Waarvoor gebruiken we je persoonsgegevens?

Het registeren van een onderneming, en de daarbij behorende gegevens, is een wettelijke taak van KVK die is vastgelegd in de Handelsregisterwet. Hier lees je waar we die gegevens voor gebruiken.

Doeleinden gebruik van gegevens

Het registeren van je onderneming is een wettelijke taak van KVK die is vastgelegd in de Handelsregisterwet.

Het gaat om deze gegevens

  • Jouw naam
  • Adresgegevens
  • Geslacht
  • Geboortedatum
  • Geboorteplaats en -land
  • Burgerservicenummer
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer

Waarvoor gebruiken we deze gegevens

Indien je een onderneming registreert in het Handelsregister verwerken wij een aantal gegevens van jou en je onderneming vanuit onze wettelijke taken.

Je onderneming moet net als alle Nederlandse ondernemingen worden ingeschreven in het Handelsregister. Op basis van de inschrijving krijg je een KVK-nummer. Dit nummer vormt een unieke ondernemings-ID, zodat andere ondernemers kunnen controleren met wie ze te maken hebben en waardoor jij zaken kunt doen. Het beheer van het Handelsregister is een wettelijke taak van KVK.

Een aantal van de (persoons)gegevens in het Handelsregister wordt openbaar gemaakt en desgevraagd verstrekt aan derden. Meer informatie vind je onder het kopje 'Voor het leveren van data uit het Handelsregister'.

In het Handelsregister staan de vestigingsadressen van ondernemingen en de privéadressen van functionarissen. Het vestigingsadres is openbaar: het is de plaats waar een onderneming haar activiteiten uitvoert, tenzij het vestigingsadres op verzoek is afgeschermd. Het privéadres van functionarissen is niet openbaar, behalve het privéadres van de bewaarden van de boeken en bescheiden. Naast de functionarissen worden ook de UBO's van de vennootschappen en andere juridische entiteiten vermeld.

Het Handelsregister is een openbaar register. Het beheer van het Handelsregister is een wettelijke taak van KVK. Het register is bedoeld om (andere) ondernemers vindbaar te maken. Om te weten of het bedrijf met wie ze zakendoen bestaat, om nieuwe klanten te vinden of om de markt te verkennen. Hiermee wordt de economie gestimuleerd.

Denk aan dit soort gegevens

  • Jouw naam
  • Geboortedatum
  • Geboorteplaats
  • Handelsnaam (naam van je onderneming)
  • Adresgegevens van je onderneming
  • Rechtsvorm
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer

Waarvoor worden deze gegevens gebruikt?

Veruit de meeste data uit het Handelsregister wordt gebruikt voor publieke dienstverlening. Alle overheden, zoals gemeenten, provincies en waterschappen,  maken bij de uitvoering van hun taken gebruik van het Handelsregister. Daarnaast levert KVK ook aan private partijen tegen betaling data uit het Handelsregister. Zie 'Met welke derde partijen worden mijn persoonsgegevens door KVK gedeeld?’ voor meer informatie. Deze partijen gebruiken deze data voor compliance doeleinden, fraudebestrijding of marktanalyses.

Ontvangers van gegevens uit het Handelsregister moeten bij het gebruik van jouw gegevens aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Telecommunicatiewet voldoen. Dat betekent dat zij jouw gegevens niet zomaar voor marketingdoeleinden of andere doeleinden mogen gebruiken. Vrijwel altijd moeten afnemers jou informeren over hun gebruik van jouw gegevens. 

KVK houdt een zogenaamde Non Mailing Indicator bij en verstrekt die ook aan personen of bedrijven die jouw gegevens opvragen. Als je deze Non Mailing Indicator aanzet, laat je aan alle ontvangers van Handelsregistergegevens weten, dat je geen ongevraagde post of bezoek aan huis van ze wilt ontvangen. Ontvangers van gegevens uit het Handelsregister moeten zich hieraan houden.

Mocht je zelf worden geconfronteerd met ongewenste marketing op basis van Handelsregistergegevens, dan kun je een klacht indienen bij de Autorireit Consument en Markt (voor marketing per e-mail) of de Autoriteit Persoonsgegevens (voor marketing per post of telefoon, of ander ongewenst gebruik van jouw gegevens).

Vanuit Europese regelgeving is Nederland verplicht tot het hebben, bijhouden en centraal registreren van informatie over de uiteindelijke belanghebbenden (UBO’s) van in Nederland opgerichte vennootschappen en andere juridische entiteiten (hierna het ‘UBO-register’*). Het UBO-register is onderdeel van het Handelsregister.

