Terugmelden via Digimelding

Overheden die vermoeden dat authentieke Handelsregistergegevens niet kloppen moeten dit terugmelden via het centraal webportaal van de Rijksoverheid genaamd Digimelding. Die melding komt automatisch bij KVK terecht. Blijkt uit onderzoek dat de gegevens inderdaad onjuist zijn, dan worden ze aangepast.

Proces van terugmelden

Fase 1: voorbereiden

Bereid je voor op aansluiting op Digimelding Beperkte Laagdrempelige Terugmeldvoorzieningen (BLT), en op het verwerken van terugmeldingen binnen je organisatie.

Fase 2: toegang aanvragen

Regel toegang tot Digimelding via Logius.

Fase 3: Digimelding gebruiken

Je kunt alleen terugmelden op de authentieke gegevens in het Handelsregister. Meld alleen terug als je 'gerede twijfel' hebt over de juistheid van een gegeven.

Voor het terugmelden gelden de volgende eisen:

• We nemen alleen terugmeldingen via Digimelding in behandeling. Meldingen van overheidsinstanties via het webformulier van KVK worden niet meer geaccepteerd.
• We accepteren alleen terugmeldingen op actuele gegevens uit het Handelsregister
• KVK neemt een terugmelding in behandeling als de volgende velden zijn ingevuld:
  • Vermelding HR-nummer. Dit is een verplicht veld. Alleen als je terug meldt dat een organisatie niet in het Handelsregister is ingeschreven, mag je het fictieve (8-cijferig) nummer 22222222 opgeven. Je moet dan wel het adres opgeven. Stuur ook bewijsstukken mee dat er daadwerkelijk is gezocht in het Handelsregister. Bijvoorbeeld een schermprint van het zoekresultaat op KVK.nl.
  • Gaat de melding over een nevenvestiging? Geef dan zowel het vestigingsnummer als het adres op. Overige informatie kun je kwijt in het toelichtingsveld.
  • Vermeld de naam en de contactgegevens van de functionaris (ambtenaar overheidsinstantie).
  • Onderbouw de melding met argumenten en/of onderliggend bewijsmateriaal.

Als KVK een terugmelding niet in behandeling neemt, krijgt de overheidsorganisatie via Digimelding bericht.

Gegeven in onderzoek

Na ontvangst besluit KVK binnen twee werkdagen of de melding ontvankelijk is en of een gegeven ‘in onderzoek' wordt gezet. KVK moet het onderzoek binnen een redelijke termijn afronden. Meestal is dat enkele maanden.

Zodra het onderzoek is afgehandeld, wordt de melding in Digimelding afgehandeld. Als de status wijzigt ontvang je via Digimelding automatisch een signaal.

Verplicht gebruik

Afspraken binnen het Stelsel Basisregistraties verplichten overheden om de authentieke gegevens in het Handelsregister te gebruiken. Als een gegeven in onderzoek is, dan vervalt deze verplichting. Je mag dan andere gegevens gebruiken, die komen uit eigen onderzoek.