Veelgestelde vragen over privacy en KVK

In het Handelsregister staan de gegevens van personen met de volgende rollen:

• De eigenaar van een eenmanszaak.
• Een maat van een maatschap.
• Een besturende vennoot van een commanditaire vennootschap (cv).
• Een enig aandeelhouder.
• Een UBO (uiteindelijke belanghebbende).
• Een vennoot van een vennootschap onder firma (vof).
• Een lid van een rederij.
• Een bestuurder van een rechtspersonen (bijvoorbeeld een besloten vennootschap (bv), stichting of vereniging).
• Een lid van de raad van toezicht.
• Een commissaris.
• Een gevolmachtigde.

Bij eenmanszaken (zzp’ers), vof’s en maatschappen staat in het Handelsregister: naam, woonadres, geboortedatum en geboorteplaats. Bij maten en vennoten staat ook de datum waarop ze zijn gestart en gestopt in die rol.

Verder staan er ook van functionarissen van een rechtspersoon persoonsgegevens in het register. Dit zijn onder andere: naam, woonadres, geboortedatum en geboorteplaats.

Bedrijfsgegevens in het Handelsregister geven soms ook informatie over een persoon. Daarbij kun je denken aan het KVK-nummer, de handelsnaam of het e-mailadres (als daarin de naam van de eigenaar staat), het bezoekadres (als dat gelijk is aan het woonadres) of een telefoonnummer.

Lees welke gegevens je kunt afschermen, zodat niet iedereen ze kan zien.

Let op: de gegevens van rechtspersonen zelf (bv’s, nv’s, stichtingen, verenigingen, onderlinge waarborgmaatschappijen en coöperaties) ziet de AVG niet als persoonsgegevens. Het KVK-nummer, de handelsnaam, het bezoekadres, het telefoonnummer en het e-mailadres van Klusbedrijf Jansen BV zijn bijvoorbeeld geen persoonsgegevens. 
Ook niet als het woonadres van eigenaar Jansen hetzelfde is als het bezoekadres van de bv. Of als het telefoonnummer van het bedrijf hetzelfde is als zijn persoonlijke mobiele nummer.

In de lijst hieronder staan gegevens die direct persoonlijke informatie geven, zoals naam en geboortedatum. Maar er staan ook ‘indirecte persoonsgegevens’. Dat zijn gegevens waarmee je binnen een paar stappen persoonsgegevens kunt vinden. Denk aan het KVK-nummer van een eenmanszaak (rechtsvorm), waarbij het bezoekadres van het bedrijf hetzelfde is als het privéadres.

Openbaar zijn onder andere:

• naam
• geboortedatum
• KVK-nummer
• rechtsvorm
• bezoekadres (als dit hetzelfde is als het woonadres)
• handelsnaam (als daarin de naam van een persoon te vinden is)

Niet openbaar zijn onder meer:

• burgerservicenummer (BSN)
• geslacht
• geboorteplaats
• geboorteland
• woonadressen van functionarissen (behalve dat van de bewaarder van boeken en bescheiden)
• afgeschermde bezoekadressen
• telefoonnummers

De woonadressen van functionarissen die in het Handelsregister staan, zijn niet openbaar. Uitzondering is het woonadres van de bewaarder van boeken en bescheiden. Dat is iemand die ná het einde van de rechtspersoon (zoals een bv, nv of stichting) nog tot zeven jaar de administratie moet bewaren. Bijvoorbeeld de balans, jaarrekening, voorraad- en loonadministratie, statuten en facturen van een bedrijf dat niet meer bestaat.

Het woonadres van een persoon kan hetzelfde zijn als het bezoekadres van een bedrijf. Toch ziet de Handelsregisterwet het woonadres en het bezoekadres als twee verschillende dingen. Het bezoekadres moet volgens de wet openbaar zijn. Ook als het bezoekadres een woonadres is.

Eenmanszaken kunnen hun bezoekadres in het Handelsregister afschermen. Andere bedrijven en organisaties kunnen alleen het bezoekadres afschermen als er gevaar dreigt. Je bezoekadres is dan niet meer te zien voor mensen die je gegevens opzoeken.

Wil je dat het bezoekadres van je bedrijf of organisatie niet te zien is in het Handelsregister? Bij een eenmanszaak kan dat altijd. Bij andere bedrijven of organisaties kan dat alleen als er gevaar dreigt. Bij bv’s en nv’s moet er ‘concreet gevaar’ zijn. Lees hier meer over afschermen.

Nee, dat is niet mogelijk. KVK mag geen lijst delen met informatie over wie een uittreksel van je bedrijf of organisatie in het register heeft opgevraagd. Dat zou de privacy van die persoon in gevaar brengen.
 

Nee, dat is niet nodig. KVK houdt zich aan de Handelsregisterwet. Daarin staat dat KVK ‘verwerkingsverantwoordelijke’ is als het gaat om toevoegingen en wijzigingen aan het Handelsregister. Daardoor hoeven we geen verwerkersovereenkomst te tekenen met iedereen die zich in het Handelsregister inschrijft.

Je kunt bijvoorbeeld je adres beschermen tegen reclamepost en verkoop aan de deur. Dat noemen we NMI (Non Mailing Indicator). Stuur een mail naar handelsregistermail@kvk.nl. Zet de volgende gegevens in de mail:

• De naam van het bedrijf of de organisatie of het KVK-nummer.
• De naam van de persoon die voor je bedrijf of organisatie inschrijvingen, wijzigingen en uitschrijvingen in het Handelsregister mag doen.
• Of je de bescherming aan of uit wil zetten.

Lees hier wat je nog meer kan doen om te zorgen dat je minder ongewenste reclame krijgt.
 

Bedrijven of organisaties mogen je persoonsgegevens niet zonder je toestemming online plaatsen. Gebeurt dat wel? Vraag het bedrijf of de organisatie dan om je gegevens te verwijderen. Als het bedrijf of de organisatie dat niet doet, kun je een klacht indienen bij Autoriteit persoonsgegevens.