In de wet staat welke gegevens van een UBO in het register worden opgenomen (artikel 15a van de Handelsregisterwet 2007). Dit zijn bijvoorbeeld:

  • Naam
  • BSN (of fiscaal identifcatienummer)
  • Geboortemaand en -jaar
  • Geboortedag
  • Geboorteplaats en geboorteland
  • Nationaliteit
  • Woonstaat
  • Woonadres
  • Aard en omvang van het economisch belang van de UBO- Afschriften van documenten in het kader van bovengenoemde gegevens.

Een aantal van deze gegevens zijn slechts voor een beperkte, in de wet bepaalde, groep inzichtelijk. Dit geldt in ieder geval voor het BSN, het fscaal identifcatienummer, de geboortedag, -plaats en -land, het woonadres en de afschriften van documenten.

* Zie www.uboregistertrusts.nl/privacy voor informatie over de verwerkingen van persoonsgegevens in het kader van het UBO-register trusts en soortgelijke juridische constructies.

Bijvoorbeeld wanneer je ons belt of een e-mail stuurt met een vraag. Dit hoort bij onze wettelijke taak om ondernemers van informatie en advies te voorzien.

Denk aan dit soort gegevens

  • Identificatiegegevens
  • Gestelde vragen
  • Contactgeschiedenis (wanneer contact, met welke afdeling, via welk kanaal)
  • Informatie uit een ingediende klacht
  • E-mailcorrespondentie
  • Contactgegevens van je social media accounts (wanneer we een vraag, die je via social media stelt, willen beantwoorden)

Waarvoor gebruiken we deze gegevens?

  • Om vragen die je hebt gesteld goed te kunnen beantwoorden, registreren we de originele vraag, eventuele toelichting en de acties die vervolgens zijn ondernomen. Ook kunnen we je beter van dienst zijn als we weten welk contact er eerder is geweest. Indien we afspraken met je gemaakt hebben, leggen we die ook vast.
  • Bij een klacht of ingewikkelde vraag worden gegevens over de inhoud bewaard om te kunnen zorgen dat je vraag daadwerkelijk inhoudelijk wordt beantwoord. Ook gebruiken we deze gegevens om van te leren en om onze service te verbeteren.
  • Wij reageren op vragen of andere uitingen op social media.

Om je zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn, verbetert KVK haar producten en diensten continu. Hierbij is jouw inbreng noodzakelijk en kan het zijn dat je hiervoor wordt benaderd. Bijvoorbeeld omdat we willen weten wat je goed vindt aan onze producten en diensten en wat volgende keer beter kan. Jouw medewerking geschiedt altijd op basis van toestemming.

Denk aan dit soort gegevens

  • Identificatiegegevens
  • Gestelde vragen
  • Contactgeschiedenis (wanneer contact, met welke afdeling, via welk kanaal)
  • Informatie uit een ingediende klacht
  • E-mailadres
  • E-mailcorrespondentie
  • Contactgegevens van je social media accounts

We registreren de inhoud van het contact dat je met ons hebt gehad. Bijvoorbeeld door telefoongesprekken en chats vast te leggen. Ook slaan we cookies op en lezen we cookies uit wanneer je de website bezoekt. Meer informatie vind je op onze cookiepagina.

Waarvoor gebruiken we deze gegevens?

  • Om beter inzicht te krijgen wie onze producten gebruiken, wanneer ze dat doen en hoe vaak. Met deze informatie kunnen we verbeteringen aanbrengen zodat onze producten beter aansluiten bij waar ondernemers behoefte aan hebben.
  • Om meer inzicht in onze klantgroepen te krijgen, wat ons helpt om beter te bepalen voor wie onze producten relevant zijn.
  • Om de klanttevredenheid te meten en te evalueren door middel van klanttevredenheidsenquêtes per e-mail, waardoor duidelijk wordt welke van onze diensten en producten goed worden gewaardeerd of juist aan verbetering toe zijn.

Denk aan dit soort gegevens

  • Naam ondernemer
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer
  • Geboortedatum
  • Geslacht
  • Postadres en postcode van het bedrijf

Waarvoor gebruiken we deze gegevens?

