederlands woonadres of in de RNI (Registratie Niet Ingezeten) op je buitenlandse adres. Verblijf in Nederland is op basis van een registratie in de RNI is maximaal 4 maanden toegestaan.

Hoe kan ik me legitimeren als ik op een Waddeneiland woon?

Als je op een van de Waddeneilanden woont, legitimeer je je bij voorkeur persoonlijk op een van onze vestigingen. Als dit niet mogelijk is, kun je jouw inschrijving downloaden en ingevuld en ondertekend opsturen, samen met een door de gemeente gewaarmerkte kopie van je identiteitsbewijs.


Regels voor een kopie van een legimitatiebewijs

Moet jij een kopie van je legitimatie opsturen of meenemen? Dan gelden de volgende regels:

  • KVK heeft een publieke taak. Met het oog op je privacy mag je daarom op de kopie van je legitimatiebewijs alleen je foto en nationaliteit onleesbaar maken met bijvoorbeeld een sticker of stift. Of gebruik hiervoor de KopieID app van de Rijksoverheid.
  • Kopieer of print de voorkant én achterkant van je legitimatiebewijs. 
  • Voor het inschrijven van UBO's in het UBO-register moet je ook een kopie ID in kleur (voor- en achterkant) van de UBO's bijvoegen. Je mag de nationaliteit op de kopie ID niet doorstrepen, je mag wel de foto onherkenbaar maken.
  • Het nummer van het paspoort, rijbewijs of de identiteitskaart moet zichtbaar zijn.
  • Zorg dat de kopie van je legitimatiebewijs op een A4'tje is afgedrukt.

Waarom moet ik me legitimeren?

Om te kunnen garanderen dat gegevens van personen die in het Handelsregister geregistreerd staan correct zijn, is legitimatie verplicht.
Daarnaast moet ook een begeleider die optreedt als woordvoerder of tolk/vertaler zich legitimeren. Als een begeleider namelijk feitelijk de inschrijving voor een persoon verzorgt, willen we vaststellen wie deze begeleider is.

Wat is een gelegaliseerde kopie?

Dit is een kopie die is voorzien van een officieel stempel, bijvoorbeeld van een notaris, consulaat, ambassade of gemeente.

InfoPage