UBO-register
Het register komt voort uit Europese regelgeving. Elk EU-land moet een UBO-register bijhouden. Het UBO-register is ondergebracht bij het Handelsregister, één van de basisregistraties van Nederland. KVK beheert het Handelsregister.
De reden waarom we een UBO-register voeren, is dat dit helpt bij het voorkomen van witwassen van geld en terrorismefinanciering. Zo moeten financiële instellingen bijvoorbeeld in het UBO-register checken wie de UBO van een organisatie is voordat zij een verkooptransactie doen, een bemiddelingsopdracht uitvoeren of een zakelijke overeenkomst afsluiten. Daarnaast helpt het UBO-register opsporingsinstanties bij het achterhalen van criminele activiteiten zoals het witwassen, belastingontduiking en fraude.
Om die redenen is het belangrijk dat in het UBO-register accurate en actuele informatie over de uiteindelijk belanghebbenden van een organisatie is opgenomen.
KVK en UBO-register
KVK heeft als taak om het UBO-register te beheren en verricht vanuit die taak alleen een toetsing op de juistheid, volledigheid en consistentie van de UBO-opgave. In tegenstelling tot inschrijven en mutaties in het Handelsregister, kan en mag KVK niet inhoudelijk adviseren over wie de UBO is. De onderneming of rechtspersoon die de UBO-opgave doet, is zelf verantwoordelijk voor een tijdige, juiste, volledige en consistente opgave.
Uiteindelijk moeten zo'n 1,5 miljoen organisaties de UBO-opgave doen. Daar hebben ze de tijd voor tot 27 maart 2022. KVK schrijft alle organisaties aan om ze hierop te wijzen. Dit doen we in gedeeltes zodat we alle UBO-opgaves tijdig en goed kunnen verwerken. We willen voorkomen dat we pas tegen het einde van de wettelijke termijn een hausse aan opgaven binnenkrijgen. Om die reden vragen we in de brief om de opgave binnen 6 weken te doen. Dit is geen verplichting, maar het helpt ons om de opgaven gedoseerd te kunnen verwerken.
Continu verbeteren
Op 27 september 2020 is het UBO-register live gegaan. Ondanks uitvoerige tests vooraf waren we ons ervan bewust dat de praktijk moest uitwijzen in hoeverre deze eerste versie voldoet aan de verwachtingen van gebruikers. Op basis van ervaringen en feedback van gebruikers werken we daarom continu aan verbeteringen om het inschrijfproces eenvoudiger te maken. Met name het inschrijfproces dat gebruikers via een stappenplan door het proces leidt, heeft hierbij grote aandacht. En uiteraard staan onze medewerkers klaar om gebruikers bij te staan bij de UBO-opgave.