  • Wij houden je graag op de hoogte van onze producten of diensten.
  • Voor zover wij dat doen per e-mail, vragen wij daarvoor altijd jouw toestemming (opt-in).
  • Zo kun je je bijvoorbeeld inschrijven voor onze nieuwsbrief en onze e-mailings.
  • Om e-mailings zo relevant mogelijk voor jou te maken, stellen we je een paar vragen om je beter te leren kennen en koppelen we ook je KVK-gegevens, favoriete onderwerpen en voorkeuren aan je nieuwsbrief profiel, zodat we je bijvoorbeeld geen informatie sturen over onderwerpen die niet bij je passen.
  • Bij iedere e-mailing/nieuwsbrief die je ontvangt, zit een mogelijkheid om je af te melden.
  • In sommige gevallen benaderen we je ook per post of telefoon, bijvoorbeeld om je uit te nodigen voor een seminar of evenement of om je te wijzen op producten en diensten waarvan je hebt aangegeven daar interesse in te hebben.
  • Voor zover wij je per post of telefoon benaderen, geven we je altijd de mogelijkheid om je af te melden (opt-out).
  • Wij analyseren verder jouw gegevens om inzicht te krijgen in de behoeften van ondernemers en onze dienstverlening daar zo goed mogelijk op af te kunnen stemmen.

Goed om te weten

Jouw e-mailadres wordt door ons gebruikt voor marketingdoeleinden als je ons daarvoor toestemming hebt gegeven. Je kunt marketing per e-mail, post en telefoon altijd stopzetten via de in die communicatie aangegeven methode. Wat we hier zeggen heeft alleen betrekking op marketing door KVK zelf. Derden gebruiken gegevens uit het Handelsregister soms ook voor marketing. Zie het kopje 'Voor het leveren van data uit het Handelsregister'.

Denk aan dit soort gegevens

  • Identificatie gegevens (naam, adres, geboortedatum etc.)
  • Identiteitsbewijzen
  • Foto's en camera-opnamen

Waarvoor gebruiken we deze gegevens?

  • Bezoekers op kantoor of bij een door KVK georganiseerd event krijgen alleen toegang na registratie en dienen zich bij de balie te melden en te identificeren.
  • Bij elke KVK-ingang hangen veiligheidscamera’s die opnamen maken van bezoekers.

Denk aan dit soort gegevens

  • IP-adres
  • Gegevens over het bezoek van onze websites (tijdstip van bezoek, bekeken pagina’s, zoekwoorden)
  • Gebruikte apparaten (pc, laptop, smartphone, tablet)
  • Persoonsgegevens verwerkt in cookies

Waarvoor gebruiken we deze gegevens?

  • Je IP-adres wordt standaard verwerkt bij het bezoeken van websites. KVK gebruikt het IP-adres uitsluitend om je te laten deelnemen aan een onderzoek (bijvoorbeeld het testgebruik van een nieuwe website) of voor deelname aan evenementen.
  • Door bezoek en gebruik van de website te monitoren, kunnen we je gebruikservaring verbeteren door je makkelijk heen en weer te laten surfen tussen pagina’s. Ook kunnen we op basis van je zoekgedrag de getoonde informatie beter afstemmen op je behoeften.
  • Door de getoonde website af te stemmen op het gebruikte apparaat, wordt alle inhoud (tekst, foto’s, video) in optimale vorm weergegeven.
  • Naast je surfgedrag op onze website helpen cookies bij het verder personaliseren van de aangeboden informatie. Ook kunnen cookies worden ingezet voor het bewaren van je persoonlijke voorkeuren.

KVK plaatst verschillende soorten cookies op jouw computer. Cookies zijn kleine tekstbestanden die door websites op jouw computer worden gezet op het moment dat je de site bezoekt. Het plaatsen van cookies kan het verwerken van persoonsgegevens inhouden indien de informatie in deze cookie tot een persoon te herleiden is. Bijvoorbeeld doordat jouw IP-adres hierin wordt gebruikt. Wij plaatsen de cookies om de site goed te laten werken, statistische analyses te verrichten en om jou beter te kunnen helpen.

Voor meer informatie over de cookies die we plaatsen verwijzen we je graag door naar onze cookiepagina.

Gegevens over jou verkregen van andere partijen

In sommige gevallen verkrijgt KVK persoonsgegevens van jou van derde partijen. Bijvoorbeeld van de Belastingdienst in het kader van fraudeonderzoek, van de Rechtspraak (bestuursverbod, faillissement) of van de Basisregistratie Personen. Deze gegevens worden onder andere gebruikt om het risico te verkleinen op onjuiste of onvolledige registraties of op registraties van reeds bestaande handelsnamen.

Soms kunnen gegevens ook worden aangeleverd als er via een terugmeldplicht een onjuistheid in het Handelsregister wordt gemeld.